Besluit  Gemeenteraad

REGLEMENT VOOR DE (H)EERLIJKE KOFFIEACTIE 

(In het kader van de erkenning van Pajottegem als Faire Gemeente) 

DEFINITIES 

(H)eerlijke Koffieactie:
Een initiatief van het Lokaal Bestuur Pajottegem waarbij verenigingen gestimuleerd worden om Fair Trade koffie te schenken tijdens hun activiteiten, als onderdeel van het engagement van Pajottegem als Faire Gemeente. 

Vereniging:
Elke Pajottegemse vereniging, organisatie, feitelijke vereniging of werkgroep die activiteiten organiseert op het grondgebied van Pajottegem. 

Fair Trade producten:
Producten die volgens Faire Gemeente voldoen aan de standaarden van eerlijke handel en volgende Fair Trade-label dragen: WFTO, Fairtrade (Belgium), Fair For Life en SPP. 

ALGEMENE BEPALINGEN 

Artikel 1. Aanleiding en doel 

Dit reglement ondersteunt het engagement van Pajottegem als Faire Gemeente door verenigingen aan te moedigen Fair Trade koffie aan te bieden tijdens hun activiteiten. Zo draagt het lokaal bestuur bij aan eerlijke handel, duurzame consumptie en meer bewustwording rond Fair Trade in de gemeente. 

Artikel 2. Toepassingsgebied 

Dit reglement is van toepassing op alle Pajottegemse verenigingen die een openbaar evenement organiseren en daarbij willen deelnemen aan de (H)eerlijke Koffieactie. Ze moeten hiervoor voldoen aan de voorwaarden zoals hieronder vastgelegd. 

VOORWAARDEN EN HOEVEELHEDEN

Artikel 3. Deelnamevoorwaarden 

Een vereniging die deelneemt aan de (H)eerlijke Koffieactie verklaart zich akkoord met de volgende voorwaarden: 

• Fair Trade campagnemateriaal: De vereniging maakt gebruik van het campagnemateriaal dat hen aangeboden wordt wanneer zij de koffie afhalen.  
• Vermelding op menukaart of infobord: Indien er een menukaart, prijslijst of infobord aanwezig is, wordt hierop duidelijk vermeld dat er Fair Trade koffie geschonken wordt. 
• Aankoop van extra koffie: Indien de vereniging meer koffie verbruikt dan de hoeveelheid die door het Lokaal Bestuur Pajottegem wordt voorzien, engageert zij zich om bijkomend uitsluitend Fair Trade koffie aan te kopen. Men let hierbij op de correcte Fair Trade-labels (WFTO, Fairtrade (Belgium), Fair For Life en SPP). 
• Frequentie van deelname: Elke vereniging kan maximum twee keer per kalenderjaar deelnemen aan de (H)eerlijke Koffieactie. 

Artikel 4. Hoeveelheid koffie per activiteit 

Het Lokaal Bestuur Pajottegem voorziet per goedgekeurde deelname: 

• 500 g Fair Trade koffie voor gewone activiteiten; 
• 1 kg Fair Trade koffie voor eetfestijnen. 

De koffie en het Fair Trade campagnemateriaal worden afgehaald op een door het bestuur aangeduide locatie. 

PROCEDURE 

Artikel 5. Aanvraag  

De vereniging dient een aanvraag in via het gemeentelijk formulier of via het digitaal loket. 

De aanvraag bevat minstens: 

1. naam van de vereniging, 

2. datum en omschrijving van de activiteit, 

3. contactgegevens van de verantwoordelijke. 

Artikel 6. Beoordeling en bevestiging 

De bevoegde dienst controleert of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden van dit reglement. 

Bij goedkeuring ontvangt de vereniging: 

1. een bevestiging van deelname, 

2. praktische info over het afhalen van de koffie en het materiaal. 

CONTROLE EN SANCTIES 

Artikel 7. Controle 

Het Lokaal Bestuur Pajottegem behoudt zich het recht voor om tijdens de activiteit te controleren of: 

• de Fair Trade campagnematerialen zichtbaar aanwezig zijn, 
• Fair Trade koffie wordt geschonken, 
• extra aangekochte koffie de juiste Fair Trade Labels draagt. 

Artikel 8. Sancties 

Bij het niet naleven van de voorwaarden kan het bestuur: 

• de vereniging uitsluiten van verdere deelname aan de actie; 
• verstrekte producten terugvorderen. 

SLOTBEPALINGEN 

Artikel 9. Privacy 

Het Lokaal Bestuur Pajottegem verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de administratieve opvolging van dit reglement.

Deze gegevens worden niet gedeeld met derden en worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen.

Artikel 2 -  Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en maakt deel uit van de uitvoering van het Fair Trade-beleid binnen de erkenning van Pajottegem als Faire Gemeente.