De schoolse kinderopvang is een organisatie van het lokaal bestuur Pajottegem en is bestemd voor kinderen van de kleuter- en lagere school. Het huishoudelijk reglement bundelt de regels en afspraken die gelden voor eenieder die betrokken wordt bij de schoolse kinderopvang. Het is noodzakelijk om een vlotte werking van de kinderopvang te garanderen.
Momenteel wordt er in de kinderopvang nog gewerkt volgens 3 reglementen (Galmaarden, Gooik en Herne). Deze reglementen dienen vanaf het schooljaar 2025-2026 op elkaar afgestemd te worden en opgeheven zodat er één uniform reglement ontstaat voor het gehele grondgebied en al haar scholen.
De dienst Opgroeien stelt voor om het voorliggende huishoudelijk reglement van de gemeentelijke schoolse kinderopvang, dat ontstaan is door het evalueren en afstemmen van de drie bestaande reglementen van Galmaarden, Gooik en Herne goed te keuren vanaf het schooljaar 2025-2026.
Om een uniforme werking te garanderen, dient er één reglement te worden opgemaakt voor de gemeentelijke schoolse kinderopvang in Pajottegem.
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement en retributiereglement van de gemeentelijke schoolse kinderopvang vanaf het schooljaar 2025-2026 als volgt goed:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT EN RETRIBUTIEREGLEMENT GEMEENTELIJKE SCHOOLSE KINDEROPVANG
ARTIKEL 1. ALGEMEEN
§1. De schoolse kinderopvang is een organisatie van het lokaal bestuur van Pajottegem, Marktplein 17, 1570 Pajottegem, en is bestemd voor kinderen van de kleuterschool en lagere school. Het huishoudelijk reglement bundelt de regels en afspraken die gelden voor eenieder die betrokken wordt bij de binnenschoolse kinderopvang. Het is noodzakelijk om een vlotte werking van de kinderopvang te garanderen.
§2. Contactgegevens:
Bij vragen of problemen staat de opvangverantwoordelijke ter plaatse de ouder(s) graag te woord.
De coördinatoren van de kinderopvang kan u bereiken via kind@pajottegem.be of op het telefoonnummer 054 59 75 80.
§3. Doelgroep
De schoolse kinderopvang richt zich tot kinderen die schoolgaand zijn in een school waar het lokaal bestuur Pajottegem opvang organiseert.
Tijdens de centrale opvangdagen in de krokus- en herfstvakantie kunnen alle kinderen van de onthaalklas tot en met het zesde leerjaar die in Pajottegem wonen en/of naar school gaan terecht in de opvang.
§4. Nederlands als voertaal
De schoolse kinderopvang hanteert Nederlands als voertaal. De begeleiders communiceren altijd in het Nederlands met de kinderen, de ouders en derden.
§5. Verzekering
Het kind is tijdens de opvang verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen. De verzekeringspolis is op aanvraag raadpleegbaar.
§6. Infofiche
Bij een eerste deelname is het verplicht om voor het kind een infofiche in te vullen. De infofiche bevat alle noodzakelijke gegevens van het kind nodig voor de vlotte en veilige werking van de schoolse kinderopvang. Ze omvat de persoonsgegevens van het kind en de ouders, contact- en adresgegevens, relevante medische informatie van het kind, en de namen en contactgegevens van derden die als verantwoordelijke kunnen optreden.
Door het invullen de infofiche bevestigt de ouder:
De infofiche wordt aan de ouder(s) bezorgd bij de inschrijving van het kind op school. Bij wijzigingen dient de ouder de coördinator zo snel mogelijk op de hoogte te brengen. Jaarlijks ontvangt de ouder een verzoek om de juistheid van de gegevens te bevestigen.
ARTIKEL 2. ORGANISATIE EN WERKING
§1. Openingstijden en opvanglocaties
Voor scholen die gebruik maken van de gemeentelijke schoolse opvang:
Een half uur voor de aanvang van de schooltijd en een half uur na de schooltijd is er gratis toezicht op de speelplaats.
Op woensdagnamiddag worden de kinderen na de lunch met de bus naar de centrale opvang gebracht.
