Bij het begin van de legislatuur stelt de gemeenteraad een huishoudelijk reglement vast. Omwille van de fusie van Galmaarden, Gooik en Herne tot Pajottegem, werd bij wijze van overgangsmaatregel het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van Galmaarden aangenomen tot op heden.
Het huishoudelijk reglement dient in het lopende jaar 2025 voor Pajottegem te worden aangenomen.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 38 en 40, 41, 1°
Het gemeenteraadsbesluit van de gemeenteraad van Galmaarden van 23 december 2024 houdende kennisgeving met betrekking tot het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad
Het ontwerp van huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad van Pajottegem werd voorbereid aan de hand van de modelteksten beschikbaar bij VVSG. De ontwerpteksten werden voorbereidend besproken door de fractieleiders van alle fracties die deel uitmaken van de raad.
Artikel 1 - De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad als volgt goed:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD
BIJEENROEPING
ARTIKEL 1
De gemeenteraad, hierna ‘de raad’, vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en dit ten minste tienmaal per jaar.
ARTIKEL 2
§1. De voorzitter van de raad beslist tot bijeenroeping van de raad en stelt de agenda van de vergadering op. Een aparte uitnodiging met duidelijk onderscheiden agenda’s wordt verstuurd voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, elk met hun eigen agenda.
§2. De oproeping wordt digitaal verzonden via de softwareapplicatie e-notulen (verder e-notulen genoemd) en bevestigd via het persoonlijk e-mailadres dat door de gemeente aan elk raadslid ter beschikking gesteld wordt.
§3. De voorzitter van de raad moet de raad bijeenroepen op verzoek van:
1° een derde van de zittinghebbende leden
2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus
3° het college van burgemeester en schepenen
4° de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester
In hun schriftelijke verzoek, per e-mail gericht aan de algemeen directeur moeten de verzoekers de agenda vermelden met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de raadsvoorzitter. Het verzoek moet ondertekend zijn door minstens het vereiste aantal raadsleden en moet tijdig ingediend worden zodat de voorzitter de oproepingstermijnen, bepaald in art. 2, §4 van dit reglement, kan nakomen.
§4. De oproeping wordt minstens acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de raadsleden via e-notulen. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Het is de bevoegdheid van de raadsvoorzitter om die spoedeisendheid vast te stellen.
§5. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering. De gemeenteraad vergadert in principe in het administratief huis. Als de situatie dit verantwoordt, kan de voorzitter een andere geschikte vergaderlocatie aanduiden. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk punt dat ter stemming voorligt, moet een toegelicht voorstel van beslissing toegevoegd zijn. Minstens één dergelijk punt moet op de agenda staan.
ARTIKEL 3
Raadsleden kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de raad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing per e-mail aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de raadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.
De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad, onmiddellijk mee aan de raadsleden, samen met de bijhorende toegelichte voorstellen.
OPENBAAR OF BESLOTEN VERGADEREN
ARTIKEL 4
§1. De vergaderingen van de raad zijn in principe openbaar.
§2. De vergadering is niet openbaar als:
1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering
2° de raad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid
De vergaderingen over de beleidsrapporten (het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar
ARTIKEL 5
§1. De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
§2. Als tijdens de openbare vergadering van de raad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de raad, enkel met dit doel, worden onderbroken.
§3. Als tijdens de besloten vergadering van de raad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende raad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.
ARTIKEL 6
De raadsleden, en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
FYSIEK OF DIGITAAL VERGADEREN
ARTIKEL 7
§1. De raad vergadert in principe fysiek.
§2. De raad kan enkel digitaal vergaderen in volgende uitzonderlijke omstandigheden:
1° Een gezondheidscrisis, milieuramp of andere ernstige crisissituatie waarbij het de burgers afgeraden of verboden wordt om samen te komen
2° Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het voor de raadsleden onmogelijk gemaakt wordt om fysiek te vergaderen
3° Een dringende noodzakelijke of spoedeisende beslissing van de raad die niet kan wachten en wanneer een fysieke vergadering niet tijdig georganiseerd kan worden
Pas nadat de raadsvoorzitter vastgesteld heeft dat een dergelijke uitzonderlijke omstandigheid zich effectief voordoet, wordt overgegaan tot een digitale vergadering van de raad.
