De voormalige gemeenten Gooik, Galmaarden en Herne zijn per 1 januari 2025 gefusioneerd tot de fusiegemeente Pajottegem.
Om na de fusie en tevens ook het ingaan van een nieuwe legislatuur de vlotte en efficiënte werking te garanderen dient de vaststelling van het begrip dagelijks bestuur geactualiseerd en hernieuwd te worden op maat van de nieuwe fusiegemeente Pajottegem.
Alle fusionerende entiteiten hebben immers heden een andere definitie van het begrip dagelijks bestuur welke geïntegreerd dienen te worden in één definitie en dient hierbij ook rekening te worden gehouden met de nieuwe schaalgrootte.
Het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 266 en artikel 267) bepaalt tevens dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht en verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
Het komt de gemeenteraad toe om binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting.
De gemeenteraad bepaalt onder welke voorwaarden de financieel directeur de bovenvermelde controle uitoefent.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 41, 8° en 10° a), artikel 56 §3, 5°, §4, artikel 78, 9° en 10° a), artikel 84 §3, 5°, §4, artikel 177, artikel 266 , artikel 267, artikel 269, artikelen 285 tem 288, artikelen 330 tem 334 en artikel 587
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren
Het gemeenteraadsbesluit van Gooik van 29 september 2020 betreffende het vaststellen van het begrip dagelijks bestuur
Het gemeenteraadsbesluit van Gooik van 27 december 2007 betreffende de vrijstelling van de visumverplichting van de financieel beheerder
Het gemeenteraadsbesluit van Gooik van 20 december 2022 over de vervangingsregeling financieel directeur. Het gemeenteraadsbesluit van Gooik van 21 december 2023 over de definitieve beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne
Het gemeenteraadsbesluit van Galmaarden van 25 juni 2019 betreffende het vaststellen van het begrip dagelijks bestuur en visumverplichting
Het gemeenteraadsbesluit van Herne van 23 maart 2016 betreffende het vaststellen van het begrip dagelijks bestuur en visumverplichting
Het positief advies van de financieel directeur op 8 januari 2025 inzake de regeling inzake visum.
Vaststellen van het begrip dagelijks bestuur
De definitie dagelijks bestuur, zoals opgenomen in het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 41, 8° en 10° a), artikel 56 §3, 5°, artikel 78, 9° en 10° a), artikel 84 §3, 5°) handelt zowel over het vaststellen van de plaatsingsprocedure en voorwaarden inzake overheidsopdrachten als over het beheer van de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.
Een duidelijke definitie en omschrijving van het begrip “dagelijks bestuur” op maat van de nieuwe fusiegemeente beoogt een duidelijke afbakening van de bevoegdheden van respectievelijk de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn enerzijds en het college van burgemeester en schepen en het vast bureau anderzijds.
Het komt de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn toe om vast te stellen wat onder het begrip “dagelijks bestuur” moet worden verstaan.
Voor een vlotte interne dagdagelijkse werking is het immers aangewezen om bepaalde taken en bevoegdheden te delegeren aan het college van burgemeester en schepen en het vast bureau:
- Het college van burgemeester en schepen of het vast bureau worden zo respectievelijk bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten die passen binnen het door de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn gedefinieerde begrip “dagelijks bestuur”;
- Het college van burgemeester en schepen of het vast bureau worden zo respectievelijk bevoegd voor het stellen van daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen het door de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn vastgestelde algemene regels.
Visumverplichting
Om een efficiënte en decentrale werking van de diensten inzake aankopen binnen de nieuwe organisatiestructuur van de fusiegemeente Pajottegem mogelijk te maken is het billijk om het drempelbedrag voor de vrijstelling van visumverplichting vast te stellen op € 15.000 (exclusief btw).
Elke verrichting die wordt vrijgesteld van de voorafgaandelijke visumverplichting kan echter steeds vrijwillig voor advies voorgelegd worden aan de financieel directeur.
Om de continuïteit in de werking van de diensten te verzekeren, is het wenselijk dat de financieel directeur bij zijn afwezigheid voor het verlenen van een visum een ander personeelslid mag aanstellen die de controleopdracht uitvoert onder zijn verantwoordelijkheid.
Artikel 1 - Het reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan wordt vastgesteld als volgt:
DEEL 1 - Algemene omschrijving van het begrip dagelijks bestuur
§1. Alle daden van beheer zonder financiële impact (dit kan o.a. zijn het occasioneel ter beschikking stellen van gebouwen, lokalen en terreinen aan derden, het nemen van maatregelen tot het algemeen onderhoud van gebouwen en het nemen van beschermende maatregelen ter vrijwaring van gemeentelijke eigendommen bij gevaar, …), die niet expliciet tot de bevoegdheid van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.
§2. Alle daden van beheer die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.
Dit omvat o.a.:
- De vestiging van zakelijke rechten en contracten (huur, opstal, concessie, …) betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.
