Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

Het lokaal bestuur Pajottegem wil een toegankelijk en kwalitatief evenementenaanbod op zijn grondgebied blijven stimuleren. Verenigingen worden steeds vaker geconfronteerd met stijgende kosten die voortvloeien uit wettelijke verplichtingen en veiligheidsvoorschriften, zoals bewaking, EHBO en herbruikbare bekers.

Om verenigingen hierin te ondersteunen, wordt voorgesteld de vroegere projectsubsidies van Galmaarden en Gooik voor vernieuwende evenementen te vervangen door een reglement dat tussenkomt in specifieke, wettelijk verplichte evenementenkosten. Op die manier wordt de financiële ondersteuning doelgerichter ingezet en worden drempels voor het organiseren van evenementen verlaagd.

Deze aanpak draagt bij tot een duurzaam en veilig evenementenbeleid, waarbij verenigingen worden ondersteund in het naleven van regelgeving zonder dat dit een disproportionele impact heeft op hun financiële draagkracht. Het nieuwe reglement bevordert bovendien een gelijke behandeling van organisatoren door de ondersteuning te koppelen aan objectief aantoonbare kosten.

Juridische bepalingen

Het decreet lokaal bestuur, artikel 40

Financiën

De kosten voor deze subsidiëring worden geraamd op:

• bewakingsfirma: 5 fuiven x 1.000 euro = 5.000 euro
• EHBO: 10 evenementen x 250 euro = 2.500 euro
• herbruikbare bekers: 40 evenementen x 250 euro = 10.000 euro
• bekers, medailles en trofeeën: 20 verenigingen x 150 euro = 3.000 euro

Advies

Dit voorstel van reglement werd voorgelegd aan de adviesplatformen Cultuur & Erfgoed, Jeugd, Mondiaal, Senioren en Sport.

Hierbij vindt u het overzicht van de ingediende adviezen/vragen met daarbij schuingedrukt de motivering als antwoord van het college van burgemeester en schepen.

 

Advies adviesplatform Cultuur & Erfgoed

• Artikel 2: De ondersteuning staat enkel open voor erkende verenigingen. Onderzoek hoe ook burgerinitiatieven en feitelijke verenigingen die een publiek toegankelijk en gemeenschapsvormend evenement organiseren, ondersteund kunnen worden. Zij vallen in het huidige ontwerp uit de boot, terwijl zij vaak wel bijdragen aan de doelstellingen uit artikel 1. In eerste instantie behouden we de doelgroep 'erkende verenigingen'. Het bestuur wenst eerst met een duidelijk afgebakende doelgroep te evalueren wat de financiële impact van deze ondersteuning zal zijn.
• Artikel 3 en 4: Gunstig. De steun is concreet en herkenbaar en zet in op twee zaken die voor verenigingen effectief doorwegen: veiligheid en duurzaamheid.
• Artikel 3: De formulering 'binnen de perken van het meerjarenplan' laat de organisator in onzekerheid op het ogenblik dat hij verbintenissen aangaat. Vermeld het beschikbare jaarkrediet, de volgorde waarin dossiers behandeld worden en wat er gebeurt wanneer het krediet uitgeput is. Deze formulering blijft behouden maar indien noodzakelijk worden de budgetten opgetrokken.
• Artikel 5: De termijn om de verantwoordingsstukken in te dienen is te kort. Facturen van bewakingsfirma’s of leveranciers worden niet altijd binnen twee maanden ontvangen, zodat een vereniging haar recht verliest om een reden buiten haar wil. Verleng de termijn, of laat hem ingaan vanaf de factuurdatum, of laat toe dat de aanvraag tijdig wordt ingediend en de factuur nadien wordt aangevuld. De termijn van 2 maanden is analoog aan het reglement promotiefonds. Organisatoren kunnen altijd contact opnemen met de dienst bij laattijdig ontvangen van hun facturen maar hier maken we niet de regel van. 
• Artikel 6: Neem een beslissings- en een uitbetalingstermijn op. Termijnen horen in twee richtingen te werken. Artikel 6 wordt aangevuld met: De uitbetaling gebeurt maximum 2 maanden na ontvangst van de verantwoordingsstukken.
• Artikel 7: De vereniging ontvangt geen subsidie wanneer zij niet voldoet aan de verplichtingen uit het reglement. Tot die verplichtingen behoort onder meer het vermelden van het sponsorlogo op elke publicatie en het taggen van het lokaal bestuur en Visit Pajottegem op sociale media. De sanctie staat niet in verhouding tot de tekortkoming. Een ontbrekend sponsorlogo op één publicatie of een vergeten tag kan vandaag de volledige subsidie kosten. Bouw een herstelmogelijkheid in: verwittig de vereniging en geef een redelijke termijn om recht te zetten, en behoud de volledige weigering voor ernstige of herhaalde tekortkomingen. Evenementen zorgen mee voor leven in de gemeente; de regeling mag verenigingen niet ontmoedigen. Een termijn van rechtzetting is hier niet mogelijk aangezien de aanvraag pas na het evenement wordt ingediend. Het gaat er om dat de vereniging het lokaal bestuur moet vermelden in zijn communicatie. Slechts 1 vergeten tag zal heus niet tot het verlies van de subsidies leiden. Het bestuur zal de communicatie en de vermeldingen als geheel evalueren.

