Sinds 1 januari 2018 is er een intensieve samenwerking op vlak van sport binnen de sportregio Pajottenland. Het beheerscomité van de ILV Sportregio Pajottenland vraagt aan de verschillende gemeenteraden van de deelnemende gemeenten om een aantal aanpassingen in het huishoudelijk reglement en de statuten goed te keuren.
Deze aanpassingen werden reeds goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 oktober 2025, maar het huishoudelijk reglement diende volledig te worden opgenomen in het gemeenteraadsbesluit.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 40 en 41 en 392 tot en met 395
Het gemeenteraadsbesluit van 28 oktober 2025 over de goedkeuring statuten en huishoudelijk reglement ILV Sportregio Pajottenland
Het gemeenteraadsbesluit van 22 november 2017 (Herne) betreffende de goedkeuring van de samenwerking binnen de ILV sportregio Pajottenland, de statuten en het huishoudelijk reglement van de ILV Sportregio Pajottenland
Het gemeenteraadsbesluit van 28 november 2017 (Galmaarden en Gooik) betreffende de goedkeuring van de samenwerking binnen de ILV sportregio Pajottenland, de statuten en het huishoudelijk reglement van de ILV Sportregio Pajottenland
Het beheerscomité (samenstelling van de schepenen van sport van de betrokken lokale besturen Affligem, Bever, Liedekerke, Lennik, Pajottegem, Pepingen, Roosdaal en Ternat) kwam op 6 februari 2025 samen om het huishoudelijk reglement en de statuten te bespreken en voorstellen uit te werken tot aanpassing. De aanpassingen zijn noodzakelijk aangezien er een fusiegemeente (Pajottegem) is gekomen en een aantal artikelen een kleine update nodig hebben.
Aanpassingen huishoudelijk reglement
Artikel 9. Algemene bepalingen
De bijdragen zullen vanuit het administratief secretariaat van de interlokale vereniging ten laatste tegen 31 maart met factuur opgevraagd worden aan de participanten.
Artikel 10. Volmachthouders
Onder de sportambtenaren van de werkgroep worden door het beheerscomité minstens 3 volmachthouders gekozen, waarvan minimum 1 schepen en 2 ambtenaren. Deze hebben alle rechten op de rekening van de “ILV SRP”. De financieel beheerder is één van de volmachthouders.
Aanpassingen statuten
Artikel 3. Duurtijd
De duurtijd van de overeenkomst wordt vastgelegd volgens een engagement van onbepaalde duur, met ingang vanaf 1 januari 2026 maar biedt de mogelijkheid tot opzeggen van de overeenkomst tijdens het eerste jaar van elke nieuwe legislatuur. De opzeg van de overeenkomst dient voor 1 juli van het eerste jaar van de nieuwe legislatuur te worden overgemaakt aan het beheerscomité van de ILV SRP.
Artikel 4. Zetel
Interlokale Vereniging Sportregio Pajottenland
p/a ILV Sportregio Pajottenland
Marktplein 17
1570 Pajottegem
Artikel 6. Inbreng en toetreding
Artikel 9. Quorum en wijze van beslissen
Het beheerscomité kan slechts geldig vergaderen indien de meerderheid (fysiek of digitaal) aanwezig is.
Artikel 1 - Het huishoudelijk reglement van de Interlokale Vereniging Sportregio Pajottenland wordt als volgt goedgekeurd:
HOOFDSTUK 1 – BEHEERSCOMITÉ
Artikel 1 - Vergaderritme en samenroeping
Het beheerscomité vergadert minstens 1 maal per kalenderjaar. De uitnodiging, die de agenda bevat, wordt minstens 14 kalenderdagen voor de vergaderdatum verstuurd. De vergaderingen van het beheerscomité worden samengeroepen door de voorzitter. Indien minstens een derde van de vertegenwoordigers van de participanten daartoe verzoekt, is de voorzitter verplicht het beheerscomité samen te roepen.
Wanneer minstens de helft van de leden vraagt om een vergadering roept de voorzitter van het beheerscomité, binnen de 21 dagen na het verzoek, het beheerscomité bijeen. De vergadering moet dan uiterlijk gehouden worden binnen de 40 dagen na het verzoek.
Samen met de agenda worden aan de leden alle relevante stukken digitaal ter beschikking gesteld of opgestuurd. Wat de rekening betreft dient een exemplaar van de rekening, met uitzondering van de bewijsstukken, mee te worden gestuurd. Dit geldt eveneens voor het jaarverslag en het programma voor het volgende werkjaar. De bewijsstukken bij de rekening zijn ter inzage op het administratief secretariaat van de interlokale vereniging.
Artikel 2 - Manier van vergaderen
De vergaderingen van het beheerscomité vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende lokale besturen.
De voorzitter van het beheerscomité leidt de vergaderingen.
Artikel 3 - Verslag
Het verslag van de vergadering wordt opgemaakt door de sportambtenaar van het lokaal bestuur waar de vergadering doorgaat of bij afwezigheid door een andere aanwezige sportambtenaar.