Dezelfde voorwaarden voor de oproeping gelden als in art. 2 van dit reglement, met daarbij de duidelijke vermelding dat het om een digitale vergadering gaat, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering.
Is de oproeping voor vergadering al verstuurd, dan blijft die geldig, maar wordt op dezelfde wijze een aanvulling gestuurd die duidelijk maakt dat de vergadering enkel digitaal zal doorgaan, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering. Van die aanvulling kan geen gebruik gemaakt worden om nog bijkomende punten aan de agenda toe te voegen. Ook de bekendmaking voor het publiek wordt op dezelfde wijze als in art. 10, §1 van dit reglement aangevuld.
ARTIKEL 8
Voor een digitale raadsvergadering zijn volgende bepalingen van kracht:
§1. Een digitale vergadering verloopt via MS Teams.
§2. Bij een digitale raadsvergadering heeft ieder raadslid een afzonderlijke digitale toegang tot de beraadslaging en de stemming in e-notulen.
§3. Bij openbare vergaderingen van de raad (en van raadscommissies) die volledig digitaal worden georganiseerd, vindt het publiek via de website van de gemeente de dag, het tijdstip en de link naar de livestream terug.
§4. De vergadering wordt, met uitzondering van de besloten vergadering, opgenomen. Deze opname geldt als zittingsverslag.
ARTIKEL 9
§1. Voor een vlot en correct verloop van een digitale raadsvergadering gelden volgende afspraken:
§2. Tijdens een digitale raadsvergadering wordt ook voor de openbare stemming gebruik gemaakt van de stemmodule van e-notulen.
§3. Voor het overige zijn de bepalingen van artikelen 17 tot en met 22 van dit huishoudelijk reglement van toepassing op de vergaderwijze.
INFORMATIE VOOR HET PUBLIEK
ARTIKEL 10
§1. Plaats, dag, uur en agenda van de raadsvergadering en de agenda ervan worden uiterlijk acht kalenderdagen voor de vergadering openbaar bekend gemaakt op de raadpleegomgeving van de website van de gemeente Pajottegem die geldt als authentieke bron.
§2. Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
§3. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN
ARTIKEL 11
§1. Vanaf de verzending van de oproeping worden aan de raadsleden via e-notulen alle stukken digitaal ter beschikking gesteld die horen bij de agenda. In het bijzonder gaat het over de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de gemotiveerde ontwerpen van beslissing.
§2. De goed te keuren notulen worden op dezelfde wijze ter beschikking gesteld.
§3. Het zittingsverslag (audio-opname) kan geraadpleegd worden op de website van de gemeente Pajottegem uiterlijk drie werkdagen na de zitting.
§4. De ontwerpen van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening en de bijhorende stukken worden op zijn minst veertien kalenderdagen vóór de vergadering waarop ze besproken worden aan ieder lid van de raad bezorgd.
Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie via e-notulen ter beschikking gesteld.
§5. Enkel op uitdrukkelijke vraag kunnen stukken op papier ter beschikking worden gesteld aan de raadsleden.
ARTIKEL 12
Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de raad.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur. Vragen worden op dezelfde wijze beantwoord als ze gesteld worden, tenzij het raadslid en de algemeen directeur (of het aangewezen personeelslid) anders overeenkomen.
Een mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders overeengekomen.
ARTIKEL 13
§1. De raadsleden hebben, ongeacht de drager, het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten over het bestuur van de gemeente, het autonoom gemeentebedrijf (AGB) en het Privaatrechtelijk extern verzelfstandigd agentschap (PEVA).
