Besluit  Gemeenteraad

Algemeen kader voor Dorpsmakers Pajottegem 
Het lokaal bestuur Pajottegem kiest ervoor om in haar participatiestructuur in te zetten op lokale participatie. Elk dorp krijgt de kans om een eigen dorpsraad onder de noemer ‘Dorpsmakers’ op te richten: een lokaal participatie-orgaan dat ideeën en noden vanuit het dorp verzamelt en realiseert, in overleg met het bestuur en de buurt. Inwoners krijgen zo lokaal meer inspraak en verantwoordelijkheid om hun dorpsidentiteit te bewaren en het toekomstgericht mee vorm te geven. 

§1. Waarom Dorpsmakers? 

Pajottegem bestaat uit 12 dorpen, elk met een eigen karakter en dynamiek. De nieuwe participatiestructuur wil, vertrekkend vanuit die eigenheid, de eenheid van Pajottegem versterken. 

We geloven dat een dorp leeft door de mensen die er wonen, en dat elk dorp unieke noden, ideeën en sterktes heeft. Met Dorpsmakers geven we ruimte aan die lokale energie. 

Dorpsmakers hebben géén verplicht adviesmandaat, maar krijgen wel inspraak én ruimte voor initiatief. Ze kunnen gevraagd en ongevraagd advies geven aan het lokaal bestuur over dossiers die het dorp aanbelangen. Daarnaast kunnen ze ook zelf ideeën opstarten, acties organiseren en verbinding creëren tussen inwoners.
 

§2. Wat zijn Dorpsmakers?  

Dorpsmakers zijn mensen die gevestigd zijn in één van de dorpen van Pajottegem en die zich vrijwillig engageren om: 

• ideeën en signalen op te vangen binnen hun dorp 

• actief mee te denken over lokale uitdagingen of opportuniteiten 

• activiteiten of evenementen te organiseren 

• kleine projecten op te zetten die het dorpsleven versterken 

• de brug te vormen tussen inwoners en het lokaal bestuur 

 
Elke Dorpsmaker is verankerd in het dorp zelf en is de spreekbuis én de motor van zijn/haar buurt of dorpskern. Dorpsmakers staan open voor samenwerking met andere verenigingen, adviesplatformen, scholen, dorpsmakers of lokale actoren. 


§3. Wie kan Dorpsmaker worden? 

Iedereen die: 

• 16 jaar of ouder is 

• gevestigd in het dorp 

• bereid is constructief mee te werken 

• voeling heeft met het dorpsleven 

Ervaring is niet vereist, motivatie en betrokkenheid des te meer. 

§4. Doelstellingen van de Dorpsmakers 

De Dorpsmakers krijgen een stem in lokale beleidsbeslissingen die invloed hebben op de leefbaarheid en de kwaliteit van het dorp. Ze zijn een structurele partner van het lokaal bestuur, de gemeentelijke diensten en de inwoners. Ze verdedigen steeds het collectieve dorpsbelang vanuit een positieve blik op het grotere geheel van de fusiegemeente Pajottegem. 

§5. Algemene bepalingen 

• Dorpsmakers zijn open, toegankelijk en aanspreekbaar voor elke inwoner, gebruiker of handelaar van het betrokken dorp. Inwoners kunnen deelnemen, voorstellen doen of vragen stellen die een directe impact hebben op de leefbaarheid en kwaliteit van het dorp. 

• Dorpsmakers werken transparant. Duidelijke communicatie is hierbij essentieel. Alle verslagen worden aan het lokaal bestuur bezorgd om ze te delen via de gemeentelijke website. 

• Dorpsmakers zijn autonoom en zijn vrij regels voor de interne organisatie vast te leggen in een huishoudelijk reglement. Dat huishoudelijk reglement kan geen bepalingen bevatten die de regels uit dit algemeen kader tegenspreken. Het huishoudelijk reglement wordt bezorgd aan het lokaal bestuur, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad en zal gepubliceerd worden op de gemeentelijke website.  

• Dorpsmakers bepalen zelf aan welke kernopdrachten hun beschikbare tijd, energie en budget worden besteed. 

 

§6. Samenstelling  

• Dorpsmakers kiezen vrij een juridische vorm en benoemen minstens een voorzitter, secretaris en penningmeester. 

• Wie Dorpsmaker wil worden, gaat volgend engagement aan: 

• Een constructieve houding ten aanzien van het lokaal bestuur en andere Dorpsmakers. 

• Een respectvolle omgang en begrip voor de mening van een ander. 

• Oog hebben voor wat er leeft in het dorp, rekening houdend met specifieke behoeften. 

• Een neutraal en politiek-onafhankelijk standpunt. (Politieke mandatarissen kunnen geen bestuurslid worden van de dorpsraad. Kandidaat-mandatarissen kunnen geen bestuursfunctie uitoefenen tijdens de sperperiode n.a.v. de lokale verkiezingen.) 