Op woensdagnamiddag, m.u.v. de krokus- en herfstvakantie, wordt er “sportsnack”, een gevarieerd bewegingsaanbod voorzien. Dit is steeds onder voorbehoud van het vinden van lesgevers. Meer informatie kan u verkrijgen bij de coördinatoren van de opvang via de dienst Opgroeien.
Het college van burgemeester en schepenen kan, mits de nodige motivering, deze opvanguren bijsturen, op voorwaarde dat het een uitzonderlijke maatregel betreft (bijvoorbeeld de laatste schooldag) en dat deze tijdig aan de ouders wordt gecommuniceerd.
Voor scholen die gebruik maken van de gemeentelijke schoolse opvang is er opvang van 6.30 uur tot 18 uur.
De locatie van de opvang kan variëren en wordt gekozen op basis van de scholen die geen lessen organiseren.
Om organisatorische redenen wordt gevraagd om ten laatste om 9 uur aanwezig te zijn in de opvang.
Voor opvang tijdens pedagogische studiedagen of facultatieve verlofdagen dient het kind steeds vooraf ingeschreven te worden. Zonder inschrijving kan de opvangplaats niet gegarandeerd worden. De informatie over het inschrijven wordt steeds vooraf bezorgd.
Indien het kind ingeschreven is, maar uiteindelijk niet naar de opvang komt, wordt gevraagd de coördinator hiervan uiterlijk 24 uur op voorhand op de hoogte te stellen via kind@pajottegem.be of op het nummer 054 59 75 80. Opvangplaatsen die niet tijdig werden geannuleerd, worden alsnog in rekening worden gebracht.
Tijdens de centrale opvangdagen in de krokus- en herfstvakantie kunnen alle kinderen van de onthaalklas tot en met het zesde leerjaar die in Pajottegem naar school gaan terecht in de opvang van 6.30 uur tot 18 uur.
De centrale opvang kan worden georganiseerd op volgende locaties:
Afhankelijk van factoren als het aantal deelnemende kinderen of personeelsbezetting kan de locatie worden aangepast en gecentraliseerd naar andere geschikte gemeentelijke gebouwen.
Om organisatorische redenen wordt gevraagd om ten laatste om 9 uur aanwezig te zijn in de opvang.
Voor opvang tijdens de krokus- en herfstvakantie dient het kind steeds vooraf ingeschreven te worden. Zonder inschrijving kan de opvangplaats niet gegarandeerd worden. De informatie over het inschrijven wordt steeds vooraf bezorgd.
Indien het kind ingeschreven is, maar uiteindelijk niet naar de centrale opvang komt, wordt gevraagd de coördinator hiervan uiterlijk 24 uur op voorhand op de hoogte te stellen via kind@pajottegem.be of op het nummer 054 59 75 80. Opvangplaatsen die niet tijdig werden geannuleerd, worden alsnog in rekening worden gebracht.
§2. Registratie via scansysteem
De opvang werkt met een computergestuurd scansysteem om de aanwezigheden te registreren.
Elk kind wordt bij aankomst en vertrek in de opvang gescand aan de hand van een persoonlijke barcode.
Door het scannen van deze barcode worden het begin- en einduur geregistreerd. Deze informatie wordt gebruikt voor de facturatie.
§3. Brengen en ophalen van de kinderen
Het kind moet steeds door de begeleider persoonlijk aan- en afgemeld worden in het opvanglokaal. Kinderen die zelfstandig naar de opvang komen, moeten zich onmiddellijk aanmelden bij de opvangverantwoordelijke.
In de namiddag worden de kinderen opgehaald in de opvanglokalen. Na het uitscannen verlaat u samen met het kind de school.
Wanneer uw kind wordt opgehaald door een derde die niet vermeld staat op de infofiche, moet u de opvangverantwoordelijke hiervan schriftelijk op de hoogte brengen via de klasagenda. Zonder dit schriftelijk bewijs mogen wij uw kind niet meegeven aan derden.
Enkel in uitzonderlijke en dringende gevallen kan een wijziging telefonisch worden doorgegeven.