§2. De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het college van burgemeester en schepenen. De notulen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen die volgt op de vergadering van het college van burgemeester en schepenen waarop de notulen zijn goedgekeurd, verstuurd naar de raadsleden via e-notulen.
§3. De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de raad en die bestemd is voor de raad, wordt binnen de drie werkdagen via e-mail meegedeeld aan de raadsleden.
§4. De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen.
De raadsleden vragen inzage via e-mail aan de algemeen directeur. Daarbij geven ze duidelijk aan welke concrete stukken ze wensen in te kijken. Het moet gaan om een vraag die niet onredelijk is. Uiterlijk drie werkdagen na ontvangst van de aanvraag antwoordt de algemeen directeur via e-mail. De stukken worden vanaf dat moment minstens acht kalenderdagen beschikbaar gesteld. Indien een raadslid vermoedt dat een opgevraagd stuk onvolledig is, meldt het raadslid dit onmiddellijk aan de algemeen directeur.
Ook als de inzage geweigerd wordt, antwoordt de algemeen directeur binnen dezelfde termijn via een e-mail met daarin de motivering waarom de inzage geweigerd wordt.
§5. De raadsleden kunnen via een gelijkaardige procedure en termijnen als in §4 van dit artikel een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De gevraagde afschriften worden digitaal bezorgd of ter afhaling klaargelegd op het secretariaat van de gemeente. Er wordt geen vergoeding gevraagd voor een geleverd afschrift, tenzij de aanvraag zeer omvangrijk is.
ARTIKEL 14
Raadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen, en diensten die de gemeente opricht en beheert, te bezoeken. Dat geldt ook voor de instellingen en diensten van AGB en PEVA.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen dit bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens drie werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instellingen of diensten ze willen bezoeken en welke dag en welk uur hun voorkeur geniet.
Tijdens het bezoek van een inrichting of dienst mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
QUORUM
ARTIKEL 15
De algemeen directeur houdt de aanwezigheidslijst per zitting bij in e-notulen. De namen van de aanwezige leden worden ook in de notulen vermeld.
ARTIKEL 16
§1. De raad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is.
§2. Indien een kwartier na het vastgestelde beginuur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
§3. Indien tijdens het verloop de vergadering het quorum niet meer gehaald wordt, schorst de voorzitter de vergadering voor een kwartier. Stelt de voorzitter na de heropening vast dat er nog steeds niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te vergaderen, dan sluit de voorzitter de vergadering.
De agendapunten die niet afgehandeld zijn, worden hernomen bij de start van de eerstvolgende raadsvergadering. Ze worden ook op die wijze opgenomen in de agenda.
§4. De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.
VERGADERWIJZE
ARTIKEL 17
§1. De raadsvoorzitter zit de vergaderingen van de raad voor, opent en sluit de vergaderingen.
§2. Op de voor de vergadering vastgestelde plaats, dag en tijdstip en van zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§3. Op vraag van een raadslid, of op eigen initiatief, kan de voorzitter de vergadering schorsen als dat wenselijk is. De duur van de schorsing wordt bepaald door de voorzitter van de raad. Van deze schorsing wordt melding gemaakt in de notulen.
ARTIKEL 18
Het laten deelnemen van derden aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen bepaald in het decreet over het lokaal bestuur en de reglementen van de raad.
Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen over materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend.
De voorzitter kan derden uitnodigen. Derden kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming en mogen het besloten deel van de vergadering enkel bijwonen gedurende de toelichting die ze geven. De voorzitter bepaalt wanneer een derde tijdens de raad het woord krijgt.
ARTIKEL 19
§1. De gemeenteraad vat aan met de behandeling van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.
§2. Een punt dat niet op de agenda van de raad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
§3. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
§4. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de raad welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord in wisselende volgorde op fractieniveau aan de vraagsteller.
§5. Als er amendementen zijn, worden deze uiterlijk ter zitting schriftelijk bezorgd aan de voorzitter en alle raadsleden. Ze worden mondeling toegelicht door de indiener wanneer die het woord krijgt.