 

Advies adviesplatform Jeugd

• Het subsidiereglement voor evenementen werd over het algemeen positief onthaald.
• Het ontwerp voorziet een inwerkingtreding vanaf 1 januari 2027. Het adviesplatform merkt op dat evenementen die in het najaar van 2026 plaatsvinden daardoor nog geen gebruik kunnen maken van deze ondersteuning. Daarom wordt geadviseerd om te onderzoeken of het subsidiereglement reeds vanaf 1 september 2026 in werking kan treden. Artikel 9 wordt aangepast zodat het subsidiereglement met terugwerkende kracht kan ingaan vanaf 1 september 2026 aangezien vanaf dan de herbruikbare bekers niet meer uitgeleend konden worden via de gemeentelijke uitleendienst.
• Verplichte EHBO-post. Sommige organisatoren zijn verplicht om tijdens hun evenement een bemande EHBO-post te voorzien. Dit kan een aanzienlijke bijkomende kost betekenen. Het adviesplatform vraagt daarom om te onderzoeken of ook deze kost mee kan worden opgenomen binnen het subsidiereglement. 

  We nemen de kosten voor een verplichte bemande EHBO-post mee op in het reglement: De subsidie voor het voorzien van een EHBO-post bedraagt maximum 50% van het bedrag van de kosten (inclusief btw), met een maximum van 250 euro per evenement.

 

Advies adviesplatform Mondiaal

Geen opmerkingen.

 

Advies adviesplatform Senioren

Akkoord met voorstel.

 

Advies adviesplatform Sport

Evaluatie na een jaar en terugkoppelen naar het adviesplatform. Waar gaat het geld naartoe? Bewaking, herbruikbare bekers, bekers en medailles?

Positief advies van het adviesplatform.

Motivering

Verenigingen worden steeds vaker geconfronteerd met stijgende kosten die voortvloeien uit wettelijke verplichtingen.

Door een tussenkomst te voorzien in specifieke, wettelijk verplichte evenementenkosten, wordt de financiële ondersteuning doelgericht ingezet.

Dit draagt bij tot een duurzaam en veilig evenementenbeleid, waarbij verenigingen worden ondersteund in het naleven van regelgeving zonder dat dit een disproportionele impact heeft op hun financiële draagkracht. 

 

Simulatie kosten

• De security-kosten (5p.) van een grote fuif (Paas-TD, Chiro Kitch, ...) komen op zo'n 2.500 à 2.750 euro.
• EHBO: 500 à 600 euro voor een groot evenement
• De kost om herbruikbare bekers te huren ligt meestal tussen 0,10 euro en 0,25 euro per beker, afhankelijk van de verhuurder, het type beker en of de afwas inbegrepen is. Voor een evenement met bijvoorbeeld 500 bezoekers en gemiddeld 3 consumpties per persoon (1.500 bekerbeurten) kom je dus vaak uit op ongeveer 150 euro à 375 euro aan bekerkosten, exclusief eventuele transport- of verlieskosten.

Besluit

Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het gemeentelijk subsidiereglement ter ondersteuning van evenementen als volgt goed:

 

GEMEENTELIJK SUBSIDIEREGLEMENT TER ONDERSTEUNING VAN EVENEMENTEN

 

Artikel 1. Aanleiding en doel
Het lokaal bestuur Pajottegem wil erkende verenigingen ondersteunen bij de organisatie van evenementen op grondgebied Pajottegem. Het lokaal bestuur wil zo bijdragen aan een gevarieerd, kwalitatief en toegankelijk evenementenaanbod binnen Pajottegem, met aandacht voor lokale dynamiek, participatie, verbondenheid en lokale uitstraling. Het toekennen van steun verloopt volgens de voorwaarden opgenomen in dit reglement.

