Naar aanleiding van de fusie dient het reglement voor de uitleen van gemeentelijke materialen aangepast te worden voor Pajottegem.
Voorlopig worden de door de gebruikers gekende voorwaarden en modaliteiten overgenomen per vroegere deelgemeente.
Dit retributiereglement zal in de loop van 2026 herzien worden samen met de implementatie van het nieuwe reservatiesysteem.
Artikel 41, 162 en 173 van de gecoördineerde Grondwet van 17 februari 1994
Artikel 40, §3, en 41, tweede lid, 14°, van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017
Het gemeenteraadsbesluit van 24 februari 2016 van Herne over de goedkeuring reglement gemeentelijke uitleendienst
Het is noodzakelijk de uitleen van gemeentelijke materialen te koppelen aan voorwaarden.
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het uitleen- en retributiereglement voor de uitleen van gemeentelijke materialen voor uitleendienst Herne als volgt goed:
ARTIKEL 1. ALGEMEEN
Het lokaal bestuur Pajottegem wil de werking van Pajottegemse verenigingen, organisaties en instellingen ondersteunen door het uitlenen van bepaalde materialen via de gemeentelijke uitleendienst. De voorwaarden voor de ter beschikking stelling worden in dit reglement beschreven.
De dienst Evenementen, uitleen en reservaties, gevestigd in het Vrijetijdshuis, Patriotsesteenweg 8A, 1540 Herne, regelt alle aangelegenheden van administratieve aard.
De materialen zijn opgesomd in een lijst die bij dit gemeentelijk uitleenreglement gevoegd wordt. Deze lijst kan te allen tijde aangevuld of gewijzigd worden na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. Het advies van de adviesplatformen jeugd-, cultuur- en/of sport zal steeds gevraagd worden bij wijziging van dit reglement.
ARTIKEL 2. DOELGROEPEN
Het gebruik van materialen uit de gemeentelijke uitleendienst is niet toegestaan voor particulieren en beperkt zich tot:
Hierna genoemd de ‘ontlener’, die gratis gebruik kan maken van de materialen van de gemeentelijke uitleendienst.
Er worden geen materialen uitgeleend aan andere dan hierboven vernoemde ontleners, behalve wanneer het een openbaar evenement betreft en het college van burgemeester en schepenen uitdrukkelijke goedkeuring geeft. Particulieren kunnen geen materialen uitlenen voor privédoeleinden (bv. communie, babyborrel…).
ARTIKEL 3. AANVRAAGPROCEDURE
Indienen aanvraag
De aanvrager richt een schriftelijke aanvraag aan de dienst Evenementen, uitleen en reservaties (online, brief of mail) door middel van het volledig ingevulde daartoe bestemde formulier. De beschikbaarheid kan telefonisch nagevraagd worden, doch de aanvraag is pas definitief na ontvangst van het ingevulde aanvraagformulier. De aanvraag kan ten vroegste 10 maanden voor de activiteit en ten laatste 10 werkdagen voor de datum van de activiteit ingediend worden. Voor aanvragen die later ingediend worden, kan noch de beschikbaarheid noch het wegbrengen en ophalen gegarandeerd worden (zie art. 4). De aanvragen worden chronologisch behandeld, volgens de datum van de aanvraag.
Aanvraagformulier
Het aanvraagformulier vraagt volgende gegevens op:
Pas wanneer er een aanvraag werd ingediend aan de hand van een volledig ingevuld aanvraagformulier, kan de aanvraag officieel verwerkt worden.
Bevestiging aanvraag
De dienst Evenementen, uitleen en reservaties meldt de ontlener of de aanvraag is goedgekeurd of niet binnen een termijn van 5 werkdagen. Eventuele verdere afspraken zullen erna worden gemaakt.