De Dorpsmakers hebben als doel om het belang van het dorp voorop te stellen en om zo mee te bouwen aan een nog beter Pajottegem. 


§7. Werkgroepen  

Elke dorpsraad kan werkgroepen oprichten rond één of meerdere specifieke thema’s die als prioritair worden ervaren en een tijdelijke verhoogde overlegfrequentie vergen (bv. het organiseren van een kermis of avondmarkt). Zo kan iedereen wie wilt een ad hoc-engagement opnemen die op dat moment prioriteit verdient. Hierbij gaan de inwoners een kortdurend engagement aan rond een specifiek thema. Dit betekent dus dat elke inwoner via dit principe te allen tijde kan in- en uitstappen in de werking van de Dorpsmakers. 


§8. Organisatie van activiteiten 

• Activiteiten kunnen georganiseerd worden als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:  

• De activiteit wordt georganiseerd in het eigen dorp 

• De activiteit is afgestemd op een behoefte in het dorp en/of er kan samengewerkt worden met een andere vereniging, organisatie of instelling 

• De activiteit wordt aangevraagd via het evenementenloket en wordt zo ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. 

• Dorpsmakers beheren een eigen kassa en mogen activiteiten organiseren om deze te spijzen. Op deze manier financieren ze hun eigen werking en is er meer ruimte om activiteiten te organiseren en projecten te realiseren. 

• Elke activiteit die door de Dorpsmakers georganiseerd wordt, wordt aangekondigd als: "Een organisatie van [naam Dorpsmakers] in samenwerking met het lokaal bestuur Pajottegem". 

• Het lokaal bestuur sluit een verzekering af voor de Dorpsmakers (burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen). 

• Dorpsmakers kunnen materiaal van de gemeentelijke uitleendienst ontlenen ter ondersteuning van hun activiteiten, dit volgens de bepalingen in het reglement van de uitleendienst. Deze ondersteuning geldt niet voor privéaangelegenheden. 

§9. Adviesverlening 

• Dorpsmakers kunnen op eigen initiatief of op vraag van het bestuur adviezen formuleren. 

• Dorpsmakers adviseren het lokaal bestuur proactief en beargumenteerd over thema’s die het dorp aanbelangen. 

• Agendapunten kunnen aangebracht worden door het lokaal bestuur, de participatieambtenaar, Dorpsmakers of inwoners. 

• Wanneer het lokaal bestuur advies vraagt aan de Dorpsmakers krijgen zij 60 dagen de tijd om een advies te formuleren. Bij voorkeur worden dossiers waarvoor een formeel advies zal worden gevraagd reeds ruim vooraf aangekondigd en toegelicht. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het lokaal bestuur deze termijn gemotiveerd inkorten tot minimaal 4 weken. In onderlinge afspraak tussen de Dorpsmakers en het lokaal bestuur kan de termijn ook verlengd worden.  

• Elk advies bevat een analyse, verantwoording en weergave van standpunten. 

• Adviezen worden schriftelijk (per post of via mail) bezorgd aan de participatieambtenaar. 

• Wanneer de Dorpsmakers een gemotiveerde vraag, voorstel of advies overmaken aan het lokaal bestuur, formuleert het college van burgemeester en schepenen binnen een termijn van maximaal 60 dagen een gemotiveerd antwoord. Dit antwoord geeft aan hoe en in welke mate met de vraag, het voorstel of het advies rekening wordt gehouden, of waarom hiervan (voorlopig) wordt afgeweken. Indien de verdere behandeling van het dossier meer tijd vergt, wordt binnen deze termijn minstens een stand van zaken gecommuniceerd. Slechts om uitzonderlijke redenen kan deze termijn gemotiveerd worden verlengd. In dat geval worden de Dorpsmakers hierover tijdig geïnformeerd. 

• Dorpsmakers worden op de hoogte gebracht van de participatie-initiatieven die het lokaal bestuur neemt, minstens van die die betrekking hebben op hun dorp.  

§10. Interne organisatie 

• Er wordt minstens een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aangeduid.  
  De voorzitter leidt de vergaderingen. De secretaris verzorgt de agenda en verslaggeving. De penningmeester beheert de financiën. 

• Het lokaal bestuur beschikt te allen tijde over een actuele ledenlijst. 

• Dorpsmakers komen minimaal 1 keer per jaar samen. Zij nodigen steeds de dorpsbewoners uit om actief deel te nemen en betrekken hen bij het dorpenbeleid. 

• Kernopdrachten van Dorpsmakers: 

• Brengt mensen samen en organiseert overlegmomenten over lokale thema’s of uitdagingen. 

• Bouwt aan een netwerk en draagvlak in het dorp. 

• Bevordert de sociale binding binnen het dorp en stimuleert ontmoeting en samenwerking binnen het dorp. Hierbij worden het lokale netwerk van verenigingen en/of handelaars ook betrokken. 

• Detecteert noden, opportuniteiten en sterktes van het dorp. 