Een amendement is een voorstel tot wijziging van de voorgestelde beslissing bij een agendapunt, zonder dat de voorgestelde beslissing daardoor fundamenteel verandert.
Wordt er twijfel geuit of het wel gaat om een amendement of een nieuw agendapunt, dan beslist de raad of het om een amendement gaat. Meent de raad dat dit niet het geval is, dan wordt het ingediende amendement als onbestaande beschouwd.
§6. Enkel de voorzitter kan op elk moment in de vergadering het woord geven aan de algemeen directeur om bijkomende technische toelichting te geven.
§7. Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
§8. Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde krijgt iemand voorrang om te spreken, waardoor de bespreking van de hoofdvraag of het voorstel van beslissing tijdelijk wordt onderbroken:
1° om te vragen dat men niet zal besluiten
2° om de verdaging te vragen
3° om een punt te verwijzen naar een raadscommissie of naar de deontologische commissie
4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden
5° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden
6° om naar het reglement te verwijzen
§9. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een raadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor zij die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en gekregen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
§10. Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest, sluit de voorzitter de bespreking en gaat over tot de stemming.
ARTIKEL 20
§1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die de voorzitter in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
§2. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
§3. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op een andere wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
§4. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, en daardoor het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij/zij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit de voorzitter de vergadering. De raadsleden en de toehoorders moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
ARTIKEL 21
Aansluitend op de volledige afhandeling van de agenda van de gemeenteraad, geeft de voorzitter van de gemeenteraad aan de raad kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
ARTIKEL 22
§1. De raadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen schriftelijke vragen te stellen. Indien raadsleden een officieel antwoord wensen op de door hen gestelde schriftelijke vragen, zullen zij deze vragen via e-mail aan de algemeen directeur dienen te richten aan het college van burgemeester en schepenen en aan de voorzitter van de raad. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt uiterlijk binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Vragen, op welke wijze ook gesteld door raadsleden aan individuele collegeleden, binden het bestuur niet. Schriftelijke vragen worden niet behandeld in de openbare zitting van de gemeenteraad. De schriftelijke vragen die in een periode tussen twee gemeenteraden werden ontvangen en behandeld worden informatief op de agenda van de daaropvolgende raad vermeld met opgave van de kernvraag, de vraagsteller en diens fractie.
§2. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge vragen te stellen. Een toegelicht voorstel van beslissing is niet vereist voor het stellen van een mondelinge vraag. Een vraag is echter geen melding, betoog of voorstel.
De mondelinge vragen dienen te handelen over zaken die behoren tot een beleidsmatige gemeentelijke aangelegenheid. De raadsleden respecteren in hun wijze van vraagstelling de persoonlijke levenssfeer zodanig dat via hun vragen geen concrete individuele personen, rechtspersonen of situaties identificeerbaar zijn of de vragen hier niet toe herleid kunnen worden. De vragen mogen niet bedoeld zijn om de persoonlijke intenties van de leden van het college te kennen. Mondelinge vragen kunnen nooit aanleiding geven tot een stemming. De mondelinge vragen mogen niet leiden tot het maken van studies, enquêtes of opzoekingen met ernstige financiële gevolgen.
Mondelinge vragen kunnen ter zitting worden gesteld. Een raadslid dient echter bij voorkeur uiterlijk acht kalenderdagen voor de raadsvergadering de vraag via e-mail in bij de algemeen directeur. In dat geval mag ter zitting een antwoord op de vraag worden verwacht, tenzij praktische omstandigheden (zoals bijvoorbeeld opzoekingswerk) dit onmogelijk maken. Het eventueel noodzakelijke uitstel naar de eerstvolgende gemeenteraad wordt door de algemeen directeur gecommuniceerd aan de vraagsteller. Mondelinge vragen, ter zitting gesteld, worden uiterlijk op de daaropvolgende zitting van de raad mondeling beantwoord.
