Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

Op de gemeenteraad van 30 september 2025 werd de samenstelling van de adviesplatform cultuur & erfgoed goedgekeurd. Voor alle adviesplatformen werd er een gemeenschappelijk algemeen kader en een sjabloon huishoudelijk reglement uitgewerkt. Daarnaast is er ook het participatiereglement dat in voege is sinds de gemeenteraad van 24 juni 2025.

Het adviesplatform cultuur & erfgoed stelde enkele aanpassingen voor in het huishoudelijk reglement met betrekking tot de specifieke werking van het platform en de bijhorende werkgroepen.

Juridische bepalingen

Het decreet lokaal bestuur, artikel 40, 41,13° en 304

Het gemeenteraadsbesluit van 24 juni 2025 over oprichting adviesplatform cultuur & erfgoed

Het gemeenteraadsbesluit van 30 september 2025 over samenstelling adviesplatform cultuur & erfgoed

Het collegebesluit van 19 januari 2025 over aanpassing en uitbreiding van het huishoudelijk reglement van het adviesplatform cultuur & erfgoed 

Advies

Een eerste versie van het huishoudelijk reglement werd voorgelegd aan het adviesplatform cultuur & erfgoed op 17 november 2025. Er werd feedback bezorgd, met name over de artikelen betreffende 'werkgroepen' en 'werking'. Na terugkoppeling met de diensten en met het college werd een nieuwe versie voorgesteld op de algemene vergadering van 9 februari 2026. 

 

Het adviesplatform ging unaniem akkoord met deze laatste versie van het huishoudelijk reglement. Het adviesplatform adviseert aan de gemeenteraad om het huishoudelijk reglement in haar huidige vorm goed te keuren. 

Motivering

Het huishoudelijk reglement garandeert een beheersbare en efficiënte werking van het adviesplatform cultuur & erfgoed. De definitie van een werkgroep wordt duidelijk omschreven, om tegemoet te komen aan de bezorgdheden van het adviesplatform en de mogelijkheden van de dienst. Een belangrijk onderscheid wordt gemaakt tussen een organiserende en adviserende/beleidsmatige rol. 

Besluit

Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van het adviesplatform cultuur en erfgoed voor de periode 2025-2031 als volgt goed:

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN ADVIESPLATFORM CULTUUR EN ERFGOED 

 

ARTIKEL 1. DOEL EN WERKING

Het adviesplatform Cultuur & Erfgoed is een erkende participatiestructuur van het lokaal bestuur Pajottegem. Het heeft tot doel:

• Adviezen te verlenen aan het lokaal bestuur binnen het beleidsdomein waarop het platform actief is.
• Signalering, bevraging en consultatie mogelijk te maken in samenwerking met burgers en verenigingen.
• Bij te dragen aan gedragen beleid via dialoog, reflectie en samenwerking.
• Het bevorderen van een geïntegreerd cultuurbeleid voor alle inwoners.

 

De algemene bepalingen en aanvullende richtlijnen van adviesplatformen vind je terug in het ‘Algemeen kader voor adviesplatformen Pajottegem’. Dit document vormt het fundament waarop dit huishoudelijk reglement verder bouwt.

 

ARTIKEL 2. SAMENSTELLING

• Het platform telt minimaal 10 en maximaal 20 stemgerechtigde leden.
• Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling qua gender (max. 2/3e van hetzelfde geslacht), leeftijd en spreiding over de 12 dorpen van Pajottegem.
• Leden zijn inwoner of actief binnen een vereniging, organisatie of instelling met binding met Pajottegem.
• Politiek mandatarissen en personeelsleden van het lokaal bestuur zijn geen stemgerechtigd lid.

 

ARTIKEL 3. LIDMAATSCHAP

• Kandidaturen worden bezorgd aan het lokaal bestuur en goedgekeurd door de gemeenteraad.
• Leden nemen deel aan minimaal de helft van de jaarlijkse bijeenkomsten.
• Elk lid respecteert het principe van respect, neutraliteit en openheid.
• Einde van een mandaat:
• Een lid kan ontslag nemen door schriftelijk ontslag in te dienen bij de voorzitter. Dit ontslag is definitief en onherroepbaar, tenzij het volgt uit een onverenigbaarheid.
• Het mandaat van een lid eindigt van rechtswege bij overlijden.
• Indien een lid zonder geldige reden drie opeenvolgende keren afwezig is zonder verontschuldiging, kan dit als ernstige tekortkoming worden beschouwd en leiden tot beëindiging van het mandaat.

