Galmaarden, Gooik en Herne hebben elk een eigen reglement voor de uitleen van materialen. In het kader van de fusie dient een nieuw uitleenreglement opgemaakt te worden zodat de uitleen van materialen uniform, eenduidig en transparant kan verlopen in Pajottegem.
Op het college van 17 november werd de aankoop van een softwarepakket voor het online beheren van het reserveren van zalen en materialen goedgekeurd.
Om het nieuwe reservatiesysteem te kunnen configureren is het belangrijk het nieuwe uitleenreglement goed te keuren.
De materialen die volgens het nieuwe reglement niet meer uitgeleend worden, zullen niet meer ontleend kunnen worden voor activiteiten vanaf 1 september 2026.
De implementatie van het nieuwe reservatiesysteem zal in de zomer 2026 gebeuren. De exacte timing wordt nog besproken met de leverancier van het reservatiesysteem.
Reservaties voor het voorjaar 2026 worden nog via de bestaande systemen behandeld.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 40
Het gemeenteraadsbesluit van 25 juli 2017 over de goedkeuring van het uitleenreglement gemeentelijke materialen (Galmaarden)
Het gemeenteraadsbesluit van 23 december 2024 over de goedkeuring van het uitleenreglement materiaal en zalen - aanpassing (Gooik)
Het gemeenteraadsbesluit van 24 februari 2016 over de goedkeuring van het reglement gemeentelijke uitleendienst (Herne)
Dit voorstel van reglement werd positief geadviseerd door het MAT op 25 november 2025.
Dit voorstel van reglement werd voor advies voorgelegd aan de adviesplatformen Cultuur & Erfgoed, Jeugd, Mondiaal, Senioren en Sport tijdens een gezamenlijk toelichtingsmoment op dinsdag 24 maart 2026.
De ontvangen adviezen bevinden zich in bijlage.
In het kader van de fusie dient een nieuw uitleenreglement opgemaakt te worden zodat de uitleen van materialen uniform, eenduidig en transparant kan verlopen in Pajottegem.
Artikel 1 - Het gemeentelijk reglement voor de uitleen van materialen wordt als volgt goedgekeurd:
I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1. Aanleiding en doel
Het lokaal bestuur Pajottegem wil de werking van Pajottegemse verenigingen, organisaties en instellingen ondersteunen door het uitlenen van bepaalde materialen via de gemeentelijke uitleendienst. Het uitlenen van gemeentelijke materialen verloopt volgens de voorwaarden opgenomen in dit reglement.
Artikel 2. Materialen
Een volledige lijst van materialen en aantallen is als bijlage gekoppeld aan het uitleenreglement. Deze lijst kan te allen tijde aangevuld of gewijzigd worden na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 3. De ontlener
De bovenstaande materialen worden ter beschikking gesteld aan 2 categorieën van ontleners:
Categorie A (gratis):
Categorie B (betalend):
Het materiaal wordt enkel ter beschikking gesteld voor activiteiten op het grondgebied van Pajottegem. Enkel voor omliggende lokale besturen en kampen van jeugdverenigingen kan hierop een uitzondering gemaakt worden.
Organisatoren van buurt- en straatfeesten kunnen enkel gebruik maken van de feestkarren.
Particulieren en lokale ondernemers kunnen geen gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst.
II. UITLEENPROCEDURE
Artikel 4. Aanvraagprocedure
Artikel 5. Uitleenperiode
De uitleenperiode wordt bepaald in overleg met de dienst Evenementen, uitleen en reservaties naargelang de duur van de activiteit, met een maximum van 10 kalenderdagen. Enkel voor kampen van jeugdverenigingen kan op deze uitleenperiode een uitzondering gemaakt worden.
Na gebruik moet het ontleende materiaal teruggebracht worden ten laatste op de eerste werkdag volgend op de uitleenperiode.
De uitleendienst is bestemd voor occasionele activiteiten. Wekelijks weerkerende activiteiten kunnen geen gebruik maken van de uitleendienst.
Artikel 6. Gebruikersvergoedingen
De gebruikersvergoedingen worden vastgelegd in het retributiereglement uitleendienst. De gebruikersvergoedingen zijn ook terug te vinden in de lijst van uit te lenen materialen.
Artikel 7. Betalingswijze
De gebruikersvergoeding dient na afloop van de activiteit en na het terugbrengen van de uitgeleende materialen betaald te worden. De betaling gebeurt via het digitaal reservatiesysteem.
