Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

Via de creatie van een gemeentelijk promotiefonds wil het lokaal bestuur zich verder profileren en de uitstraling vergroten. Op deze manier willen we mensen aanmoedigen om naar de gemeente te komen en te participeren aan diverse projecten en evenementen met een bovenlokaal, nationaal en zelfs internationaal karakter.

Tijdens een aantal activiteiten of projecten komt de gemeente positief in de kijker.

Met de oprichting van een promotiefonds subsidieert de gemeente promotionele activiteiten met als doel de naambekendheid en het imago van de gemeente op een duurzame manier te versterken. Het kan gaan om bv. culturele evenementen, jeugd- en sportmanifestaties,...

Het bestuur wenst enkele aanpassingen te doen.

Juridische bepalingen

Het decreet lokaal bestuur, artikel 40

Het gemeenteraadsbesluit van 26 augustus 2025 over het subsidiereglement gemeentelijk promotiefonds 

Financiën

Op JBR 0719-00/6496000 is 60.000 euro voorzien voor:

• promotiefonds: 25.000 euro (5 x 5.000 euro) - wordt dan 30.000 euro
• overeenkomsten historische evenementen: 7.300 euro
• buurtfeesten: 12.000 euro (40 x 300 euro)
• bekers & medailles - nieuw reglement ter ondersteuning van evenementen wordt uitgeschreven
• vroegere projectsubsidies - nieuw reglement ter ondersteuning van evenementen wordt uitgeschreven

 

Mogelijk zal het budget van 60.000 euro niet meer toereikend zijn en zal er een aanpassing van de meerjarenplanning moeten gebeuren.

Motivering

Het bestuur wenst een aanpassing te doen van de subsidiebedragen. 

Artikel 5 §2 Subsidiebedrag

Bij een evenementenbudget van minimaal 20.000 euro bedraagt de subsidietoelage 4.000 euro (i.p.v. 3.000 euro), bij minimaal 35.000 euro bedraagt de toelage 5.000 euro (i.p.v. 4.000 euro) en bij minimaal 50.000 euro bedraagt de toelage 6.000 euro (i.p.v. 5.000 euro).

 

Andere kleine aanpassingen:

Artikel 4. Voorwaarden

Gespecifieerd dat het om het sponsorlogo van Pajottegem moet gaan.

 

Artikel 5. Subsidie

Toevoeging: §3 De ondersteuning via het promotiefonds kan niet gecumuleerd worden met andere gemeentelijke subsidies.

 

Artikel 6 §1

Toevoeging: Eventuele andere ondersteuning gebeurt altijd conform de geldende reglementen.

Besluit

Artikel 1 - De gemeenteraad keurt onderstaand subsidiereglement betreffende het gemeentelijk promotiefonds goed:

 

GEMEENTELIJK PROMOTIEFONDS VOOR BOVENLOKALE, (INTER)NATIONALE ACTIVITEITEN EN PROJECTEN

 

ARTIKEL 1. DOEL
De gemeente Pajottegem kent subsidies toe uit het gemeentelijk promotiefonds aan organisatoren van evenementen en promotionele activiteiten met een gewestelijke, nationale en/of internationale uitstraling. Deze evenementen moeten tot doel hebben de naamsbekendheid en het imago van Pajottegem op een duurzame manier te versterken bij bewoners, bedrijven en bezoekers.

 

ARTIKEL 2. DEFINITIES IN DIT REGLEMENT
§1 Economische return: economische investeringen in Pajottegem dankzij het feit dat de activiteit daar plaatsvindt. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om overnachtingen, aankopen in lokale winkels, andere uitgaven in Pajottegem, innovatie, ondernemerschap, (inter)nationale contacten , …

§2 Imago: beeld dat anderen van iets hebben. In dit geval Pajottegem, een groene en landelijke gemeente, waar het aangenaam wonen, werken en ontspannen is.

§3 Missie: Langetermijnvisie. 