 

ARTIKEL 4. INTERNE ORGANISATIE

• Het platform duidt een voorzitter en secretaris aan.
• De voorzitter is het aanspreekpunt voor de gemeente en zit de vergaderingen voor. Indien de voorzitter niet aanwezig kan zijn, duidt hij of zij een vervanger aan onder de stemgerechtigde leden.
• De secretaris maakt het verslag op, dat binnen 30 dagen wordt overgemaakt aan de ambtelijk verantwoordelijke.
• Het platform kan ook een penningmeester aanduiden, maar dit is geen verplichting aangezien er geen beheer van eigen middelen is, wel van de werkingstoelage.
• Aanduiding bestuursfuncties:
• De aanduiding gebeurt bij voorkeur bij consensus.
• Indien er meerdere kandidaten zijn en geen consensus wordt bereikt, vindt de verkiezing plaats via geheime stemming.
• De kandidaat die de volstrekte meerderheid van de stemmen behaalt, is verkozen.
• Indien geen enkele kandidaat een volstrekte meerderheid behaalt, volgt een tweede stemronde tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen uit de eerste stemronde.
• Indien er slechts twee kandidaten zijn en er bij de stemming een staking van stemmen is, wordt de jongste kandidaat aangeduid.

 

ARTIKEL 5. WERKING

• De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter.
• Agendapunten kunnen worden aangedragen door leden, burgers of het bestuur.
• Het adviesplatform Cultuur & Erfgoed vergadert minimaal 2 keer per jaar.
• In geval van afwezigheid van een stemgerechtigd lid, is het de verantwoordelijkheid van dat lid om zijn/haar plaatsvervanger zelf te contacteren om aanwezig te zijn, indien het lid een plaatsvervanger werd toegewezen.

 

ARTIKEL 6. WERKGROEPEN

• Het platform kan tijdelijke of permanente werkgroepen oprichten.
• In het domein Cultuur & Erfgoed worden volgende permanente werkgroepen opgericht:
• Gemeenschapscentrum (GC)
• Bibliotheek
• Deze kunnen ook openstaan voor externe burgers, experten of organisaties.
• Een werkgroep functioneert binnen de participatievorm ‘co-creatie’ en 'co-productie' (zie participatiereglement). Zij nemen hierbij een organiserende rol op en kunnen in dat kader concrete voorstellen rechtstreeks richten aan het college van burgemeester en schepenen. Nieuws vanuit de werkgroepen wordt als een terugkerend agendapunt ter kennisgeving besproken tijdens de algemene vergaderingen van het adviesplatform.
• Werkgroepen kunnen daarnaast ook een adviserende rol opnemen. Werkgroepen zijn echter niet bevoegd om autonoom adviezen over beleidsmatige thema’s te richten aan het college van burgemeester en schepenen. Het formele adviesrecht berust uitsluitend bij het adviesplatform. Beleidsmatige adviezen die binnen een werkgroep worden geformuleerd, worden daarom eerst voorgelegd aan het adviesplatform, dat een finaal advies uitbrengt aan het college van burgemeester en schepenen.
• De vergaderfrequentie van een werkgroep wordt bepaald in functie van de agendanoden.
• Na elke samenkomst wordt een verslag opgemaakt door de werkgroep en bezorgd aan de voorzitter van het adviesplatform. De verslaggeving gebeurt door één van de leden van de werkgroep, al dan niet in beurtrol.
• Het adviesplatform Cultuur & Erfgoed is bevoegd om de ledenselectie te doen voor de werkgroepen volgens de bepalingen van het Algemeen Kader.

 

ARTIKEL 7. ADVIESVERLENING

• Adviezen kunnen op eigen initiatief of op vraag van het bestuur worden geformuleerd.
• Elk advies bevat een korte analyse, argumentatie en eventuele minderheidsstandpunten.
• Adviezen worden bezorgd aan de ambtelijk verantwoordelijke.

 

ARTIKEL 8. ACTIVITEITEN

• Activiteiten sluiten aan bij het beleidsdomein van het platform.
• Activiteiten worden gemeld aan het college van burgemeester en schepenen.
• Elke activiteit die met duidelijke inhoudelijke inbreng van een adviesplatform georganiseerd wordt, wordt aangekondigd als: "Een organisatie van het lokaal bestuur Pajottegem in samenwerking met Adviesplatform Cultuur & Erfgoed".

 

ARTIKEL 9. FINANCIEEL BEHEER

• Het adviesplatform beschikt jaarlijks over een werkingsbudget van maximaal 750 euro. Dit budget wordt beheerd op rekening van het lokaal bestuur.
• Dit budget dient voor de organisatie van de interne initiatieven, communicatie en engagementen binnen het adviesplatform. Het adviesplatform kan een penningmeester aanduiden om dit budget te beheren en de contacten met de financiële dienst te onderhouden.

 

ARTIKEL 10. ONDERSTEUNING DOOR HET LOKAAL BESTUUR

• Een ambtelijk verantwoordelijke ondersteunt het platform met communicatie, agenda, verslagpublicatie, opvolging adviezen, enz.
• Vergaderzalen zijn kosteloos beschikbaar.
• Leden zijn verzekerd via de gemeentelijke verzekeringen.

 

ARTIKEL 11. SLOTBEPALINGEN

• Dit reglement wordt jaarlijks geëvalueerd.
• Wijzigingen aan dit reglement worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

 

Artikel 2 - De dienst zorg bezorgt een kopie van dit besluit aan de voorzitter van het adviesplatform cultuur & erfgoed.