De algemeen directeur bezorgt de vooraf ontvangen mondelinge vragen aan de gemeenteraadsvoorzitter en aan het college van burgemeester en schepenen. De voorzitter bezorgt de vooraf ingediende mondelinge vragen aan alle raadsleden, uiterlijk daags voor de gemeenteraad.
De behandeling van de mondelinge vragen wordt als laatste punt van de openbare zitting aan de agenda toegevoegd. Na de behandeling van alle andere agendapunten in de openbare zitting vat de gemeenteraad de behandeling aan van de mondelinge vragen in volgorde van ontvangst.
De vraagstelling moet beknopt zijn. Na het antwoord van de burgemeester of een schepen tot wiens bevoegdheid het onderwerp van de vraag behoort, heeft de vraagsteller nog een kort repliekrecht. De burgemeester of bevoegde schepen mogen daarop nog kort antwoorden. De vraagsteller krijgt steeds het laatste woord, waarna de behandeling van de vraag als gesloten wordt beschouwd.
De notulen vermelden de kernvraag, de vraagsteller en diens fractie. Voor de volledige weergave van de bespreking van de mondelinge vragen en antwoorden wordt verwezen naar het zittingsverslag.
STEMMEN
ARTIKEL 23
§1. Voor elke stemming in de raad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de stemming waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§2. De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.
§3. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
§4. De raadsleden stemmen niet geheim, behalve in de volgende gevallen:
1° de vervallenverklaring van het mandaat van raadslid en van schepen
2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen
3° individuele personeelszaken
§5. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.
ARTIKEL 24
§1. De raadsleden stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.
§2. De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven vraagt de voorzitter achtereenvolgens welke raadsleden 'voor' stemmen, welke 'tegen' stemmen en welke zich onthouden. Elk raadslid kan per stemming slechts eenmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.
§3. De mondelinge stemming geschiedt door elk individueel raadslid 'voor', 'tegen' of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de voorzitter) in volgorde van de fracties.
ARTIKEL 25
§1. Bij een geheime stemming wordt in principe digitaal gestemd via e-notulen.
§2. Bij technische problemen worden voorbereide papieren stembriefjes gebruikt en wordt uniform schrijfmateriaal ter beschikking gesteld.
§3. De raadsleden stemmen 'voor', 'tegen' of onthouden zich. Bij een papieren stemming gebeurt de onthouding door het afgeven van een blanco stembriefje.
§4. Voor de papieren stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
§5. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal papieren stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
ARTIKEL 26
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
ARTIKEL 27
§1. De raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
Nadat zowel de raad als de raad voor maatschappelijk welzijn elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de raad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De raad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad.
§2. De raad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij/zij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad.
Is er in de raad voor maatschappelijk welzijn een afzonderlijke stemming geweest, waardoor de stemming over het geheel verdaagd is naar een volgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn en had de raad ervoor zijn deel van het beleidsrapport al vastgesteld, dan vervalt die vaststelling en stelt de raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG
ARTIKEL 28
§1. De notulen van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen.
De notulen maken duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of die voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
§2. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
§3. Er worden geen tussenkomsten genotuleerd behalve indien de tussenkomsten vooraf schriftelijk werden ingediend ter verantwoording van het stemgedrag. Alle tussenkomsten worden opgenomen in het zittingsverslag.
ARTIKEL 29
§1. Het zittingsverslag betreft een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting en vermeldt bijgevolg in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden.
§2. Als de raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 5, §2 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt over die aangelegenheid geen zittingsverslag opgesteld.
§3. Tijdens de vergaderingen van de raad mogen geen audio- of audiovisuele opnames gemaakt worden, behalve door de algemeen directeur die verantwoordelijk is voor het opmaken van de notulen en het zittingsverslag.
§4. De raadsvoorzitter kan in uitzonderlijke omstandigheden opnames toelaten tijdens de openbare zitting van de raadsvergadering. De raad wordt daarvan op de hoogte gebracht bij het begin van de vergadering.
