Bij de uitvoering van het project burgerbudget "Kan10" in Kokejane blijkt dat de in het reglement opgenomen regeling voor de uitbetaling van de subsidies ervoor zorgt dat de initiatiefnemers op bepaalde ogenblikken aanzienlijke bedragen moeten prefinancieren, terwijl ze hiervoor niet steeds over de nodige middelen beschikken. Om de laattijdige uitvoering of zelfs een stopzetting van de projecten tegen te gaan wenst het college van burgemeester en schepenen artikel 7, §7 van het reglement aan te passen.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 40
Besluit van de gemeenteraad van 26 oktober 2022 van Herne over de vaststelling van het reglement houdende de aanwending van een burgerbudget 2020-2025, aangepast bij besluit van de gemeenteraad van 27 maart 2024
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 maart 2025 houdende het voorstel tot aanpassing van het reglement burgerbudget
De aanpassing van het reglement heeft geen invloed op het bedrag van de uit te betalen subsidies.
Het reglement burgerbudget regelt de uitbetaling van de burgerbudgetten als volgt:
Artikel 7 §7. Uitbetalingen van de subsidies:
Elk goedgekeurd project kan bij de start van het project rekenen op de uitbetaling van een voorschot van 40% van de toegekende subsidie doch enkel als alle verplichte elementen aanwezig zijn en enkel nadat de opstartvergadering met de diensten van het lokaal bestuur Herne heeft plaatsgevonden.
De uitbetaling van het saldo gebeurt vervolgens telkens op de volgende momenten en volgens de volgende modaliteiten:
- Een tweede 40% van de toegekende subsidie wordt uitbetaald wanneer tijdens een tussentijdse opvolgingsvergadering door de diensten van de gemeente wordt vastgesteld dat het project zowel in inhoudelijke termen (realisatie van de doelstellingen van het project ) als in financiële zin (realisatie projectkosten zoals opgenomen in het kostenplan van het projectvoorstel) op schema zit. Indien dit niet het geval is, wordt samen met de gemeente bekeken hoe de situatie geremedieerd kan worden.
- De resterende 20% (eindsaldo) wordt uitbetaald na een succesvolle inhoudelijke (eindrapport i.s.m. de gemeente) oplevering van het project inclusief de omvattende declaratie van facturen en kostennota’s en de daarmee verband houdende betalingsbewijzen.
De uitbetaling van voorschotten en het eindsaldo kunnen door het lokaal bestuur Herne worden stopgezet indien een project niet voldoende op schema zit, zowel op inhoudelijke vlak en/of op financieel vlak.
Het college van burgemeester en schepenen wenst omwille van de hoger aangehaalde redenen artikel 7§7 als volgt aan te passen:
Elk goedgekeurd project kan bij de start van het project rekenen op de uitbetaling van een voorschot van 40% van de toegekende subsidie doch enkel als alle verplichte elementen aanwezig zijn en enkel nadat de opstartvergadering met de diensten van het lokaal bestuur Herne heeft plaatsgevonden.
De volgende betalingen gebeurt telkens de aanvrager de uitbetaling vraagt van een gedeelte van de subsidie op voorlegging van de factuur/ facturen en bijhorende stavingsstukken waaruit de voortgang van de uitvoering kan blijken.
Indien bij de oplevering blijkt dat de realisatie van de doelstellingen van het project en de realisatie van de projectkosten zoals opgenomen in het kostenplan van het projectvoorstel niet in overeenstemming zijn met het reglement dan kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot de terugvordering van de ten onrechte uitbetaalde bedragen.
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt de aanpassing van artikel 7§7 van het reglement burgerbudget als volgt goed:
Elk goedgekeurd project kan bij de start van het project rekenen op de uitbetaling van een voorschot van 40% van de toegekende subsidie doch enkel als alle verplichte elementen aanwezig zijn en enkel nadat de opstartvergadering met de diensten van het lokaal bestuur Herne heeft plaatsgevonden.
De volgende betalingen gebeuren telkens de aanvrager de uitbetaling vraagt van een gedeelte van de subsidie op voorlegging van de factuur/ facturen en bijhorende stavingsstukken waaruit de voortgang van de uitvoering kan blijken.
Indien bij de oplevering van het project blijkt dat de realisatie van de doelstellingen van het project en de realisatie van de projectkosten zoals opgenomen in het kostenplan van het projectvoorstel niet in overeenstemming zijn met het reglement dan kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot de terugvordering van de ten onrechte uitbetaalde bedragen.
Artikel 2 - Dit besluit wordt meegedeeld aan de indieners van de lopende projecten burgerbudgetten en wordt bekendgemaakt op de gemeentelijke website.
De gemeenteraad keurt de aanpassing van artikel 7§7 van het reglement burgerbudget goed.