De verslagen van de vergaderingen worden binnen de maand na de vergadering bezorgd aan de leden van het beheerscomité en zijn ter inzage beschikbaar op de gemeentelijke sportdiensten van de participerende lokale besturen.
Artikel 4 - Verkiezing voorzitter en ondervoorzitter beheerscomité
De voorzitter en ondervoorzitter worden aangeduid onder de stemgerechtigde afgevaardigden van de participerende lokale besturen. Dit gebeurt telkens in de eerste 6 maanden volgend op het jaar van de verkiezingen en in de eerste 6 maanden na de aanvang van elke nieuwe periode van de ILV sportregio Pajottenland.
De verkiezing gebeurt bij middel van geheime stemming. Bij staking van stemming wordt een herstemming georganiseerd. Bij een nieuwe staking wordt de jongste kandidaat weerhouden.
HOOFDSTUK 2 – WERKGROEP
Artikel 5 - Samenstelling
Het beheerscomité wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door een werkgroep van sportambtenaren.
Ieder participerend lokaal bestuur wijst minstens één verantwoordelijke sportambtenaar toe aan de “ILV SRP”.
De voorzitter van de werkgroep wordt gekozen uit de afgevaardigde sportambtenaren van de participerende lokale besturen. Dit gebeurt telkens in de eerste 6 maanden volgend op het jaar van de verkiezingen en in de eerste 6 maanden na de aanvang van elke nieuwe periode van de ILV sportregio Pajottenland.
De secretaris van de werkgroep wordt gekozen uit de afgevaardigde sportambtenaren van de participerende lokale besturen. Dit gebeurt jaarlijks door de werkgroep zelf.
Artikel 6 - Taken en verdeling van taken
Tot de opdrachten van de werkgroep behoren:
De verdeling van de taken binnen de werkgroep wordt jaarlijks bepaald. Dit wordt vastgelegd voor het volgende werkjaar op de laatste vergadering van het lopende werkjaar. De verdeling van de taken is flexibel en kan in onderling overleg worden gewijzigd.
Iedere verantwoordelijke gemeentelijke sportambtenaar staat in voor de zijn/haar toebedeelde taken en organiseert, coördineert, communiceert en evalueert de kwaliteitsvolle werking van deze taken.
Artikel 7 - Manier van vergaderen
De werkgroep vergadert telkens wanneer de omstandigheden dit vereisen, met een minimum van 6 keer per jaar.
De vergaderingen van de werkgroep vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende lokale besturen.
De leden van de werkgroep worden door de voorzitter of een afgevaardigde van de werkgroep per mail uitgenodigd.
De voorzitter van de werkgroep leidt de vergaderingen.
Het verslag van de vergadering wordt opgemaakt door de medewerker van ILV SRP of bij afwezigheid door een andere aanwezige sportambtenaar. De verslagen van de vergaderingen worden binnen de maand na de vergadering bezorgd aan de leden van de werkgroep.
Artikel 8 - Briefwisseling
Alle officiële briefwisseling wordt ondertekend door de voorzitter en/of de secretaris van de werkgroep of op vraag van de werkgroep door de voorzitter van het beheerscomité.
HOOFDSTUK 3 – FINANCIEEL BEHEER
Artikel 9 - Algemene bepalingen
Het financieel boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
De bijdragen zullen vanuit het administratief secretariaat van de interlokale vereniging ten laatste tegen 31 maart met factuur opgevraagd worden aan de participanten.
De interlokale vereniging is verplicht de wet op de overheidsopdrachten toe te passen.
Artikel 10 - Volmachthouders
Onder de sportambtenaren van de werkgroep worden door het beheerscomité minstens 3 volmachthouders gekozen, waarvan minimum 1 schepen en 2 ambtenaren. Deze hebben alle rechten op de rekening van de “ILV SRP”. De financieel beheerder is één van de volmachthouders.
Artikel 11 - Financieel beheerder
De aan de vereniging ter beschikking gestelde middelen worden beheerd door een financieel beheerder. Deze wordt aangeduid door het beheerscomité.
De financieel beheerder volgt de inningen en de betalingen op en brengt verslag hiervan uit tijdens de vergaderingen van de werkgroep en één keer per jaar aan het beheerscomité.
Artikel 12 - Rekeningtoezichters
De controle van de rekening, door de aangestelde rekeningtoezichters, gebeurt op de zetel van de interlokale vereniging, zonder verplaatsing van de stukken. Zij worden daartoe uitgenodigd door het beheerscomité en krijgen inzage in de stukken die ze voor de uitoefening van hun taak nodig achten. Hun taak bestaat uit het oordelen over de juistheid van de cijfers en niet over de grond van de uitgaven. Zij brengen verslag uit op de vergadering van het beheerscomité voor de stemming van het financieel verslag.
Artikel 2 - Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 januari 2026.
Artikel 3 - De statuten van de Interlokale Vereniging Sportregio Pajottenland worden goedgekeurd.
Het huishoudelijk reglement en de statuten van de interlokale vereniging Sportregio Pajottenland worden goedgekeurd.