ARTIKEL 30
§1. De goed te keuren notulen en het zittingsverslag van de vorige raadsvergadering worden ter beschikking gesteld van de raadsleden zoals bepaald in artikel 11 van dit reglement.
§2. De notulen en het zittingsverslag worden op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd.
§3. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. In het geval de raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering daarna.
§4. Na goedkeuring worden de notulen door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur ondertekend.
§5. De notulen worden uiterlijk 3 werkdagen na de goedkeuring ervan en het zittingsverslag uiterlijk 3 werkdagen na de gemeenteraad op de gemeentelijke website gepubliceerd.
§6. Als de raad het wenselijk acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en ter plekke door de algemeen directeur en een meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend
ARTIKEL 31
De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen volgens artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
FRACTIES
ARTIKEL 32
§1. Het raadslid of de raadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Enkel wanneer voldaan is aan artikel 71, vijfde lid, van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 kunnen de kandidaten van een lijst twee aparte fracties vormen.
§2. Elke fractie kiest een fractieleider uit haar leden en deelt op de eerstvolgende raadsvergadering mee wie de fractieleider is. Een fractie kan op elk moment een nieuwe fractieleider kiezen.
De fractieleider vertegenwoordigt de fractie in de vergaderingen van de raad. Hij/zij fungeert als aanspreekpunt voor de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen.
De fractieleider coördineert de standpunten en activiteiten van de fractie en zorgt voor een effectieve communicatie binnen de fractie.
Wanneer de fractieleider afwezig is, wordt deze functie waargenomen door een ander lid van de fractie. De fractie licht daarover de voorzitter van de gemeenteraad in.
§3. Ter ondersteuning van raadsfracties wordt aan elke fractie, vertegenwoordigd in de raad, gemeentelijke vergaderinfrastructuur kosteloos ter beschikking gesteld voor de organisatie van fractievergaderingen. De vergaderinfrastructuur wordt via de gekende reservatiekanalen vastgelegd door de fractie.
RAADSCOMMISSIES
ARTIKEL 33
§1. De raad kan raadscommissies oprichten die zijn samengesteld uit raadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de raadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
§2. De raad bepaalt het aantal leden per raadscommissie. De mandaten in iedere commissie worden door de raad evenredig verdeeld volgens het systeem D’Hondt.
Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig de voormelde berekeningswijze toekomen, met een voordracht, gericht aan de voorzitter van de raad. Als de voorzitter van de raad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, worden de mandaten toegewezen in de volgorde waarin de kandidaten vermeld staan op de akte van voordracht.
Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de raad wordt een fractie geacht hetzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Als een lid uit de fractie stapt, of gezet wordt, dan kan dat lid niet meer zetelen in een raadscommissie. Dat kan noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden die fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. Deze regel geldt niet voor raadscommissies waarvan alle raadsleden lid zijn.
De commissies worden echter opnieuw samengesteld na de aanname van een collectieve of een individuele constructieve motie van wantrouwen als daardoor het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen niet hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.
§3. Om ontvankelijk te zijn, moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel uitmaakt. Als de fractie van het kandidaat-commissielid maar uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen.
Niemand kan meer dan één akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
Raadsleden die op basis van art. 12 van het DLB tijdelijk in de raad zetelen ter vervanging van een verhinderd raadslid, vervangen dat raadslid tijdens de periode van verhindering ook in de commissies waar het verhinderd lid normaal gezien zetelt.
§4. Elke commissie wordt voorgezeten door een raadslid dat gekozen is door en onder de leden van de commissie. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.
ARTIKEL 34
§1. De commissies vergaderen in principe fysiek, tenzij de voorzitter in de bijeenroeping aangeeft dat het om een digitale vergadering gaat.
§2. De commissie wordt door de commissievoorzitter bijeengeroepen op dezelfde wijze als de raad bijeengeroepen wordt. De stukken die bij de agenda horen, worden op dezelfde wijze bekend gemaakt aan de raadsleden. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de webtoepassing van de gemeente.