Promotionele return: Promotie die de gemeente Pajottegem krijgt doordat een bepaalde activiteit in de gemeente plaatsvindt. Het kan gaan om aandacht in de media, maar ook online (website, sociale media, …) en offline (drukwerk, affiches, …) promotie en zichtbaarheid of zichtbaarheid ter plaatse (bv. spandoeken, (beach)vlaggen, stand, logo, goodie bag, …). Bij promotionele aandacht is de hoeveelheid van promotie belangrijk, maar ook de schaal (lokaal, regionaal, nationaal, internationaal). De organisator overlegt hiervoor met de gemeentelijke communicatiedienst.

Publieksbereik: het publiek dat bereikt wordt door de activiteit. Hierbij kan de grootte van het publiek belangrijk zijn, maar ook de schaal (lokaal, regionaal, nationaal, internationaal).

Speerpunten van het beleid: De missie vertaalt zich in speerpunten van het beleid. Dit zijn thema’s en domeinen waar het lokaal bestuur extra aandacht voor heeft.

 

ARTIKEL 3. DOELGROEP
§1 Aanvragers kunnen zowel andere (niet-gemeentelijke) overheidsdiensten zijn, individuele personen, instellingen, verenigingen en bedrijven uit de privésector, evenals samenwerkingsverbanden tussen twee of meerdere van deze partners.

§2 Elke aangeboden activiteit dient publiek toegankelijk te zijn voor elke inwoner van Pajottegem, zonder afbreuk te doen aan de eigenheid van het evenement.

  

ARTIKEL 4 - VOORWAARDEN

Volgende activiteiten komen in aanmerking voor subsidiëring door het gemeentelijk promotiefonds:

• Gewestelijke en/of (inter)nationale evenementen die plaatsvinden op het grondgebied van Pajottegem en bijdragen tot de naambekendheid en/of het imago van de gemeente Pajottegem.
  Criteria bij beoordeling zijn:
• Relatie met de speerpunten van het beleid
• Gewestelijke en/of (inter)nationale uitstraling en/of uitzonderlijk karakter
• Publieksbereik
• Promotionele return en/of mediabereik
• Economische return
  
  

• Voor activiteiten die niet volledig maar deels op het grondgebied van Pajottegem plaatsvinden dient het grootste deel/de klemtoon van de organisatie effectief op grondgebied Pajottegem plaats te vinden.

• Elke aangeboden activiteit dient publiek toegankelijk te zijn voor elke inwoner van Pajottegem, zonder afbreuk te doen aan de eigenheid van het evenement.

  

In het kader van promotionele return dient aan volgende voorwaarden te worden voldaan:

• Verplichte promo:
• Plaatsen van banner(s) en beachvlag(gen) van het lokaal bestuur Pajottegem. 
• In alle perscommunicatie (persbericht, persdossier, persconferentie…), opgesteld door de organisator, wordt het sponsorlogo van het lokaal bestuur Pajottegem geplaatst en wordt een vermelding van de ontvangen subsidie gemaakt.
• Bij alle digitale communicatie (bv. bericht op website, digitale banner,…) staat het sponsorlogo van de lokaal bestuur.
• Als er een programmaboekje wordt uitgegeven, dan is er min. 1 bladzijde voorzien voor de communicatie van het lokaal bestuur Pajottegem. Afhankelijk van het soort evenement, zal hier inhoudelijk andere informatie gedeeld worden. De organisator bezorgt de juiste formaten aan het lokaal bestuur Pajottegem, dat zelf instaat voor de opmaak en inhoud van de bladzijde.
• Sociale media: de organisator vermeldt het lokaal bestuur Pajottegem (via tag) in alle communicatie op sociale media (Facebook, Instagram, …) met sponsorlogo of link naar website www.pajottegem.be
• Op de gedrukte/digitale flyer en affiche wordt het sponsorlogo van het lokaal bestuur Pajottegem gezet. De organisator bezorgt de gemeente ook flyers en affiches via relevante verdeelpunten.
• Als de organisator andere gedrukte communicatie gebruikt (onderleggers, bierviltjes, …) dan wordt hier steeds het sponsorlogo van het lokaal bestuur Pajottegem op geplaatst.
• Het sponsorlogo is terug te vinden op www.pajottegem.be. 
• Banners en beachvlaggen,… kunnen aangevraagd worden via evenementen@pajottegem.be.

