Naar aanleiding van de fusie dient het retributiereglement voor de gemeentelijke socioculturele infrastructuur aangepast te worden voor Pajottegem.
Voorlopig worden de door de gebruikers gekende voorwaarden en modaliteiten overgenomen per vroegere deelgemeente.
Dit retributiereglement zal in de loop van 2026 herzien worden samen met de implementatie van het nieuwe reservatiesysteem.
Artikel 41, 162 en 173 van de gecoördineerde Grondwet van 17 februari 1994
Artikel 40, §3, en 41, tweede lid, 14°, van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017
Het gemeenteraadsbesluit van 23 december 2024 (Herne) over de definitieve beslissing tot vrijwillige fusie - Retributiereglement tarieven voor gebruik van gemeentelijke infrastructuur: aanpassing
Het gemeenteraadsbesluit van 23 september 2015 van Herne over het gebruikersreglement gemeentelijke infrastructuur
Voor het gebruik van de gemeentelijke socioculturele infrastructuur dient een retributie bepaald te worden.
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het retributiereglement voor de gemeentelijke socioculturele infrastructuur gevestigd in Herne en Sint-Pieters-Kapelle als volgt goed:
Artikel 1. Algemeen
Het lokaal bestuur wil bouwen aan het gemeenschapsleven, het sociaal weefsel versterken en het verenigingsleven ondersteunen. Om deze redenen stelt het lokaal bestuur infrastructuur ter beschikking voor socioculturele activiteiten.
Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de gemeentelijke zalen, lokalen en ruimten, met name;
Terminologie
In dit reglement verstaan we onder
Artikel 2. Bestemming en gebruikers
Het lokaal bestuur Pajottegem (met inbegrip van de administratieve diensten en de gemeentelijke adviesplatformen) heeft bij voorrang en in eerste orde een prioriteitsrecht voor het gratis gebruik van de infrastructuur voor het inrichten van eigen activiteiten en activiteiten die zij ondersteunt.
Daarnaast kan de infrastructuur, bij naleving van onderhavig reglement, gebruikt worden door verenigingen en particulieren om er sociale, educatieve, culturele, recreatieve of toeristische activiteiten te organiseren die overeenkomen met de bestemming die aan de infrastructuur wordt gegeven.
De hoofdbestemming van de infrastructuur is als volgt vastgelegd:
Zijn niet toegelaten:
Artikel 3. Beschikbare infrastructuur
Polyvalente feestzaal
Dominicanessenklooster
Een inventaris van de beschikbare materialen is te verkrijgen bij de dienst Evenementen, uitleen en reservaties.
De maximale capaciteit zoals beschreven in het brandweerverslag, dient te worden nageleefd. Dit verslag is te verkrijgen bij de dienst Evenementen, uitleen en reservaties.
I. BIJZONDERE BEPALINGEN OP HET GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR EN HET MATERIAAL
Artikel 4. Dienstregeling
Polyvalente feestzaal
De feestzaal wordt tussen 8u en 5u ’s nachts ter beschikking gesteld. De openingsuren van de lokalen dienen voor aanvang van de activiteit besproken te worden met de dienst Evenementen, uitleen en reservaties.
Dominicanessenklooster
De lokalen worden tussen 8u en 23u ter beschikking gesteld. De openingsuren van de lokalen dienen voor aanvang van de activiteit besproken te worden met de dienst Evenementen, uitleen en reservaties. Een dag wordt opgesplitst in drie dagdelen:
De tuin is toegankelijk tussen 8u en zonsondergang.
Artikel 5. Toegang
Elke gebruiker dient dit gebruikersreglement na te leven. Bij weerspannigheid of niet-naleving van dit reglement kan het CBS de verdere toegang tot de infrastructuur ontzeggen en/of een beroep doen op de politiediensten. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de bezoekers eveneens het reglement naleven.
Alleen de opengestelde en gereserveerde gedeelten van de infrastructuur zijn toegankelijk voor de gebruiker en het publiek en dit uitsluitend via de daartoe bestemde ingangen.
Artikel 6. Gebruikers
Het gebruik van de infrastructuur is beperkt tot de gebruiker, activiteit, periode en plaats, zoals bepaald in de aanvraag.
Categorieën gebruikers:
| Categorie 0 |
Diensten van het lokaal bestuur, adviesplatformen, politiezone Pajottenland, initiatieven i.s.m. de gemeente |
| Categorie A |
Erkende Pajottegemse verenigingen, alle onderwijsinstellingen gevestigd in Pajottegem en de bijhorende school- en /of oudercomités, rusthuizen van Pajottegem |
| Categorie B |
Inwoners uit Pajottegem en niet erkende verenigingen uit Pajottegem |
| Categorie C |
Inwoners en verenigingen buiten Pajottegem |
Artikel 7. Gebruik
Na gebruik word(t)en (indien van toepassing):
Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de gebruiker verwijderd.