Een derde van de leden van de commissie kan de commissievoorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, of het gaat om een fysieke of digitale vergadering, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt de voorstellen aan de commissievoorzitter. De aanvraag moet ondertekend zijn door minstens het vereiste aantal commissieleden en moet tijdig ingediend worden, zodat de commissievoorzitter de commissie bijeen kan roepen binnen een redelijke termijn. De commissievoorzitter kan punten aan de agenda toevoegen.
§3. De vergaderingen van de commissies zijn openbaar volgens dezelfde regels als die voor de raad.
§4. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
§5. De leden van de commissies stemmen nooit geheim, behalve in de gevallen bepaald in art. 23, §4 van dit reglement.
§6. Raadsleden die geen lid van de commissie zijn, of geen lid zijn met raadgevende stem, kunnen zonder stemrecht en zonder recht op presentiegeld de vergaderingen van de commissies bijwonen. Ze hebben er ook spreekrecht.
§7. De algemeen directeur of een aangewezen personeelslid houdt de aanwezigheidslijst per zitting bij in e-notulen. De namen van de aanwezige leden worden ook in de notulen vermeld.
§8. Het ambt van secretaris van een raadscommissie wordt waargenomen door de algemeen directeur of door een daartoe door de algemeen directeur aangewezen personeelslid.
De bijzondere raadscommissie en de tuchtcommissie vergaderen volgens dezelfde regels als de gewone raadscommissies, maar wel besloten.
ARTIKEL 35
De deontologische commissie is geen commissie zoals bedoeld in dit artikel. De samenstelling, werking en bevoegdheid van de deontologische commissie wordt geregeld in de deontologische code voor mandatarissen.
VERGOEDINGEN RAADSLEDEN
ARTIKEL 36
§1. Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor de volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
1° de vergaderingen van de raad
2° de vergaderingen van de raad die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond
3° de vergaderingen van de raad die werden hervat op een andere dag
§2. Het presentiegeld bedraagt 124,98 euro tegen 100% (gekoppeld aan de spilindex 138,01) voor de vergaderingen van de raad.
De voorzitter van de raad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de raad die de voorzitter voorzit.
De in dit artikel vermelde bedragen worden geïndexeerd op basis van de bepalingen van art. 9 en 18 van het besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.
§3. De presentiegelden worden tweemaal per jaar uitgekeerd, per semester (voor de vergaderingen van januari tot en met juni en juli tot en met december).
ARTIKEL 37
§1. Elk raadslid kan de terugbetaling vragen van de kosten aangegaan voor de aankoop en het gebruik van elektronische communicatiemiddelen tot een maximaal bedrag van 750 euro (incl. BTW) per legislatuur. Het bedrag is niet gekoppeld aan enig indexcijfer.
§2. De tegemoetkoming geldt voor de effectieve uitoefening van een mandaat, gelijklopend met de legislatuur en dus voor een periode van 6 jaar, in dit geval startend op 2 januari 2025
Indien de uitoefening van het mandaat later start dan het begin van de legislatuur (2 januari 2025), kan er slechts een vergoeding pro rata en afgerond op de gehele maand uitgekeerd worden voor de effectieve resterende duur van het mandaat.
Indien de voordrachtsakte voor het mandaat melding maakt van een vooraf bepaalde termijn, wordt de tussenkomst pro rata en afgerond op de gehele maand berekend op basis van die termijn.
Indien de uitoefening van het ambt vroegtijdig eindigt om welke reden dan ook, dient een eventuele al uitbetaalde vergoeding pro rata en afgerond op de gehele maand terugbetaald te worden.
§3. Elk uitvoerend mandataris van het college van burgemeester en schepenen kan de terugbetaling vragen van de kosten verbonden aan het gebruik van een mobiel telefonie-/data-abonnement tot een maximaal bedrag van 120 euro per jaar. Het bedrag is niet gekoppeld aan enig indexcijfer.
