Naar aanleiding van de fusie tot de gemeente Pajottegem is het aangewezen om de drie bestaande huishoudelijke reglementen sport van de voormalige gemeenten te harmoniseren tot één uniform huishoudelijk reglement. Op die manier wordt een eenduidige en transparante regeling gecreëerd voor alle gebruikers van de gemeentelijke infrastructuur.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 40
Het gemeenteraadsbesluit van 4 juni 2009 over het reglement voor het gebruik van de sporthal De Hernekouter
Het gemeenteraadsbesluit van 25 november 2014 over het huishoudelijk reglement voor de gemeentelijke sportinfrastructuur Galmaarden
Het gemeenteraadsbesluit van 31 januari 2023 over het huishoudelijk reglement gemeentelijk sportcentrum Koornmolen
Gunstig advies van het adviesplatform sport op 29 juni 2026.
Het voorliggende huishoudelijk reglement sport bundelt de algemene bepalingen die van toepassing zijn op alle gemeentelijke sites in één gemeenschappelijke sectie. Daarnaast bevat het document per locatie een bijlage waarin de specifieke afspraken, gebruiksvoorwaarden en eventuele afwijkingen voor de desbetreffende site zijn opgenomen.
Deze werkwijze zorgt voor een uniforme toepassing van de algemene regels, terwijl tegelijk rekening wordt gehouden met de eigenheid en specifieke kenmerken van de verschillende gemeentelijke locaties.
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement gemeentelijke sportinfrastructuur als volgt goed:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPORTINFRASTRUCTUUR
HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1. Aanleiding en doel
Het lokaal bestuur Pajottegem stelt graag de gemeentelijke sportinfrastructuur ter beschikking van verenigingen, organisaties, instellingen en particulieren om op die manier bij te dragen tot een sportief en gezond leven in Pajottegem.
Dit reglement heeft tot doel de goede orde, veiligheid en netheid te verzekeren in de gemeentelijke zalen die ter beschikking worden gesteld aan verenigingen, organisaties, instellingen en particulieren. Het reserveren van gemeentelijke sportinfrastructuur verloopt volgens de voorwaarden opgenomen in dit reglement.
Artikel 2. Toepassingsgebied
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de gemeentelijke sportinfrastructuur met name:
Sportsite Hernekouter, Hernekouter 1, 1540 Herne: sporthal, voetbalpleinen, Finse piste, multisportterrein.
Sportsite Koornmolen, Processiestraat 15, 1755 Gooik: sporthal, voetbalpleinen, Finse piste, multisportterrein, petanquehal, atletiekpiste, skateterrein, bikepark, beweegtuin.
Sportsite Galmaarden, Stationsstraat 47, 1570 Galmaarden: voetbalterreinen, kaatsterrein, tennisterrein, Finse piste met fit-o-meter, padelterreinen.
Sportsite Tollembeek, Hernestraat, 1570 Tollembeek: voetbalterreinen, kaatsterrein, petanqueterreinen, multisportterrein.
Sportsite Vollezele, Vollezelestraat, 1570 Vollezele: voetbalterrein.
TRB, Marktplein 19, 1570 Galmaarden: sportzaal boven, sportzaal beneden.
Het volledige overzicht van de sportinfrastructuur (materialen, bestemming, specifieke aandachtspunten, ...) en de reservatievoorwaarden zijn terug te vinden in de bijlagen.
