Binnen Pajottegem bepalen verschillende gemeentelijke scholen een maximumcapaciteit in het basisonderwijs voor het schooljaar 2026-2027. Ook andere onderwijsaanbieders (vrije scholen en gemeenschapsonderwijs) sluiten zich aan bij het initiatief om een capaciteitsbepaling in te voeren voor het schooljaar 2026-2027. De aanmeldingsprocedure is omvat in één samenwerkingsinitiatief voor Pajottegem.
Hiervoor wordt gewerkt met een digitaal centraal aanmeldsysteem dat ter beschikking wordt gesteld door de Vlaamse overheid. Als er in een school onvoldoende vrije plaatsen zijn, bepaalt het digitaal aanmeldsysteem op een objectieve en wettelijke manier een rangorde.
Het schoolbestuur dat gebruik maakt van een digitaal centraal aanmeldsysteem, is verplicht om een Ombudsdienst Inschrijvingen in te richten waarvan de werking beschreven wordt in een huishoudelijk reglement.
Decreet lokaal bestuur, artikel 40
Decreet basisonderwijs, artikel 37/16
Besluit van de Vlaamse Regering over het inschrijvingsrecht in het basisonderwijs en het secundair onderwijs, artikelen 27-30
Omzendbrief BaO/2022/02 betreffende het inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het gewoon basisonderwijs voor inschrijvingen
Gemeenteraadsbeslissing van 28 oktober 2025 betreffende de capaciteitsbepaling schooljaar 2026-2027 voor de basisscholen van het gemeentelijk onderwijs en vaststellen standaarddossier voor het aanmelden, ordenen en inschrijven
De Ombudsdienst Inschrijvingen staat in voor de eerstelijnsbehandeling van:
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de Ombudsdienst Inschrijvingen voor het onderwijs als volgt goed:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT MET BETREKKING TOT DE OMBUDSDIENST INSCHRIJVINGEN (ODI)
ARTIKEL 1. ALGEMEEN
De Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) wordt opgericht in het kader van een aanmeldprocedure in het gewoon basisonderwijs in Pajottegem.
Het gemeentebestuur fungeert als initiatiefnemer of organisator voor volgende scholen:
Het reglement van orde en de samenstelling van deze Ombudsdienst Inschrijvingen werden opgemaakt conform de regelgeving in het Decreet basisonderwijs, artikel 37/16, het Besluit van de Vlaamse Regering over het inschrijvingsrecht in het basisonderwijs en het secundair onderwijs, artikels 27-30 en de omzendbrief BaO/2022/02 betreffende het inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het gewoon basisonderwijs voor inschrijvingen.
ARTIKEL 2. SAMENSTELLING VAN DE OMBUDSDIENST
De samenstelling van de Ombudsdienst Inschrijvingen bestaat uit een vertegenwoordiger van een erkende oudervereniging en een vertegenwoordiging van alle schoolbesturen.
Voor elke effectieve vertegenwoordiger wordt een plaatsvervanger aangeduid. De namen en contactgegevens van de effectieven en plaatsvervangers zijn opgenomen in een bijlage bij dit reglement.
Deze leden zijn stemgerechtigd.
Experten (directeurs, diensthoofd onderwijs, ambtenaar Huis van het Kind, ambtenaar Kind en Gezin, …) kunnen op vraag van de leden van de Ombudsdienst Inschrijvingen adviserend, zonder stemrecht, deelnemen aan de samenkomst.
Het secretariaat van de Ombudsdienst Inschrijvingen is gevestigd bij de dienst onderwijs van Pajottegem. De contactpersoon van het gemeentebestuur neemt zonder stemrecht deel aan de Ombudsdienst Inschrijvingen in functie van ondersteuning en administratie.
Alle effectieve, plaatsvervangende en adviserende leden van de Ombudsdienst Inschrijvingen zijn gehouden tot discretie over de aangelegenheden die zij in de uitoefening van hun mandaat vernemen. Zij oefenen hun mandaat op een onpartijdige en onbevooroordeelde wijze uit en behartigen het algemeen belang.
De schoolbesturen keuren bij consensus de samenstelling van de Ombudsdienst Inschrijvingen goed.
ARTIKEL 3. TAKEN
De Ombudsdienst Inschrijvingen staat in voor de eerstelijnsbehandeling van:
Een zuiver materiële vergissing is een materiële fout of een verschrijving, begaan bij de materiële verrichtingen die gepaard gaan met de aanmelding en bij de werking van het aanmeldingssysteem, zoals bijvoorbeeld een fout huisnummer intikken tijdens het aanmelden. Vereist is wel dat het een materiële fout of verschrijving betreft waarover nauwelijks discussie mogelijk is. Het betreft met andere woorden een onoplettendheid die met een eenvoudige precisering kan worden rechtgezet. Om een zuiver materiële vergissing te kunnen inroepen moet de betrokkene te goeder trouw gehandeld hebben.