• Werkt samen met het lokaal bestuur aan een gedeelde dorpsvisie. 

§11. Ondersteuning door het lokaal bestuur 

• Dorpsmakers worden erkend als structurele partner in het lokale beleid. 

• Het lokaal bestuur kan steeds een beroep doen op de Dorpsmakers om inspraak te vragen bij de dorpsbewoners. 

• Een participatieambtenaar ondersteunt de wisselwerking tussen het bestuur, de diensten en Dorpsmakers. Communicatie gebeurt in eerste instantie met de participatieambtenaar. Dorpsmakers brengen de participatieambtenaar op de hoogte van de vragen en bezorgen de vragen via verslagen van de vergaderingen. Daartoe duiden ze een vast contactpersoon aan.

• De participatieambtenaar stemt de rapportering en de vragen vanuit de Dorpsmakers af met de schepen bevoegd voor participatie en het college van burgemeester en schepenen.  

De participatieambtenaar staat in voor: 

• de wisselwerking en interactie tussen het lokaal bestuur, de Dorpsmakers en de diensten; 

• de vlotte doorstroming van de Dorpsmakers via de administratie naar het beleid en een eventuele agendering op het college van burgemeester en schepenen; 

• het opvolgen en terugkoppelen van gemotiveerde beleidsbeslissingen naar de Dorpsmakers en de betrokken diensten; 

• het eventuele overleg met de andere dorpsraden in functie van informatie- en kennisdeling; 

• het evalueren van de werking van de Dorpsmakers. 

• Communicatie en zichtbaarheid 

• Dorpsmakers communiceren hun verslagen, huishoudelijk reglement, contactgegevens en leden van het bestuur via de gemeentelijke kanalen. Dorpsmakers communiceren zelf via eigen kanalen over hun activiteiten. 

• Activiteiten dienen door de Dorpsmakers steeds via het evenementenloket voorgelegd worden aan het college ter goedkeuring én dienen ingevoerd te worden in de UitDatabank, zodat deze verschijnen op de website en (indien tijdig ingevoerd) in het gemeentelijk infomagazine.  

• Dorpsmakers bepalen en financieren zelf de communicatie voor inwonersparticipatie (bv. bevragingen of stemmomenten). Tenzij het een initiatief is van het lokaal bestuur. 

§12. Financiën 

• Elke dorpsraad ontvangt jaarlijks een werkingsbudget van maximaal 750 euro. Dit bedrag wordt gestort op een rekening dat de Dorpsmakers hiervoor openen. 

• De penningmeester beheert de financiële middelen en houdt een overzicht bij van alle inkomsten en uitgaven en bezorgt die ter informatie aan het lokaal bestuur. Dit financieel verslag is een vereiste voor het verkrijgen van het jaarlijkse werkingsbudget. 

• Bij de ontbinding van een dorpsraad vloeien alle goederen en middelen van de dorpsraad terug naar het lokaal bestuur.  

§13. Dorpsbudget Dorpsmakers (projectmiddelen) 

Binnen het meerjarenplan van Lokaal Bestuur Pajottegem wordt voor de legislatuur 2026-2031 een indicatief budget van 375.000 euro (incl. werkingsbudget) voorzien ter ondersteuning van projecten van Dorpsmakers. Dit budget heeft als doel de leefbaarheid, aantrekkelijkheid en verbondenheid van de dorpskernen duurzaam te versterken. 

Dit dorpsbudget: 

• is projectmatig van aard; 

• hoeft niet volledig te worden opgebruikt; 

• wordt toegekend na gemotiveerde aanvraag en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. 

Dorpsmakers kunnen projecten indienen die: 

• een duidelijke meerwaarde betekenen voor het dorp; 

• aansluiten bij vastgestelde noden, kansen of ambities; 

• bijdragen aan ontmoeting, dorpsversterking, infrastructuur, vergroening, toegankelijkheid of gemeenschapsvorming; 

• gedragen worden door inwoners en/of lokale partners. 

Projectvoorstellen bevatten minstens: 

• een duidelijke omschrijving van het project en de doelstelling; 

• een raming van de kosten; 

• een inschatting van de timing; 

• een motivatie van de impact op het dorp. 

De concrete voorwaarden, procedure en beoordelingscriteria worden vastgelegd in een afzonderlijk reglement Dorpsbudget Dorpsmakers. 

§14. Samenwerking met adviesplatformen en focusgroepen  

Dorpsmakers hebben niet dezelfde rol als de adviesplatformen. Dorpsmakers werken dorpsgericht, terwijl adviesplatforen beleidsdomeingericht werken (zoals sport, jeugd, senioren, omgeving …). Dorpsmakers kunnen hiermee samenwerken, alsook deelnemen aan andere participatievormen. 

§15. Slotbepaling  

Dit algemeen kader geldt als basis voor de opmaak van een huishoudelijk reglement voor elke dorpsraad. Aanpassingen aan dit kader kunnen enkel na goedkeuring door de gemeenteraad.