De controle op het net en correct nalaten van de zaal en de toebehoren gebeurt door een conciërge, aangesteld door het lokaal bestuur. De gebruiker verklaart zich akkoord met de bevindingen opgesteld door deze conciërge. Verkiest de gebruiker echter een tegensprekelijke vaststelling dan dient hij hiervoor de nodige afspraken te maken met het lokaal bestuur. De vaststelling moet gebeuren binnen een kort tijdsbestek na het gebruik van de zaal zodat de volgende reservaties niet in het gedrang komen.
Artikel 8. Wetgeving
Elke gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle voorschriften van de gemeente en alle bovenlokale overheden, van auteursrechten, van politiereglementen, de gemeentelijke reglementen en van de wet op de handelspraktijken. Unisono is voor rekening van de gebruiker.
Artikel 9. Verzekering
De gebruiker dient een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke en materiële schade af te sluiten voor zijn activiteit (voor zover deze hier nog niet over zou beschikken).
De brandverzekering daarentegen is niet verplicht vermits het CBS een brandverzekering met afstand van verhaal tov de gebruiker heeft afgesloten.
Artikel 10. Verbodsbepalingen
Artikel 11. Schade
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw en aan het meubilair zowel door hemzelf, zijn aangestelden als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.
Een schadevergoeding wordt de gebruiker aangerekend ten bedrage van herstelling- of vervangingskosten. Eventuele beschadigingen of diefstal moeten onmiddellijk gemeld worden aan de dienst Evenementen, uitleen en reservaties of de conciërge. Bij herhaalde of ernstige beschadiging kan de betrokken organisatie, vereniging of privépersoon voor een bepaalde periode geschorst of uitgesloten worden van de dienstverlening. Het College van Burgemeester en Schepenen neemt deze beslissingen.
Artikel 12. Schoonmaak
De vergoeding voorzien onder de rubriek schoonmaak zal de vereniging of particulier worden aangerekend indien de in gebruik genomen ruimte niet in zijn oorspronkelijke staat wordt achtergelaten.
Dit houdt in dat stoelen en tafels worden gereinigd en opnieuw worden opgesteld op de oorspronkelijke plaats. Glazen, bestek en vaatwerk worden afgewassen, gespoeld, afgedroogd en op hun oorspronkelijke plaats teruggezet. De vloer, de basisuitrusting en de toiletten worden proper achtergelaten. Het nodige poetsgerief (borstel, aftrekker, dweil, emmer) wordt hiervoor voorzien.
Indien aan één van deze voorwaarden niet wordt voldaan, wordt zonder enige discussie per lokaal het tarief voor schoonmaak doorgerekend aan de gebruiker (= 30 euro/uur), met een minimum van 150 euro (= waarborg).
Voorbeeld:
De grondige schoonmaak (inclusief dweilen) van de keuken, de zaal/het lokaal en het sanitair moet gebeuren onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit of volgens de richtlijnen van de conciërge en in elk geval ten laatste in de voormiddag van de dag na de gereserveerde datum.
Op het respect voor de infrastructuur zal strikt worden toegezien. Nalatigheid bij het onderhoud van de zaal zal onvermijdelijk streng beoordeeld worden.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
Het lokaal bestuur Pajottegem kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen ten gevolge van het gebruik van de aanwezige infrastructuur en accommodatie.
Artikel 14. Bezichtiging en bezetting van de lokalen
Indien men de zaal of het lokaal op voorhand wenst te bezichtigen, dient men contact op te nemen met de dienst Evenementen, uitleen en reservaties. Ook voor de bezetting van de lokalen, kan er met de dienst contact opgenomen worden.
II. AANVRAAG
Artikel 15. Aanvraagprocedure
De aanvraag gebeurt via het digitaal reservatiesysteem.
Reservaties kunnen ten vroegste 1 jaar en ten laatste 1 maand op voorhand aangevraagd worden. Voor eenvoudige activiteiten met een beperkte impact kan het CBS verkortingen van deze termijn toestaan.
Ieder persoon die een aanvraag indient voor het gebruik van een bepaald lokaal is verplicht zijn volledige identiteit bekend te maken. Deze persoon zal als hoofdelijk verantwoordelijke van de activiteit optreden. Hij/zij staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de geplande activiteit. De geplande activiteit moet gedetailleerd omschreven worden bij de aanvraag van een lokaal.
De dienst Evenementen, uitleen en reservaties gaat na of de aanvraag overeenstemt met de bepalingen van het reglement. Daarop wordt al dan niet de toestemming verleend.
De dienst Evenementen, uitleen en reservaties meldt de ontlener of de aanvraag is goedgekeurd of niet binnen een termijn van 5 werkdagen. De reservering is pas definitief na betaling (indien van toepassing). De waarborg dient uiterlijk 1 maand voor de activiteit betaald te worden.
Eventuele verdere afspraken zullen erna worden gemaakt.
Artikel 16. Wijze van betaling
Elke gebruiker dient bij reservatie de waarborg te betalen, met uitzondering voor rouwmaaltijden. Zonder betaling van de waarborg, wordt de zaal niet ter beschikking gesteld van de gebruiker. Na de activiteit zal de afrekening opgestuurd worden door de rekendienst. De huur is onder andere afhankelijk van de aard van de activiteit en de woonplaats van de gebruiker.