De tegemoetkoming geldt voor de effectieve uitoefening van een mandaat, gelijklopend met de legislatuur en dus voor een periode van 6 jaar, in dit geval startend op 2 januari 2025.
Indien de uitoefening van het mandaat later start, kan er slechts een vergoeding pro rata en afgerond op de gehele maand uitgekeerd worden voor de effectieve resterende duur van het jaar.
Indien de voordrachtsakte voor het mandaat melding maakt van een vooraf bepaalde termijn, wordt de tussenkomst pro rata en afgerond op de gehele maand berekend op basis van die termijn van het lopende jaar.
Indien het uitoefenen van het ambt vroegtijdig eindigt om welke reden dan ook, dient een eventuele al uitbetaalde vergoeding pro rata en afgerond op de gehele maand terugbetaald te worden.
§4. Volgende kosten zijn terugbetaalbaar:
§5. Volgende kosten zijn niet terugbetaalbaar:
§6. De administratie van het lokaal bestuur zal geen ondersteuning aanbieden voor de aankoop van een toestel, de installatie van het toestel, het onderhoud van een toestel, de technische ondersteuning of interventies voor het toestel.
§7. Aanvragen tot het bekomen van een onkostenvergoeding dienen schriftelijk ingediend te worden bij de algemeen directeur. Het verzoek tot uitbetaling bevat alle facturen met gedetailleerde opgave van de aangekochte goederen en de betaalbewijzen. De facturen staan op persoonlijke naam en adres van de mandataris.
De algemeen directeur beoordeelt de aanvragen en gaat na of aan de voorwaarden van het reglement is voldaan.
De onkostenvergoeding wordt, tenzij uitdrukkelijk anders gevraagd door de mandataris, gestort op hetzelfde rekeningnummer waarop ook de presentiegelden of wedden worden gestort.
ARTIKEL 38
Raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door o.a. overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk of verrijkend zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland.
Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.
ARTIKEL 39
Verplaatsingskosten van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven. Er worden geen verplaatsingskosten terugbetaald voor verplaatsingen verbonden aan prestaties waarvoor een presentiegeld wordt toegekend.
ARTIKEL 40
Jaarlijks maakt de algemeen directeur een overzicht van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.
ARTIKEL 41
§1. De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de raadsleden.
§2. De gemeente sluit daarnaast de volgende verzekeringen af:
ICT-VEILIGHEID
ARTIKEL 42
De bepalingen rond ICT-gebruik en -veiligheid, zoals opgenomen in het arbeidsreglement van de gemeente Pajottegem gelden onverminderd voor de mandatarissen van de gemeente Pajottegem.
Elk raadslid krijgt een mailbox en e-mailadres van de gemeente. Raadsleden gebruiken enkel dit e-mailadres voor e-mails die te maken hebben met het raadslidmaatschap en gebruiken het emailadres ook enkel daarvoor. Het automatische doorsturen van e-mails naar een persoonlijk e-mailadres is verboden. Inhoudelijke dossiers of informatie van het bestuur mogen niet worden doorgestuurd naar private mailboxen, niet gekopieerd worden en niet gedeeld worden via onvoldoende beveiligde platformen zoals bv. Dropbox of Google Drive.
GDPR
ARTIKEL 43
De bepalingen rond de inzameling en verwerking van persoonsgegevens (General Data Protection Regulation) zoals opgenomen in het arbeidsreglement van de gemeente Pajottegem gelden onverminderd voor de mandatarissen van de gemeente Pajottegem.
PARTICIPATIE VAN DE BURGER
ARTIKEL 44
De procedures en de afspraken in kader van burgerparticipatie ten aanzien van de organen van het lokaal bestuur Pajottegem zijn opgenomen in het inspraak- en participatiereglement goedgekeurd door de gemeenteraad.
Artikel 2 - Elk lid van de gemeenteraad ontvangt een afschrift van het huishoudelijk reglement.
Artikel 3 - Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke website en treedt in werking vanaf 1 oktober 2025.
De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad goed.