Artikel 8. Annuleren
Een reservatie van materiaal dient minimum 2 weken voor de datum van de activiteit via het reservatiesysteem geannuleerd te worden.
Als de annulatie van de reservatie minder dan 2 weken op voorhand gebeurt of bij niet-gebruik van gereserveerde materialen blijft de volledige gebruikersvergoeding verschuldigd, tenzij het evenement omwille van overmacht afgelast diende te worden.
Artikel 9. Vervoer en plaatsing van het materiaal
Artikel 10. Richtlijnen bij het uitlenen van het materiaal
Het gebruik van de materialen uit de uitleendienst is beperkt tot de ontlener, activiteit, doeleinden, periode en plaats vermeld in de aanvraag.
De ontlener is geheel aansprakelijk en draagt zorg voor:
Artikel 11. Aansprakelijkheid
De ontlener is te allen tijde:
De ontlener is vrij al dan niet een verzekering af te sluiten voor de ontleende materialen maar is duidelijk geïnformeerd dat hij verlies/schade aan de vastgestelde waarde moet vergoeden.
De ontlener verbindt er zich toe de ontleende materialen in geen geval over te dragen, uit te lenen of ter beschikking te stellen van derden.
Het niet naleven van deze bepalingen kan aanleiding geven tot uitsluiting van het gebruik van gemeentelijk materiaal voor een periode die bepaald wordt door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 12. Beschadiging, diefstal, verlies en controle
Het lokaal bestuur neemt de nodige maatregelen opdat het uitleenmateriaal geen tekortkomingen zou vertonen. Bij het afhalen/de levering gaat de ontlener de goede staat van de materialen na. Het lokaal bestuur controleert de teruggebrachte/opgehaalde materialen. Elke beschadiging, diefstal of verlies van de materialen komt ten laste van de ontlener.
Wanneer de ontlener schade vaststelt aan het ontleende materiaal vóór het eigen gebruik, dient dit onmiddellijk te worden meegedeeld aan de dienst Evenementen, uitleen en reservaties per mail met foto’s in bijlage. Dit kan niet meer gemeld worden bij het terugbrengen van het materiaal.
Bij schade, diefstal of verlies tijdens de eigen activiteit moet de ontlener op de eerstvolgende werkdag na de activiteit de dienst Evenementen, uitleen en reservaties op de hoogte brengen van de aard van de problemen.
Het is de ontlener ten strengste verboden zelf herstellingen uit te voeren of te laten uitvoeren. Alle herstellingskosten worden doorgerekend aan de ontlener op basis van de herstellingsfactuur. Ook bij verlies, diefstal of onherstelbare schade worden de kosten aan vastgestelde waarde ten laste van de ontlener gelegd. Schoonmaakkosten worden gefactureerd aan kostprijs.
In geval van diefstal wordt onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en een dubbel van het proces-verbaal wordt zo vlug mogelijk aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd.
Het beschrijven, beplakken, … van het materiaal wordt aanzien als beschadiging.
Artikel 13. Overmacht
Ieder geval van overmacht waardoor de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen worden gesteld, verbreekt de overeenkomst zoals vastgelegd in het aanvraagformulier. Er kan in dit geval geen enkele rechtsvordering, noch schadevergoeding ten gunste van de ontlener ontstaan.
III. SLOTBEPALINGEN
Artikel 14.
Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik of het vervoer van het ontleende materiaal.
Artikel 15.
Door het ontlenen van de gemeentelijke materialen verklaart de ontlener de bepalingen van dit reglement te aanvaarden en strikt na te leven.
Artikel 16. Controle
Een vertegenwoordiger van het lokaal bestuur kan te allen tijde controle uitoefenen op het gebruik en de beveiliging van het ontleende materiaal. De organisator verleent vrije toegang tot de activiteit waarvoor het materiaal gebruikt wordt om de controle uit te voeren.
Artikel 17.
Het college van burgemeester en schepenen beslist in alle niet-voorziene gevallen en bij betwisting, telkens na advies van de bevoegde diensten.
Artikel 2 - Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2026 voor activiteiten vanaf 1 september 2026 en heft de volgende reglementen op vanaf 1 september 2026:
Het gemeentelijk reglement voor de uitleen van materialen wordt goedgekeurd.