In geval van laattijdige afhaling na 18 uur, dient de opvangverantwoordelijke zo snel als mogelijk telefonisch verwittigd te worden en dit uiterlijk 15 minuten vóór het einde van de officiële opvanguren. Kan u hem/haarniet bereiken, neem dan contact op met de coördinator.
§4. De opvang zelfstandig verlaten
Kinderen mogen de opvang nooit alleen verlaten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de ouder(s).
Indien het kind de opvang zelfstandig mag verlaten voor bijvoorbeeld de muziekschool, een sportvereniging of de tekenacademie, moet er een schriftelijke toestemming bezorgd worden aan de opvangverantwoordelijke. Het formulier hiervoor is verkrijgbaar bij de opvangverantwoordelijke.
§5. Kledij
Het lokaal bestuur en de opvangverantwoordelijke zijn niet aansprakelijk voor vuile of beschadigde kleding.
In de opvang zijn geen luiers of vochtige doekjes beschikbaar. U dient deze zelf mee te brengen indien nodig, evenals voldoende reservekleding.
Wanneer uw kind reservekleding van de opvang heeft gedragen, dient u deze gewassen terug te bezorgen.
§6. Eten en drank
In de opvang worden geen eten en drank aangeboden.
Voor de voor- en naschoolse opvang dient u zelf een ontbijt, lunchpakket en/of vieruurtje mee te geven met uw kind.
Ook tijdens pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen en centrale opvangdagen moeten de kinderen hun lunchpakket, drank en tussendoortjes van thuis meebrengen.
§7. Diefstal en beschadiging van persoonlijk materiaal
Persoonlijke bezittingen (bijvoorbeeld boekentassen en brooddozen) en kledij (bijvoorbeeld jassen) moeten zo veel mogelijk van de naam van het kind voorzien worden.
Speelgoed en/of multimedia (zoals gsm’s, tablets, …) horen niet thuis in de opvang. Indien er toch persoonlijk materiaal wordt meegebracht, gebeurt dit op eigen verantwoordelijkheid.
Het lokaal bestuur en de opvangverantwoordelijke kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies van of schade aan persoonlijke bezittingen.
§8. Ziekte
Wanneer het kind ziek wordt in de opvang, worden de ouder(s) of een andere contactpersoon vermeld op de infofiche zo snel mogelijk verwittigd. Wanneer niemand bereikt kan worden, handelt de opvangverantwoordelijke steeds in het belang van het kind om een passende oplossing aan te reiken.
§9. Ongeval
Als het kind een ongeval heeft in de opvang, worden de ouder(s) of een andere contactpersoon vermeld op de infofiche zo snel mogelijk verwittigd. Indien nodig wordt de arts vermeld op de infofiche gecontacteerd. Wanneer deze niet bereikbaar is, wordt een andere, dichtstbijzijnde arts geraadpleegd.
Bij een ongeval tijdens de opvang kan u een beroep doen op de verzekering van het lokaal bestuur. De opvangverantwoordelijke bezorgt u hiervoor de nodige formulieren.
§10. Medicatie
Medicatie wordt enkel in uitzonderlijke gevallen en op uitdrukkelijk verzoek van de ouders toegediend.
Voor alle medicatie die tijdens de opvang wordt toegediend, is een schriftelijk doktersvoorschrift verplicht. Dit voorschrift moet de naam van het kind, de naam van het medicijn, de datum van het voorschrift, de duur van de behandeling, evenals de dosering, toedieningswijze en het tijdstip van toediening vermelden. De medicatie moet in de originele verpakking met bijsluiter persoonlijk aan de opvangverantwoordelijke worden overhandigd door de ouders.
Zonder geldig doktersvoorschrift wordt de medicatie geweigerd.
§11. Medische problemen die een gevaar vormen voor derden
Wanneer u op de hoogte bent van een medische aandoening bij uw kind die een risico kan vormen voor andere kinderen en/of (zwangere) medewerk(st)ers, dient u de coördinator onmiddellijk te informeren.
