Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

De lokale besturen Lennik, Roosdaal en Gooik organiseren sinds enkele jaren samen een 11 juli-viering. Lennik en Roosdaal wensen dit initiatief met Pajottegem voort te zetten. 

Het ontbreekt de lokale besturen momenteel nog aan een samenwerkingsovereenkomst met de nodige afspraken.

Juridische bepalingen

Het decreet lokaal bestuur, artikel 40

Financiën

Het nodige budget werd voorzien in het meerjarenplan onder jaarbudgetrekening GBB/0709-00/6159999.

Advies

Het voorstel van de samenwerkingsovereenkomst werd ter advies en goedkeuring voorgelegd aan de lokale besturen Lennik en Roosdaal, aan de schepen van cultuur en het afdelingshoofd en diensthoofd Beleven. 

Motivering

De nodige organisatorische en financiële afspraken rond de organisatie van de 11-juli viering dienen geformaliseerd te worden in een samenwerkingsovereenkomst. Na de fusie van Galmaarden, Gooik en Herne, wil Pajottegem dit engagement verder opnemen.

De modaliteiten blijven ongewijzigd, op het budget na. Elk deelnemend bestuur zal jaarlijks 1000 euro extra bijdragen, namelijk 3000 euro op jaarbasis.

Besluit

Enig artikel - De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst rond de organisatie van de 11-juli viering goed als volgt:

 

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST betreffende de gezamenlijke organisatie van de 11-juliviering

Tussen:

• Lokaal bestuur Lennik, Markt 8, 1750 Lennik, vertegenwoordigd door Eric O, voorzitter van de gemeenteraad en Anaïs Nies, algemeen directeur,
• Lokaal bestuur Roosdaal, Brusselstraat 15, 1760 Roosdaal vertegenwoordigd door Dirk Evenepoel, voorzitter van de gemeenteraad en Emma Van der Maelen, algemeen directeur,
• Lokaal bestuur Pajottegem, Marktplein 17, 1570 Pajottegem, vertegenwoordigd door Melissa Van Eesbeek, voorzitter van de gemeenteraad en Kristof Andries, algemeen directeur,

(samen: “de gemeenten”)

wordt het volgende afgesproken:

 

1. Doel

De lokale besturen werken samen aan de jaarlijkse organisatie van de 11-juliviering. Elk jaar vindt de viering plaats in één van de drie gemeenten, volgens een afgesproken beurtrol.

 

2. Duur

Deze overeenkomst is geldig van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031. Ze kan nadien in onderling overleg worden verlengd per legislatuur.

 

3. Beurtrol en organisatie

De organisatie van de viering verloopt volgens deze beurtrol:

• Jaar 1: Gemeente Pajottegem
• Jaar 2: Gemeente Roosdaal
• Jaar 3: Gemeente Lennik

De organiserende gemeente staat in voor de praktische taken (locatie, programma, logistiek, vergunningen, veiligheid, enz.). De andere gemeenten zorgen mee voor de promotie van dit event, eventueel materialen uit de uitleendienst en het opstellen van het event.

 

4. Financiële afspraken

• De organiserende gemeente houdt een eenvoudig overzicht bij van de uitgaven.
• De organiserende gemeente staat in voor de aanvraag van de subsidies.
• Na aftrek van de ontvangen subsidie, komt iedere gemeente tussen voor 1/3 van de kosten, met een maximum van 3.000 euro voor de niet-organiserende gemeenten. Indien het budget overschreden wordt (9.000 euro), neemt de organiserende gemeente het restbedrag ten laste.
• Onder ‘kosten’ wordt verstaan: kosten die rechtstreeks bijdragen aan de organisatie van het muzikale evenement: prestatievergoedingen voor artiesten en andere culturele acts, animatie, Unisono, infrastructuur, techniek, promotie, benodigdheden (catering) voor de artiesten, logistiek, koelwagen, …
• Volgende kosten worden niet in rekening genomen: kosten voor catering (drank en voeding) tijdens het evenement indien er ook een inkomst tegenover staat, dus wanneer deze verkocht wordt. Eventuele kosten/vergoedingen voor vrijwilligers/personeel.
• Na ontvangst van de afrekening maken de niet-organiserende gemeenten binnen de maand hun aandeel aan de organiserende gemeente van dat jaar over.

 

5. Overleg

Elke gemeente duidt één contactpersoon aan. Minstens één keer per jaar is er overleg over de voorbije viering en de voorbereiding van de volgende editie.

 

6. Verantwoordelijkheid

De organiserende gemeente van het betreffende jaar zorgt voor de nodige verzekeringen en veiligheidsmaatregelen. Elke gemeente blijft verantwoordelijk voor haar eigen engagementen.

 

7. Wijzigingen

Wijzigingen aan deze afspraken gebeuren in onderling overleg en worden schriftelijk vastgelegd.