ARTIKEL 5. SUBSIDIE

§1 Soort subsidie

Zowel voor eenmalige activiteiten, voor jaarlijks weerkerende activiteiten of voor één activiteit die over meerdere jaren gespreid georganiseerd wordt, kan een subsidie toegekend worden via het gemeentelijk promotiefonds.

 

§2 Subsidiebedrag

Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde bedragen, wordt een subsidie uitgekeerd door het lokaal bestuur aan de goedgekeurde aanvraagdossiers. 

De aanvrager dient op een gedetailleerde en realistische manier aan te geven welke de verwachte inkomsten en uitgaven van de activiteit zullen zijn. Een wezenlijke eigen bijdrage en/of financiering afkomstig van derden is noodzakelijk. Daarnaast dient de begroting van de activiteit minstens in evenwicht te zijn.

Loonkosten, de aankoop van investeringsgoederen en kosten voor verkoop bestemde dranken en voeding dienen vermeld te worden maar komen niet in aanmerking voor toewijzing van het subsidiebedrag.

 

Bij een evenementenbudget van minimaal 20.000 euro bedraagt de subsidietoelage 4.000 euro, bij minimaal 35.000 euro bedraagt de toelage 5.000 euro en bij minimaal 50.000 euro bedraagt de toelage 6.000 euro.

 

De dienst Vrije Tijd staat in voor de behandeling van de aanvraagdossiers en maakt een voorstel voor de toewijzing van de subsidies en legt dit voor goedkeuring voor aan het college van burgemeester en schepenen.

Het subsidiebedrag wordt in twee schijven uitbetaald: 70% na goedkeuring dossier en 30% na ontvangst van de evaluatie (zie Art. 6 §4. Uitbetaling).

 

§3 De ondersteuning via het promotiefonds kan niet gecumuleerd worden met andere gemeentelijke subsidies.

 

ARTIKEL 6. PROCEDURE

§1 Aanvraag
Het aanvraagformulier is online beschikbaar op de gemeentelijke website.

 

De aanvrager moet zijn aanvraagdossier minimum 3 maand voorafgaand aan de activiteit indienen. Alleen bij gemotiveerd verzoek kan het college van burgemeester en schepenen op deze termijn een afwijking toestaan.

 

Het aanvraagdossier bevat minstens volgende elementen:

• Een aanvraagformulier waarop volgende zaken vermeld worden:
• Een omschrijving van de activiteit, met:
• een beknopte schets om welke activiteit het gaat
• een omschrijving die aantoont dat de activiteit aan de gewenste voorwaarden voldoet zoals verwoord in dit reglement (zie Art. 4. Voorwaarden).
• Een opsomming van de lokale organisaties / leveranciers /… waarmee wordt samengewerkt.
• Een korte omschrijving van het communicatie- en promotieplan van de activiteit, de verwachte mediacoverage.
• Een voorstel van return voor de gemeente (promotioneel, economisch,…) en toevoeging van het sponsordossier. Dit voorstel van return wordt na positief advies verder onderling besproken.
• Een beknopt overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Alsook welke andere ondersteuning (bv. materiaal, vergunningen, begeleiding, nutsvoorzieningen,…) men vraagt aan het lokaal bestuur Pajottegem. Eventuele andere ondersteuning gebeurt altijd conform de geldende reglementen.
• Informatie over de aanvrager waarbij hij de nodige contactgegevens opgeeft, zichzelf en/of de organisatie voorstelt. 

 

Bij indiening krijgt de aanvrager een automatische ontvangstbevestiging.

 

§2 Beoordeling
De aanvraag wordt behandeld door de dienst Vrije Tijd die een advies formuleert aan het college van burgemeester en schepenen.