Artikel 3. Terminologie
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
CBS: het college van burgemeester en schepenen
AGB: het Autonoom gemeentebedrijf Pajottegem
Beheerder: de persoon die door het CBS werd aangesteld om alle praktische aangelegenheden omtrent de gemeentelijke sportinfrastructuur in goede banen te leiden
Erkende gemeentelijke vereniging: een vereniging die door het CBS erkend werd (voorwaarden: zie erkenningsreglement Pajottegemse verenigingen)
Gebruiker: de persoon of vertegenwoordiger van de vereniging die de gemeentelijke sportinfrastructuur wil gebruiken
Bezoeker: elke gebruiker die de gemeentelijke sportinfrastructuur betreedt
Toezichthoudend personeel: de persoon die door het CBS wordt aangeduid voor het openen, sluiten en controleren van de zalen, lokalen en ruimten
Artikel 4. Beheer
De infrastructuur wordt beheerd door het lokaal bestuur of de door het bestuur aangeduide beheerder. Deze is verantwoordelijk voor de planning, de toewijzing, het toezicht en de naleving van dit reglement.
Sporthal de Hernekouter en de sportaccommodatie op de site van de Koormolen (exclusief de petanquehal) vallen onder het beheer van AGB Pajottegem.
Artikel 5. Prioriteitsregels
Het lokaal bestuur Pajottegem heeft bij voorrang en in eerste orde een prioriteitsrecht voor het gebruik van de infrastructuur voor het inrichten van eigen activiteiten en activiteiten die zij ondersteunt.
Vervolgens hebben de grote activiteiten (zoals tornooien, wandeltochten) van erkende verenigingen voorrang op de wekelijkse aanvragen.
Erkende, competitie spelende verenigingen hebben voorrang op recreatiesport.
Activiteiten opgenomen in het vast uurrooster van het voorbije seizoen hebben voorrang op nieuwe aanvragen.
Voor nieuwe aanvragen hebben erkende verenigingen uit Pajottegem voorrang op verenigingen van buiten Pajottegem.
Voor sporadische aanvragen hebben erkende verenigingen, scholen en particulieren uit Pajottegem voorrang op deze van buiten Pajottegem.
Bij onenigheid beslist de beheerder.
Uitzonderingen voor bepaalde infrastructuur worden vastgelegd in de bijlagen aan dit reglement.
Artikel 6. Bestemming
De bestemming van de infrastructuur is terug te vinden in de bijlagen. De gebruiker dient de bestemming van de zaal te respecteren. Het gebruik voor andere doeleinden dan vermeld in de aanvraag is verboden zonder voorafgaande toestemming van de beheerder.
Volgende activiteiten zijn verboden:
Activiteiten die in strijd zijn met de wet (bv. gokwedstrijden, ...)
Activiteiten die de openbare orde of de veiligheid in het gedrang brengen
Activiteiten die in strijd zijn met de goede zeden
Activiteiten die het imago of de neutraliteit van het lokaal bestuur kunnen schaden
Activiteiten die in strijd zijn met het gemeentelijk reglement
Artikel 7. Begeleiding van jongeren
Kinderen jonger dan 8 jaar moeten steeds vergezeld zijn van een toezichthoudende volwassene die aansprakelijk kan worden gesteld.
Groepen met jongeren beneden de 18 jaar die gebruik wensen te maken van de infrastructuur moeten steeds vergezeld zijn van een persoon boven de 18 jaar die als verantwoordelijke optreedt.
Artikel 8. Aansprakelijkheid
Het lokaal bestuur Pajottegem kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen ten gevolge van abnormaal of onvoorzichtig gebruik van de aanwezige infrastructuur en materialen.
Het lokaal bestuur Pajottegem is niet verantwoordelijk voor diefstal, verlies of schade aan persoonlijke bezittingen.
HOOFDSTUK II. BIJZONDERE BEPALINGEN OP HET GEBRUIK VAN DE SPORTINFRASTRUCTUUR
Artikel 9. Dienstregeling
De specifieke openingsuren worden per locatie bepaald en opgenomen in het digitaal reservatiesysteem en de bijlagen, indien deze van toepassing zijn. Er kan uitsluitend per uur of half uur gereserveerd worden met een minimum van 1 uur.
Artikel 10. Toegankelijkheid
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle gebruikers en bezoekers van de sportinfrastructuur, inclusief alle bijhorende ruimten, materialen en voorzieningen.