§12. Weigering
Het College van Burgemeester en Schepenen behoudt zich het recht om de toegang tot de opvang te weigeren in volgende gevallen:
In geval van weigering wordt u hiervan steeds via mail of schriftelijk op de hoogte gebracht. De opzeggingsbrief vermeldt de reden en de ingangsdatum van de schorsing.
ARTIKEL 3. RETRIBUTIE
§1. Bijdrage
§2. Boetes
Bij laattijdige afhalingen na 18 uur wordt vanaf de derde keer een bedrag van 15 euro per begonnen half uur en per kind aangerekend, met uitzondering van gevallen van overmacht waarvoor een bewijsstuk wordt aangeleverd.
De bedragen in het retributiereglement zijn gekoppeld aan de evolutie van de gezondheidsindex en stemmen overeen met de gezondheidsindex van de maand maart 2025. Het aanvangsindexcijfer bedroeg 135,91 (gezondheidsindex 2013 = 100). Ze worden jaarlijks op 1 juli aangepast aan het gezondheidsindexcijfer van de maand maart die aan de aanpassing voorafgaat. Het bedrag na indexering zal worden afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van tien cent.
De indexeringsformule ziet eruit als volgt: (basisbedrag x nieuwe index (= gezondheidsindex)) /aanvangsindexcijfer.
§3. Facturatie
De facturatie gebeurt tweemaandelijks. De factuur wordt via de school meegegeven aan het kind, op naam van de ouder(s) of voogd die het kind heeft ingeschreven. Indien dit niet mogelijk is, ontvangt u de factuur per post.
§4. Betalingsvoorwaarden
De procedure voor de betalingsopvolging van de schoolse opvang is als volgt:
Gerechtsdeurwaarderskosten zijn ten laste van diegene die zijn achterstallige facturen niet heeft betaald.
§5. Fiscaal attest
Wanneer het kind jonger is dan 14 jaar, kan de ouder jaarlijks belastingvermindering krijgen voor de kinderopvang. De belastingvermindering heeft betrekking op alle betaalde facturen van het voorgaande kalenderjaar. Opgelet! De facturen moeten steeds in het voorgaande jaar betaald zijn.
De belastingvermindering geldt voor de ouder die het kind ten laste heeft. In geval van co-ouderschap hebben beide ouders recht op een fiscaal attest. U dient de dienst ‘Opgroeien’ van Pajottegem hiervan op de hoogte te stellen, via kind@pajottegem.be.
Als lokaal bestuur zijn we verplicht om de attesten digitaal door te sturen naar belcotax-on-web. Ter controle kunt u steeds een papieren versie opvragen via kind@pajottegem.be.
ARTIKEL 4. Klachtenprocedure
Het algemene reglement inzake 'klachtenbehandeling en klachtenprocedure' is van toepassing en kan u terug vinden op de website van de gemeente Pajottegem.
ARTIKEL 5. Privacy en bescherming van persoonsgegevens
§1. Privacyverklaring
De gemeente Pajottegem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.
In de privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gemeente Pajottegem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Als Gemeente Pajottegem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Gemeente Pajottegem
Marktplein 17
1570 Pajottegem
dpo@pajottegem.be
De volledige privacyverklaring van de gemeente Pajottegem kan u terugvinden op https://www.pajottegem.be/privacyverklaring.
§2. Beeldmateriaal
In de opvang kunnen er foto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Deze beelden kunnen opgehangen worden in het opvanglokaal of gepubliceerd worden op de website, sociale media, in de nieuwsbrief van de schoolse opvang en/of in het Infomagazine van Pajottegem. Via de infofiche wordt toestemming gevraagd aan de ouders voor het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal van de schoolse opvang.
Artikel 2 - Dit huishoudelijk reglement en retributiereglement treedt in werking vanaf 1 september 2025 en vervangt vanaf die datum de volgende gemeenteraadsbesluiten, die worden opgeheven:
Artikel 3 - Dit reglement zal bekend gemaakt worden op de gemeentelijke website
Het huishoudelijk reglement en retributiereglement voor de gemeentelijke schoolse kinderopvang in Pajottegem wordt goedgekeurd.