Een technische fout kan zich te allen tijde voordoen. Zo kan bijvoorbeeld het registratiesysteem uitvallen waardoor de betrokkenen zich niet kunnen registreren of kunnen er fouten geslopen zijn in het algoritme waardoor niet alle voorrangsgroepen de voorrang hebben gekregen waar ze recht op hebben.
Een uitzonderlijke situatie is een geval waarbij de betrokkene voor een specifieke school waarvoor hij aanmeldt, een uitzonderlijke situatie inroept die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij die inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot onderwijs te garanderen.
ARTIKEL 4. INDIENEN VAN KLACHTEN EN VRAGEN TOT ERKENNING VAN UITZONDERLIJKE SITUATIES
4.1. Werkwijze voor het indienen van klachten of vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen
Klachten kunnen ingediend worden bij de Ombudsdienst Inschrijvingen binnen een termijn van 15 kalenderdagen na de vaststelling van de betwiste feiten. Klachten die na deze termijn ingediend worden, zijn onontvankelijk.
Klachten of vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen kunnen gemeld worden aan de organisator per brief gericht aan Onderwijs Ombudsdienst Inschrijvingen, gemeentebestuur Pajottegem Marktplein 17, 1570 Pajottegem of per mail aan onderwijs@pajottegem.be, met vermelding van:
De organisator bevestigt de ontvangst van de klacht of vaststelling over een technische fout of een zuiver materiële vergissing aan de indiener ervan.
Eenvoudige wijzigingen van fouten in de aanmelding worden tijdens de aanmeldingsperiode gecorrigeerd door de contactpersoon van het gemeentebestuur.
De organisator zal de klacht, technische fout of materiële vergissing voorleggen aan de leden van de Ombudsdienst Inschrijvingen. De organisator zal dit op digitale wijze doen. Indien de situatie dit vereist, kan er overgegaan worden tot een fysieke bijeenkomst van de Ombudsdienst Inschrijvingen.
Indien de situatie dit vereist kan er bijkomende informatie opgevraagd worden bij de indiener.
4.2. Werkwijze voor vragen over de erkenning van een uitzonderlijke situatie
Een uitzonderlijke situatie is een geval waarbij de betrokkene voor een specifieke school waarvoor hij aanmeldt, een uitzonderlijke situatie inroept die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij die inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot onderwijs te garanderen.
Voor het erkennen van een uitzonderlijke situatie moet melding gemaakt worden aan de organisator per brief gericht aan Onderwijs Ombudsdienst Inschrijvingen, gemeentebestuur Pajottegem Marktplein 17, 1570 Pajottegem of per mail aan onderwijs@pajottegem.be, met vermelding van:
De organisator bevestigt de ontvangst van de vraag tot erkenning van een uitzonderlijke situatie aan de indiener ervan.
Indien de situatie dit vereist kan er bijkomende informatie opgevraagd worden bij de indiener.
ARTIKEL 5. WERKING EN BESLUITVORMING
5.1. Rechtsgeldige samenkomst
De contactpersoon van het gemeentebestuur verzamelt de klachten en/of vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie en legt deze voor aan de leden van de Ombudsdienst Inschrijvingen.
De Ombudsdienst Inschrijvingen kan alle nodige documenten opvragen bij het schoolbestuur of de contactpersoon van het gemeentebestuur.
De contactpersoon van het gemeentebestuur roept in overleg met de voorzitter de Ombudsdienst Inschrijvingen fysiek of digitaal samen op basis van de verzamelde klachten en/of vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie van een in te schrijven leerling.
De Ombudsdienst Inschrijvingen vergadert rechtsgeldig wanneer minstens de helft + één van de leden aanwezig is.
Bij het niet bereiken van het aanwezigheidsquorum bepaalt de voorzitter een nieuwe zitting ten vroegste 36 uur na de eerste zitting en ten laatste binnen de 7 kalenderdagen na de eerste zitting. De tweede zitting vergadert rechtsgeldig ongeacht het aantal aanwezige vertegenwoordigers.
In functie van de continuïteit zal elk effectief lid zoveel mogelijk aanwezig zijn. Indien dit niet mogelijk is, kan men vertegenwoordigd worden door een plaatsvervanger of een volmacht toekennen aan een ander effectief lid. Elk effectief lid bepaalt zelf wie deze plaatsvervanger wordt en zorgt ervoor dat deze voldoende inhoudelijk op de hoogte is. De plaatsvervanger is eveneens een vertegenwoordiger van dezelfde organisatie als het effectief lid dat hij of zij vervangt.
5.2. Recht om gehoord te worden en om leden van de Ombudsdienst te wraken
Ouders en leerlingen en hun vertrouwenspersoon of raadspersoon kunnen, indien zij dit wensen, gehoord worden om een bijkomende toelichting (mondeling of schriftelijk) te geven aan de Ombudsdienst Inschrijvingen. De vraag om gehoord te worden wordt samen met de klacht of vraag ingediend. De contactpersoon van het gemeentebestuur deelt in overleg met de voorzitter per mail aan de indieners van de klacht het uur en de plaats van de hoorzitting mee.