De gebruiker dient ervoor te zorgen dat ook de bezoekers het reglement naleven.
Bij weerspannigheid of niet-naleving van dit reglement kan de beheerder de verdere toegang tot de infrastructuur ontzeggen en/of een beroep doen op de politiediensten.
Alleen de aangevraagde gedeelten van de infrastructuur zijn toegankelijk voor het publiek en dit uitsluitend via de daartoe bestemde ingangen en de toegestane uren.
Artikel 11. Gebruikers en gebruikersvergoedingen
De infrastructuur wordt ter beschikking gesteld van 4 categorieën van gebruikers:
Categorie A:
diensten van het lokaal bestuur Pajottegem
gemeentelijke adviesplatformen
gemeentelijke kunstacademie
externe partnerschappen waarvan de gemeente Pajottegem deel uitmaakt
Categorie B:
erkende gemeentelijke verenigingen
Dorpsmakers van Pajottegem
onderwijsinstellingen, gevestigd in Pajottegem, en de bijhorende school- en/of ouderraden
zorginstellingen op grondgebied Pajottegem
lokale afdelingen van politieke partijen
Categorie C:
niet-erkende gemeentelijke verenigingen of organisaties uit Pajottegem
particulieren uit Pajottegem
Categorie D:
niet-gemeentelijke verenigingen of organisaties buiten de gemeente
particulieren van buiten de gemeente
Bij het bepalen van de gebruikersvergoedingen wordt een onderscheid gemaakt tussen deze categorieën van gebruikers. De gebruikersvergoeding worden vastgelegd in het retributiereglement gemeentelijke sportinfrastructuur.
De gebruiker dient de Nederlandse taal machtig te zijn.
Artikel 12. Gebruik van de infrastructuur
Het gebruik van de infrastructuur is beperkt tot de gebruiker, activiteit, periode en plaats zoals vermeld in de aanvraag.
Het wordt de gebruiker niet toegelaten rechten of plichten voor het organiseren van een activiteit op een bepaalde datum af te staan aan een andere vereniging of een ander individu zonder voorafgaande machtiging van de beheerder.
Tenzij anders overeengekomen met de beheerder, moeten de door de gebruiker ter plaatse gebrachte materialen die niet tot het patrimonium van de gemeente behoren onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit verwijderd worden.
Het is verboden om de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven.
De gebruiker waakt erover dat het rookverbod nageleefd wordt. Er geldt een totaal rookverbod in en rond alle sportinfrastructuur volgens het KB van 13 december 2005 (met latere wijzigingen) tot het verbieden van roken in openbare plaatsen. De wetswijziging (wijziging van de wet van 22 december 2009 via de wet van 26 maart 2024) voert op een aantal publiek toegankelijke plaatsen nieuwe rookverboden in op plaatsen in open lucht en aan de ingang en uitgang van bepaalde publiek toegankelijke plaatsen.
Aan bestaande installaties mag niets gewijzigd worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de beheerder.
De infrastructuur wordt na gebruik in de oorspronkelijke staat achtergelaten.
Artikel 13. Overlast
Elke club, gebruiker, organisatie … staat mee in om de overlast voor de buurtbewoners tot een minimum te beperken bv. lawaaihinder, parking, verkeersveiligheid, …
Overlast en vaststellingen worden standaard gemeld aan de politiediensten.
Artikel 14. Verwijdering afval
Als gebruiker van de gemeentelijke infrastructuur sta je zelf in voor het correct sorteren en afvoeren van alle afval, in overeenstemming met de gemeentelijke voorschriften. Uitgezonderd in de sporthallen, hier wordt het afval door dagelijks gebruik door de gemeente afgevoerd. Uiteraard dient er door de gebruiker gesorteerd te worden. Organiseer je een (groot) evenement (incl. in de sporthallen), dien je wel zelf in de staan voor je afval. Afvalcontainers kunnen aangevraagd worden via Ilva op jouw evenement.
Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de gebruiker verwijderd.
Artikel 15. Schade
Bij beschadiging, diefstal, oneigenlijk gebruik of het vuil achterlaten van materiaal, installaties of zalen zullen de gebruikers verantwoordelijk worden gesteld en zal schadevergoeding worden geëist.
Er wordt aangenomen dat elke zaal en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat verkeert bij aanvang van de activiteit. Wanneer de ontlener schade vaststelt vóór het eigen gebruik, dient dit onmiddellijk te worden meegedeeld aan de dienst Sport met foto’s in bijlage. Dit kan niet meer gemeld worden na afloop van de activiteit. Wordt na afloop van de activiteit schade of diefstal vastgesteld, zal dit ten laste van de gebruiker vallen. De gebruiker dient op de eerste uitnodiging van de beheerder in te gaan om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de gebruiker niet aanwezig is, zal de schadevergoeding door het CBS zelf bepaald worden. De gebruiker aanvaardt uitdrukkelijk de eventuele schade te vergoeden. Herstelling van beschadigingen en/of vervanging van gebroken of verdwenen materiaal zal aangerekend worden aan kostprijs.
De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw of de installaties, ongeacht of deze werd veroorzaakt door hemzelf of door deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit.
Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker.
Artikel 16. Veiligheid
De capaciteit van de zaal, het lokaal of de ruimte mag niet overschreden worden.
Het is verboden voorwerpen (zoals gasflessen) die een ontploffing of brand kunnen veroorzaken, in de zalen of op de terreinen te brengen.
Vluchtwegen en nooduitgangen moeten steeds vrij blijven.
De noodverlichting mag niet bedekt of uitgeschakeld worden.
Brandblusmiddelen mogen niet verplaatst of misbruikt worden.
De gebruiker dient kennis te nemen van het noodplan.
Artikel 17. Verzekering
De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal, zowel door zichzelf, door medewerkers, door deelnemers als door bezoekers.
Het CBS en het AGB sluiten voor de gebruiker van de infrastructuur een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid af.
De waarborgen van deze verzekering kunnen steeds geraadpleegd worden bij de dienst Sport.
Artikel 18. Voorschriften
Elke gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle voorschriften van het lokaal bestuur en van de bovenlokale overheden (politiereglement, gemeentelijke reglementen, auteursrechten, wet op de handelspraktijken).
Artikel 19. Verbodsbepalingen
Bovenop de bestaande wetgeving en reglementering, is het verboden:
de gemeentelijke eigendommen te betreden buiten de openingsuren
afval zoals kauwgom, sigaretten, papier e.d. te laten rondslingeren in en rond de infrastructuur. Alle afval wordt in de daartoe voorziene vuilnisbakken gedeponeerd
geluidsoverlast te veroorzaken (cf. politiereglement/feest- en fuifreglement)
te skaten op trappen, trapleuningen en toegangen van de gemeentelijke infrastructuur
een handelsactiviteit uit te oefenen zonder toestemming van het CBS
huisdieren in de infrastructuur te brengen. Dit kan enkel in de voor het publiek toegankelijke ruimtes indien de bezitters van dieren de nodige voorzorgen nemen dat de dieren zindelijk zijn, de veiligheid en het gemak van de doorgang niet verstoren. Huisdieren hebben geen toegang tot volgende locaties: sporthallen, petanquehal en atletiekpiste met uitzondering van assistentiehonden. Dieren moeten aan de leiband gehouden worden.
AANVRAAG EN RESERVATIE
Artikel 20. Aanvraagprocedure
De aanvraag gebeurt via het digitaal reservatiesysteem.
De aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst en volgens de prioriteiten opgesomd in artikel 5.
Reservaties kunnen ten vroegste 12 maanden en moeten minstens 2 weken op voorhand aangevraagd worden. Voor eenvoudige activiteiten met een beperkte impact kan de beheerder verkortingen van deze termijn toestaan.