ARTIKEL 4. AFHALEN EN TERUGBRENGEN VAN HET GELEENDE MATERIAAL
Voor de doelgroepen, opgesomd in artikel 2 (a-k)
Anderen
Het materiaal dient door de ontlener op eigen kosten en risico afgehaald worden de laatste werkdag vóór de activiteit en moet de eerste werkdag na de activiteit opnieuw worden afgeleverd en dit tijdens de werkuren van de technisch dienst. Met uitzondering van podia en tenten moet het materiaal afgehaald worden in een gesloten voertuig. De ontlener neemt minstens 4 dagen vóór de uitlening telefonisch contact op met de technische dienst om praktische afspraken te maken.
Bijkomende info
ARTIKEL 5. HET GEBRUIK
Het gebruik van de materialen uit de uitleendienst is beperkt tot de ontlener, activiteit, periode en plaats, zoals bepaald op het aanvraagformulier.
De ontlener zorgt voor de uitgeleende materialen als een goede huisvader.
De ontlener mag in geen geval het ontleende materiaal aan derden uitlenen, noch verhuren.
ARTIKEL 6. VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE ONTLENER
De ontlener is verplicht:
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het geleende materiaal. Het lokaal bestuur is niet aansprakelijk voor ongevallen bij het vervoer en/of gebruik van de materialen.
ARTIKEL 7. AFSPRAKEN TUSSEN DIENST EVENEMENTEN, UITLEEN EN RESERVATIES EN ONTLENER
Annuleringen
Annuleringen dienen door de ontlener minstens 5 werkdagen vóór de datum van de activiteit bekend gemaakt te worden aan de dienst Evenementen, uitleen en reservaties.
Overmacht
Ieder geval van overmacht, waardoor de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen gesteld worden, verbreekt de overeenkomst vastgelegd in het aanvraagformulier. De dienst Evenementen, uitleen en reservaties verwittigt de ontlener van zodra het geval van overmacht zich voordoet. De verwittiging gebeurt bij voorkeur schriftelijk. Er kunnen in dit geval geen enkele rechtsvorderingen of schadevergoedingen ten gunste van de lener/ontlener ontstaan.
Uitlening/onderverhuring aan derden
De ontlener verbindt zich er toe het geleende materiaal in geen geval verder uit te lenen, of te verhuren aan derden. Indien toch verdere uitlening of verhuring van het materiaal wordt vastgesteld worden de materialen ogenblikkelijk teruggevorderd en wordt de ontlener en/of organisatie die hij vertegenwoordigt voor een jaar het recht op uitlenen ontnomen.
Schade
Het lokaal bestuur zal de kosten die voortvloeien uit schade, diefstal of verlies van de uitgeleende voorwerpen, van de aanvrager terugvorderen. Mogelijke kosten zijn herstellingskosten, transportkosten, werkuren,… Schade of verlies dient onmiddellijk te worden meegedeeld aan de dienst Evenementen, uitleen en reservaties via het formulier ‘schademelding B’.
Wanneer de ontlener schade vaststelt aan het uitgeleende materiaal vóór het eigen gebruik, dient dit onmiddellijk te worden meegedeeld aan de dienst Evenementen, uitleen en reservaties via het formulier ‘schademelding A’, en dit alvorens men het materiaal in gebruik neemt. Indien de schade toe te schrijven is aan de vorige ontlener, dan zullen bij deze eerste ontlener de kosten verhaald worden.
ARTIKEL 8.
Door het uitlenen van het materiaal verklaart de lener zich akkoord met dit reglement en waarborgt hij de stipte naleving ervan.
Artikel 2 - Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026.
Artikel 3 - Het gemeenteraadsbesluit van 24 februari 2016 van Herne over de goedkeuring reglement gemeentelijke uitleendienst wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2026.
Artikel 4 - Dit uitleenreglement zal in de loop van 2026 herzien worden samen met de implementatie van het nieuwe reservatiesysteem van Pajottegem.
De gemeenteraad keurt het reglement voor het uitlenen van gemeentelijke materialen uit uitleendienst Herne goed.