Een ouder kan leden van de Ombudsdienst wraken aan het begin van de zitting. De redenen van de wraking zijn die vermeld in de artikelen 828 en 829, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek. Het lid dat weet dat er een reden tot wraking tegen hem bestaat, moet zich van de zaak onthouden.
5.3. Verslaggeving
Zowel de aanwezigheden, de beraadslaging, de beslissingswijze en de beslissing zelf worden in de verslagen van de Ombudsdienst Inschrijvingen weergegeven. De contactpersoon van het gemeentebestuur is verantwoordelijk voor een correcte verslaggeving.
5.4. Besluitvorming en uitspraak
De Ombudsdienst Inschrijvingen komt rechtsgeldig samen en formuleert een advies binnen de 15 kalenderdagen na het voorleggen van de klacht, vaststelling van een technische fout of zuiver materiële vergissing of vraag tot erkenning van een uitzonderlijke situatie aan de Ombudsdienst Inschrijvingen. De termijn kan verlengd worden indien er bijkomende informatie moet opgevraagd worden om tot een gefundeerde beslissing te komen. De termijn wordt dan verlengd zo lang als nodig is om het dossier te vervolledigen.
De Ombudsdienst Inschrijvingen beslist bij consensus. Indien geen consensus bereikt kan worden, wordt er beslist bij gewone meerderheid. Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
ARTIKEL 6. GEVOLGEN VAN HET ADVIES
6.1. Gevolgen van het advies in het geval van een technische fout of een zuiver materiële vergissing
Als een technische fout of een zuiver materiële vergissing wordt vastgesteld vóór de definitieve toewijzingen en de Ombudsdienst Inschrijvingen een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling met de correctie van de fout worden opgenomen in het aanmeldingsregister voor het basisonderwijs Pajottegem vóór de definitieve toewijzing gebeurt.
Als een technische fout of een zuiver materiële vergissing wordt vastgesteld na de definitieve toewijzing en de Ombudsdienst Inschrijvingen een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het schoolbestuur in overcapaciteit worden ingeschreven.
Als de Ombudsdienst Inschrijvingen een negatief advies geeft over de technische fout of de zuiver materiële vergissing vóór of na de definitieve toewijzing, dan hoeft het schoolbestuur niks te wijzigen aan de aanmelding of toewijzing van de leerling in kwestie.
6.2. Gevolgen van het advies in het geval van een uitzonderlijke situatie
Als een ouder een vraag voor de erkenning van een uitzonderlijke situatie stelt aan de Ombudsdienst Inschrijvingen dan legt de Ombudsdienst Inschrijvingen de vraag voor aan het schoolbestuur in kwestie. De organisator zal dit op digitale wijze doen.
Als het schoolbestuur in kwestie een eventuele inschrijving in overcapaciteit haalbaar acht, legt het schoolbestuur die vraag voor aan de Commissie inzake Leerlingenrechten (CLR). De CLR beslist binnen 30 kalenderdagen over de uitzonderlijke situatie waarbij die inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling.
Als de CLR de uitzonderlijke situatie bevestigt waarbij de inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot het onderwijs te garanderen, kan de leerling in overcapaciteit worden ingeschreven.
ARTIKEL 7. MEDEDELING VAN DE UITSPRAAK
Het advies van de Ombudsdienst Inschrijvingen wordt binnen een termijn van 5 kalenderdagen na de samenkomst van de Ombudsdienst Inschrijvingen door de contactpersoon van het gemeentebestuur elektronisch verstuurd naar het e-mailadres van de betrokken ouder in naam van de leden van de Ombudsdienst Inschrijvingen.
Bij de kennisgeving van het advies van de Ombudsdienst Inschrijvingen of de negatieve beslissing van het schoolbestuur over de melding of klacht over het technische probleem of de zuiver materiële fout, wordt gewezen op de beroepsmogelijkheid bij de Commissie inzake Leerlingenrechten (CLR).
ARTIKEL 8. MOGELIJKHEID TOT BEROEP
Nadat de klacht over een technische fout of materiële vergissing is behandeld door de Ombudsdienst Inschrijvingen, kan door de ouder een beroep ingediend worden bij de Commissie inzake Leerlingenrechten (CLR).
De behandeling van de uitzonderlijke situatie kan geen voorwerp uitmaken van een klacht bij de CLR.
De behandeling van een klacht of vraag bij de Ombudsdienst Inschrijvingen schort de termijn op voor de indiening van een klacht bij de Commissie inzake Leerlingenrechten en de termijn van 10 kalenderdagen voor de bemiddeling door een LOP-deskundige, aangesteld voor bemiddeling buiten het werkingsgebied van een LOP-gebied (LOP = Lokaal Overlegplatform Onderwijs). Pajottegem valt buiten het werkingsgebied van een LOP.
Artikel 2 - Dit reglement treedt met onmiddellijke ingang in werking en heft alle voorgaande reglementen van orde van de Ombudsdienst Inschrijvingen op.
De gemeenteraad keurt het reglement van orde van de Ombudsdienst Inschrijvingen in het onderwijs goed.