De beheerder kan een reservatie weigeren wanneer:
De aanvrager ontvangt binnen de 5 werkdagen een bevestiging of weigering. De aanvraag is pas definitief na ontvangst van deze schriftelijke/elektronische bevestiging.
Ieder persoon die een aanvraag indient voor het gebruik van een bepaalde zaal is verplicht zijn volledige identiteit bekend te maken. Deze persoon zal als hoofdelijk verantwoordelijke van de activiteit optreden. Hij/zij staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de geplande activiteit. De geplande activiteit moet omschreven worden bij de aanvraag van de sportinfrastructuur.
Artikel 21. Gebruikersvergoedingen
De gebruikersvergoedingen worden vastgelegd in het retributiereglement en zijn terug te vinden in het digitaal reservatiesysteem.
Artikel 22. Betalingswijze
De gebruikers krijgen maandelijks een afrekening via factuur op basis van de tarieven opgenomen in het retributiereglement voor sportinfrastructuur. De betaling van verschuldigde bedragen dient maandelijks te gebeuren binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Bij niet of niet-tijdige betaling door de gebruiker van door hem verschuldigde bedragen vermeld op de factuur, alsmede elk nalaten of handelen van de gebruikers en toeschouwers, in strijd met één of meer bepalingen van dit reglement, krijgt de vereniging hiervan een aanmaning. Wanneer geen gevolg gegeven wordt bij deze aanmaning, kan dit leiden tot het ontzeggen van het gebruik van de sportinfrastructuur voor een bepaalde periode of definitief.
Artikel 23. Annuleren
Het annuleren van een reservatie dient te gebeuren via het digitale reservatiesysteem.
Het niet gebruiken van de infrastructuur sluit echter de betaling van de vergoeding niet uit, tenzij:
De annulatie 2 werkdagen voor de activiteit wordt aangevraagd.
In gevallen van overmacht, openbaar nut of veiligheid (bv. technische defecten, noodsituaties, ...).
Artikel 24. Intrekking terbeschikkingstelling
Ieder geval van overmacht (bv. stroomonderbreking) waardoor de infrastructuur geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kan worden gesteld, verbreekt de overeenkomst zoals vastgelegd in het aanvraagformulier. Er kan in dit geval geen enkele rechtsvordering, noch schadevergoeding ten gunste van de gebruiker ontstaan.
In verband met bijzondere wedstrijden, tornooien, e.d. hebben het AGB en het lokaal bestuur het recht toegestane reservaties in te trekken zonder enig recht op schadevergoeding. Dit dient evenwel uitzonderlijk te gebeuren.
In dergelijk geval dient de gebruiker minstens vijf dagen tevoren schriftelijk hiervan te worden verwittigd door de dienst Sport.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 25.
Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur.
Artikel 26.
Door het reserveren van de gemeentelijke infrastructuur verklaart de gebruiker de bepalingen van dit reglement te aanvaarden en strikt na te leven.
Artikel 27. Controle
Een vertegenwoordiger van het lokaal bestuur kan te allen tijde controle uitoefenen op het gebruik van de infrastructuur. De organisator verleent vrije toegang tot de activiteit waarvoor de infrastructuur gebruikt wordt om de controle uit te voeren.
Bij niet-naleving van dit reglement kan:
de activiteit onmiddellijk worden stilgelegd;
een tijdelijke of permanente weigering tot toekomstige reservaties volgen.
Artikel 28.
Het college van burgemeester en schepenen of het autonoom gemeentebedrijf beslissen in alle niet-voorziene gevallen en bij betwisting, telkens na advies van de bevoegde diensten.
Artikel 2 - Dit reglement treedt in werking vanaf 1 september 2026 en heft volgende reglementen op:
De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement gemeentelijke sportinfrastructuur goed.