Het al dan niet toekennen van accreditaties zal nooit deel uitmaken van de beoordelingscriteria waarop beslist wordt tot steun in het kader van dit subsidiereglement.

 

§3 Beslissing

Het college van burgemeester en schepenen neemt op basis van het advies een beslissing over de aanvraag.

Ten laatste 2 maanden na het versturen van het ontvangstbewijs wordt de aanvrager op de hoogte gebracht van de beslissing van het college.

 

§4 Uitbetaling
Na beslissing kan overgegaan worden tot de uitbetaling. Deze gebeurt in twee schijven:

• de eerste schijf van 70% wordt aan de aanvrager uitgekeerd onmiddellijk na de beslissing. Idealiter is dit nog voor aanvang van de activiteit.
• het saldo van 30% wordt uitgekeerd na ontvangst en goedkeuring van het evaluatiedossier dat de aanvrager uiterlijk 2 maanden na realisatie van de activiteit dient in te dienen.

Het lokaal bestuur Pajottegem betaalt de subsidies uit door een overschrijving op de bankrekening van de aanvrager.

De aanvrager verbindt zich ertoe het lokaal bestuur Pajottegem onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van diens bankrekeningnummer.

  

ARTIKEL 7. CONTROLE

§1 Uiterlijk 2 maanden na het verloop van de activiteit zal de aanvrager een evaluatieformulier (beschikbaar op www.pajottegem.be) ingevuld moeten bezorgen. Het evaluatiedossier bevat minstens:

• een kopie van de financiële verantwoordingsstukken (facturen, schuldvorderingen, …) voor minimaal het toegekende subsidiebedrag. Loonkosten, de aankoop van investeringsgoederen en de kosten voor verkoop bestemde dranken en voeding komen niet in aanmerking voor toewijzing van het subsidiebedrag.
• een inhoudelijk verslag dat toelaat na te gaan of de subsidie werd gebruikt voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Ook wordt hierin aangetoond dat werd voldaan aan de afgesproken return.
• Een volledig en schematisch overzicht van de inkomsten en uitgaven met betrekking tot de activiteit, correct en naar waarheid ingevuld en voor waar ondertekend.
• Bewijzen van de gevoerde verplichte promotionele return (foto, mail, ...).

 

§2 Het lokaal bestuur Pajottegem heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te controleren.

 

§3 Ingeval de aanvrager zich verzet tegen de uitoefening van de controle, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.

 

§4 Wanneer het lokaal bestuur Pajottegem het evaluatiedossier niet tijdig ontvangt, betaalt ze de tweede schijf van de subsidie niet uit.

 

 

ARTIKEL 8. SANCTIES EN STRAFBEPALINGEN

§1 De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het evenement waarvoor ze is toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd. Zo niet dient de subsidie terugbetaald te worden.

 

§2 Ingeval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan het lokaal bestuur beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te kennen aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.

 

§3 Als de aanvrager niet voldoet aan contractuele of financiële verplichtingen tegenover het lokaal bestuur, kan het subsidiebedrag worden verrekend.

 

§4 In geval de aanvrager onder curatele wordt geplaatst, kan het lokaal bestuur overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie.

 

§5 De toegekende subsidie mag door de aanvrager niet in pand gegeven worden aan een derde.

 

§6 Bij het niet indienen van de verantwoordingsstukken (zie art. 7. Controle) kan het lokaal bestuur overgaan tot terugvordering van de toegekende subsidie.

 

 

ARTIKEL 9. NON-DISCRIMINATIE
§1 De aanvrager verbindt er zich toe:

• geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden;
• toegankelijk te zijn voor iedereen; 
• elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen;
• de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
• indien men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.

 

§2 Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan het lokaal bestuur Pajottegem, rekening houdend met alle elementen, maatregelen nemen.

 

Artikel 2 - Het gemeenteraadsbesluit van 26 augustus 2025 betreffende het subsidiereglement gemeentelijk promotiefonds voor bovenlokale, (inter)nationale activiteiten en projecten wordt opgeheven en vervangen door onderhavig reglement.