De huurprijs en de waarborg zijn bepaald door de gemeenteraad en kunnen door het College van Burgemeester en Schepenen na een schriftelijke aanvraag voor uitzonderlijke gevallen herzien worden.
Artikel 17. Tarieven
Polyvalente feestzaal SPK (inclusief gebruik keuken)
|
|
|
Categorie 0 |
Categorie A |
Categorie B |
Categorie C |
| Commerciële activiteiten (eetfestijn, bedrijfsactiviteiten) |
Dag |
0 euro |
225 euro |
300 euro |
450 euro |
| Niet-commerciële activiteiten (ledenfeest, privéfeest) |
Dag |
0 euro |
75 euro |
300 euro |
450 euro |
| Koffietafel |
Dag |
NVT |
NVT |
125 euro |
200 euro |
| Vergadering / cursus (kookles, workshop, creales,…) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
25 euro |
50 euro |
| Repetities PML (podium, muziek en letteren) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
NVT |
NVT |
Dominicanessenklooster: grote zaal + keukentje
|
|
|
Categorie 0 |
Categorie A |
Categorie B |
Categorie C |
| Commerciële activiteiten (uitgezonderd eetfestijnen) |
Dag |
0 euro |
150 euro |
250 euro |
350 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
50 euro |
100 euro |
150 euro |
|
| Niet-commerciële activiteiten (ledenfeest, privéfeest) |
Dag |
0 euro |
75 euro |
250 euro |
350 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
25 euro |
100 euro |
150 euro |
|
| Vergadering / cursus (kookles, workshop, creales,…) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
75 euro |
150 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
0 euro |
25 euro |
50 euro |
|
| Repetities PML (podium, muziek en letteren) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
50 euro |
75 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
0 euro |
25 euro |
30 euro |
|
| Tentoonstelling (zonder verkoop van de werken) |
Dag |
0 euro |
75 euro |
150 euro |
250 euro |
Dominicanessenklooster: grote kapel of groot leslokaal
|
|
|
Categorie 0 |
Categorie A |
Categorie B |
Categorie C |
| Commerciële activiteiten (uitgezonderd eetfestijnen) |
Dag |
0 euro |
100 euro |
200 euro |
300 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
25 euro |
75 euro |
100 euro |
|
| Niet-commerciële activiteiten (ledenfeest, privéfeest) |
Dag |
0 euro |
50 euro |
200 euro |
300 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
15 euro |
75 euro |
100 euro |
|
| Vergadering / cursus (workshop, creales,…) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
50 euro |
150 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
0 euro |
20 euro |
50 euro |
|
| Repetities PML (podium, muziek en letteren) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
50 euro |
75 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
0 euro |
20 euro |
25 euro |
|
| Tentoonstelling (zonder verkoop van de werken) |
Dag |
0 euro |
75 euro |
150 euro |
250 euro |
Dominicanessenklooster: kleine kapel of klein leslokaal
|
|
|
Categorie 0 |
Categorie A |
Categorie B |
Categorie C |
| Vergadering / cursus |
Dag |
0 euro |
0 euro |
35 euro |
75 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
0 euro |
12,50 euro |
25 euro |
|
| Repetities PML (podium, muziek en letteren) |
Dag |
0 euro |
0 euro |
35 euro |
75 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
0 euro |
12,50 euro |
25 euro |
Tuin
|
|
|
Categorie 0 |
Categorie A |
Categorie B |
Categorie C |
| Commercieel |
Dag |
0 euro |
150 euro |
200 euro |
250 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
40 euro |
50 euro |
75 euro |
|
| Niet-commercieel |
Dag |
0 euro |
75 euro |
200 euro |
250 euro |
| Dagdeel |
0 euro |
25 euro |
40 euro |
75 euro |
Combinatie van zalen/lokalen
Gebruik van 2 lokalen: 50% korting op de goedkoopste zaal*
Gebruik van 3 of meer lokalen: 75% korting op de goedkoopste zalen*
*Afhankelijk van het doel en de categorie van gebruiker
Waarborg
|
|
Polyvalente zaal SPK |
Klooster: zaal |
Klooster: grote kapel en groot leslokaal |
Klooster: kleine kapel en klein leslokaal |
| Commercieel |
150 euro |
150 euro |
150 euro |
100 euro |
| Niet-commercieel |
150 euro |
150 euro |
150 euro |
100 euro |
| Tentoonstelling |
50 euro |
50 euro |
50 euro |
50 euro |
Artikel 18. Slotbepalingen
Alle beslissingen in uitvoering van onderhavig reglement waarvoor geen specifieke maatregelen voorzien zijn, behoren tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2 - Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026.
Artikel 3 - Het gemeenteraadsbesluit van 23 december 2024 (Herne) over de definitieve beslissing tot vrijwillige fusie - Retributiereglement tarieven voor gebruik van gemeentelijke infrastructuur: aanpassing wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2026.
Artikel 4 - Dit retributiereglement zal in de loop van 2026 herzien worden samen met de implementatie van het nieuwe reservatiesysteem van Pajottegem.
De gemeenteraad keurt het retributiereglement voor de gemeentelijke socioculturele infrastructuur gevestigd in Herne en Sint-Pieters-Kapelle goed.