Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.

Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Juridische bepalingen

Het decreet lokaal bestuur, artikel 40, 285-288, 330-334

Het decreet lokaal bestuur, artikel 217 tem. artikel 219 waarin wordt bepaald dat een lokaal bestuur dient te beschikken over een organisatiebeheersingssysteem en waarbij het kader dient te worden vastgesteld door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn

Advies

Het managementteam heeft gunstig advies verleend over het rapport op dinsdag 3 juni 2025.

Motivering

Het decretaal opgelegde organisatiebeheersingssysteem maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid en heeft als doelstelling enerzijds de kwaliteit van de werking en dienstverlening, anderzijds de organisatiedoelstellingen op te volgen.

1. Kwaliteit van de werking en dienstverlening: Voldoen we aan alle verplichtende regelgeving? Gaan we correct, nauwkeurig, volledig en tijdig om met de informatie? Zetten we steeds de juiste middelen in? Gaan we integer om met onze financiële middelen?
2. Organisatiedoelstellingen: Bereiken we onze doelstellingen? Voeren we alles effectief uit? Volgen we alles op? Als dusdanig vertoont het interne controlesysteem linken met de beheers- en beleidscyclus. 

Organisatiebeheersing is iets waar iedere organisatie, al dan niet bewust, dagelijks mee bezig is. In het decreet lokaal bestuur wordt organisatiebeheersing gedefinieerd als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te bieden over:

1. Het bereiken van de doelstellingen
2. Het naleven van wetgeving en procedures
3. De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie
4. Het efficiënt en economisch gebruik van middelen
5. De bescherming van activa
6. Het voorkomen van fraude

Het algemeen kader organisatiebeheersing beschrijft enerzijds de methodiek, gebaseerd op de PDCA-cyclus en het COSO-model, en anderzijds hoe deze in praktijk worden gebracht. Het eerste centrale element is het organisatiehandboek, dat een bundeling is van de belangrijkste organisatiedocumenten en –processen. Het tweede centrale element is de periodieke zelfevaluatie die uitmondt in verbeteringsprojecten.

In dit rapport wordt vermeld waar de focus inzake organisatiebeheersing lag in 2024. 2024 was omwille van de fusievoorbereidingen een atypisch jaar inzake organisatiebeheersing.

Er werd voor geopteerd om voor elk van de drie besturen Galmaarden, Gooik en Herne ene rapport op te leveren dat voortbouwt op de gewoontes van elk van de besturen inzake rapportering over organisatiebeheersing.

Besluit

Enig artikel - De gemeenteraad neemt kennis van de rapporten organisatiebeheersing van de lokale besturen Galmaarden, Gooik en Herne over het jaar 2024.