- Het aangaan van leningen met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan;
- De herschikking van de financiële lasten van de opgenomen leningen door die lasten te spreiden over een kortere of gelijke periode.
DEEL 2 - Dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten
§1. Alle opdrachten waarvoor kredieten in het exploitatiebudget voorzien zijn.
Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau kan voor deze uitgaven derhalve de wijze van gunnen en de voorwaarden bepalen voor deze opdrachten voor levering van goederen, werken en diensten.
§2. Alle opdrachten waarvoor kredieten in het investeringsbudget voorzien zijn waarbij het totale bedrag van de raming niet hoger is dan € 50.000 (exclusief btw).
Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau kan voor deze uitgaven derhalve de wijze van gunnen en de voorwaarden bepalen voor deze opdrachten voor levering van goederen, werken en diensten.
§3. Opdrachten waarvoor kredieten in het investeringsbudget voorzien zijn waarvan het totale bedrag van raming hoger is dan de in §2 gestelde drempel, maar uitsluitend genoodzaakt zijn door dwingende spoed en onvoorziene omstandigheden.
Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau kan voor deze uitgaven op eigen initiatief de wijze van gunnen en de voorwaarden bepalen voor deze opdrachten voor levering van goederen, werken en diensten.
§4. Opdrachten waarvoor geen kredieten in het investeringsbudget voorzien zijn waarvan het totale bedrag van raming hoger is dan de in §2 gestelde drempel, maar uitsluitend genoodzaakt zijn door dwingende spoed en onvoorziene omstandigheden en waarbij het minste uitstel onbetwistbare schade of gevaar zou veroorzaken.
Het college van burgemeester en schepenen kan voor deze uitgaven op eigen verantwoordelijkheid de wijze van gunnen en de voorwaarden bepalen voor deze opdrachten voor levering van goederen, werken en diensten.
Het brengt de gemeenteraad daarvan onmiddellijk op de hoogte. De financiële gevolgen worden opgenomen in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
§5. Alle wijzigingen en verrekeningen van investeringsopdrachten die goedgekeurd werden door de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn voor zover die bijkomende uitgaven (meerwerken, aanvullende opdracht, …) niet meer dan 50% van het initieel gegunde bedrag uitmaken.
§6. De gunning van investeringsopdrachten die goedgekeurd werden door de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn voor zover het gegunde bedrag niet meer dan 50% van de initiële raming.
§7. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn delegeren hun bevoegdheid tot beslissing om effectief een beroep te doen op een externe aankoopcentrale voor afname van contracten aan respectievelijk het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
De initiële toetreding tot de aankoopcentrale zelf blijft bevoegdheid van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 2 - Het reglement betreffende het voorafgaand visum van de financieel directeur wordt vastgesteld als volgt:
§1. Voorafgaand aan het nemen van beslissingen met budgettaire en financiële impact staat de financieel directeur in voor de krediet- en wetmatigheidscontrole. De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
§2. Bij elke visumaanvraag wordt aan de financieel directeur een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die nuttig en nodig zijn voor het verlenen van een visum. Als de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, deelt hij dit mee aan de betrokken dienst.
§3. Het visum kan gunstig of ongunstig zijn. In geval het visum ongunstig is of er voorwaarden aan gekoppeld worden, wordt dit door de financieel directeur gemotiveerd.
§4. Het visum van de financieel directeur dient te worden opgenomen in de notulen van de beslissing en wordt door de aanvragende dienst aan het dossier toegevoegd.
§5. De financieel directeur verleent zijn visum en uitspraak binnen een termijn van maximaal 10 werkdagen na ontvangst van het volledige dossier betreffende de aanvraag.
§6. Vrijstelling van de visumverplichting.
Er is geen visum nodig voor:
Voor het bepalen of een voorgenomen financiële verbintenis binnen de drempel van de vrijstelling valt, dient het totaal van de uitgaven voor de volledige looptijd van de verbintenis in rekening worden gebracht;
Verder kunnen alle categorieën van verrichtingen zoals opgenomen in Artikel 99 van het Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen expliciet niet worden uitgesloten van de visumverplichting.
§7. Vervangingsregeling financieel directeur.
Bij afwezigheid of verhindering van de financieel directeur wordt de functie waargenomen door het diensthoofd financiën.
De financieel directeur delegeert in deze gevallen ook het verlenen van een visum aan het diensthoofd financiën onder zijn verantwoordelijkheid.
Artikel 3 - Alle voorgaande besluiten en reglementen of gedeelten hiervan van de gemeenteraden, de raden voor maatschappelijk welzijn en de colleges van burgemeester en schepenen van de fuserende besturen van Galmaarden, Gooik en Herne inzake het begrip dagelijks bestuur, de delegatie van bepaalde beheersdaden, de reglementering van visum en vervangingsregeling van financieel directeur worden opgeheven.
Het reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur en het voorafgaand visum van de financieel directeur wordt goedgekeurd.