Een vastgelegd reglement zorgt voor een objectieve en eerlijke selectie van de laureaten.
Het reglement maakt duidelijk wie in aanmerking komt, hoe kandidaturen worden ingediend en hoe de beoordeling verloopt.
De vastgelegde jury- en stemprocedure versterkt de geloofwaardigheid van de uitgereikte trofeeën.
Het reglement draagt bij tot de verdere professionalisering van 'De nacht van de Pajottegemse sporter' als jaarlijks sportief hoogtepunt.
Enig artikel - het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met volgende reglement:
Artikel 1 – doel
Het lokaal bestuur Pajottegem huldigt jaarlijks (per kalenderjaar) verschillende sportieve prestaties van inwoners of erkende sportverenigingen en kent daarom volgende prijzen toe:
Artikel 2 - voorwaarden
Voor de individuele prijzen kunnen enkel kandidaten deelnemen die in Pajottegem wonen. Verhuist een kandidaat in de loop van het jaar, dan tellen alleen de prestaties die behaald werden zolang hij of zij in Pajottegem woonde.
Sportploegen moeten aangesloten zijn bij een erkende sportvereniging uit Pajottegem.
De prijs voor sportman of sportvrouw van het jaar wordt toegekend aan een individuele sporter ongeacht zijn of haar leeftijd.
De prijs voor sportbelofte van het jaar wordt toegekend aan een individuele sporter die tijdens het jaar nog geen 18 jaar werd.
De prijzen worden toegekend voor een bijzondere sportprestaties geleverd tijdens het voorbije kalenderjaar binnen de specifieke sporttak. Deze sporttak moet erkend zijn door: Sport Vlaanderen, het BOIC of een internationaal erkende sportfederatie.
De jury kan oordelen dat er een prijs niet wordt toegekend wanneer er geen geschikte kandidaten worden voorgedragen.
Een sporter of ploeg kan maximaal 3 keer per 5 jaar een prijs in ontvangst nemen.
(Inter)-clubkampioenschappen komen niet in aanmerking.
Artikel 3 - oproep
Jaarlijks wordt een oproep tot indienen van de kandidaturen gedaan in de pers, per mail aan de sportverenigingen en via de website.
Kandidaturen kunnen ingediend worden door sportverenigingen, inwoners, leden van het adviesplatform sport en bevat minstens een duidelijke motivatie en een foto. De sportprestaties moeten op een eerlijke manier verkregen zijn.
De kandidaturen worden uitsluitend per mail ingediend via sport@pajottegem.be en dit voor 31 januari, 12u.
Artikel 4 – jury
De leden van de werkgroep en de voorzitter van het adviesplatform sport kiezen de laureaten en fungeren dus als jury.
Ook wanneer één of meerdere leden afwezig zijn, kan de stemming plaatsvinden en is ze geldig.
Bij een gelijk aantal stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
Artikel 5 – stemming
De jury kiest per categorie op basis van de (sportieve) prestaties.
De verkiezingen gebeuren bij voorkeur unaniem. Indien er geen consensus is, wordt er schriftelijk gestemd.
De kandidaat met het meeste punten wint de prijs.
Bij gelijke punten wordt tussen de winnende kandidaten een tweede stemming georganiseerd.
De beslissing van de jury is bindend en kan niet worden betwist. Sporters of ploegen die door de jury niet weerhouden worden voor de kampioenenviering, worden hiervan op de hoogte gebracht via e-mail. Sporters of ploegen die door de jury wel in aanmerking worden genomen, ontvangen een officiële uitnodiging voor de kampioenenviering. Tijdens deze viering zullen zij op gepaste wijze gehuldigd worden voor hun sportieve prestaties.
Artikel 6 - uitreiking
De prijzen worden uitgereikt tijdens een officiële huldiging die door het lokaal bestuur wordt georganiseerd in samenwerking met het adviesplatform sport.