 

Artikel 2. Doelgroep
De ondersteuning staat open voor erkende verenigingen van Pajottegem die een publiek toegankelijk evenement organiseren op het grondgebied van de gemeente Pajottegem, met een sociaal, cultureel, sportief, recreatief of gemeenschapsvormend karakter.

 

Van subsidiëring zijn uitgesloten: particulieren, scholen, commerciële organisatoren, politieke partijen, evenementen met een hoofdzakelijk privékarakter, activiteiten die in strijd zijn met de openbare orde of de geldende regelgeving en activiteiten die financiële steun krijgen via het gemeentelijk promotiefonds of via een samenwerkingsovereenkomst met het lokaal bestuur.

 

Artikel 3. Subsidieerbare kosten
Binnen de perken van het meerjarenplan kunnen erkende verenigingen voor openbare evenementen op het grondgebied Pajottegem een subsidie bekomen voor de kosten verbonden aan:

• het inschakelen van een vergunde bewakingsonderneming als deze wordt opgelegd in de vergunning via het advies van de politie;
• het voorzien van een bemande EHBO-post als deze wordt opgelegd in de vergunning via het advies van de dienst Noodplanning;
• het ontlenen van herbruikbare bekers voor het evenement;
• de aankoop van bekers, medailles en trofeeën voor sportevenementen.

 

Artikel 4. Financiële ondersteuning
§1 De subsidie voor het inschakelen van een vergunde bewakingsonderneming bedraagt maximum 50% van het bedrag van de kosten (inclusief btw), met een maximum van 1.000 euro per evenement.
§2 De subsidie voor het voorzien van een bemande EHBO-post bedraagt maximum 50% van het bedrag van de kosten (inclusief btw), met een maximum van 250 euro per evenement.
§3 De subsidie voor het ontlenen van herbruikbare bekers bedraagt maximum 50% van het bedrag van de kosten (inclusief btw), met een maximum van 500 euro per evenement.
§4 De subsidie voor de aankoop van bekers, medailles en trofeeën voor sportevenementen bedraagt maximum 100% van de kosten, met een maximum van 150 euro per jaar.

 

Artikel 5. Algemene voorwaarden
Het evenement waarvoor de subsidie wordt aangevraagd moet voldoen aan volgende voorwaarden:

• Het evenement vindt plaats op het grondgebied Pajottegem.
• Het evenement is gemeenschapsvormend en brengt mensen bij elkaar.
• Het evenement staat open voor iedereen.
• De vereniging engageert zich tot een correct en veilig verloop van het evenement.
• De vereniging zorgt voor duidelijke communicatie over het evenement, met op elke publicatie/(pers)communicatie (zowel gedrukt als digitaal) vermelding van het sponsorlogo van Pajottegem.
• Het sponsorlogo van Pajottegem kan gedownload worden op www.pajottegem.be.
• De vereniging vermeldt het lokaal bestuur Pajottegem en Visit Pajottegem (via tag) in alle communicatie op sociale media met het sponsorlogo van Pajottegem.
• De vereniging meldt het evenement in de uitdatabank via www.uitdatabank.be.
• De vereniging meldt het evenement aan via het evenementenloket op www.pajottegem.be.
• Uiterlijk 2 maanden na de datum van het evenement dient de organisator het online aanvraagformulier ‘Gemeentelijke ondersteuning voor evenementen’ samen met de officiële, gedetailleerde factuur in via de gemeentelijke website. Zonder deze documenten kan de vereniging geen aanspraak maken op de subsidie.

 

Artikel 6. Financiële afhandeling
De subsidie wordt in één keer uitbetaald via overschrijving. De betaling gebeurt na afloop van het evenement wanneer aan de voorwaarden voldaan werd. De uitbetaling gebeurt maximum 2 maanden na ontvangst van de verantwoordingsstukken.

Artikel 7. 
De vereniging ontvangt geen subsidie voor het evenement in de volgende gevallen:

• als zij niet voldoet aan de verplichtingen opgenomen in dit reglement;
• als zij in de aanvraag onjuiste gegevens heeft verleend;
• als zij de aanvraag en/of de factuur niet tijdig overmaakt aan het bestuur;
• als het evenement uiteindelijk niet doorgegaan is.

 

Artikel 8.
Door het invullen van het digitaal aanvraagformulier verklaart de aanvrager zich akkoord met de bepalingen in dit reglement.

 

Artikel 2 - Dit besluit treedt in werking op de vijfde dag na de bekendmaking ervan op de gemeentelijke website en is van toepassing op de subsidieerbare activiteiten die hebben plaatsgevonden vanaf 1 september 2026.