Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

Het lokaal bestuur wenst een financiële tussenkomst te voorzien aan erkende Pajottegemse verenigingen die een actieve jeugdwerking kunnen aantonen.

De berekening gebeurt op basis van een ingediend aanvraagdossier voor subsidies aan jeugdverenigingen.

Elke erkende vereniging die tijdig een geldig subsidiedossier ingediend heeft, ontvangt 125 euro basissubsidie.

Naast de basissubsidie wordt een werkingssubsidie toegekend aan de erkende verenigingen die een actieve jeugdwerking kunnen aantonen.

Het totaalbedrag van de werkingssubsidie bestaat uit het resterende budget na aftrek van de uitbetaalde basissubsidie.

De werkingssubsidie wordt opgesplitst in twee delen: een gedeelte op basis van gemeentelijke prioriteiten en een gedeelte op basis van een puntensysteem.

Juridische bepalingen

Het decreet lokaal bestuur, artikel 40

Gemeenteraadsbeslissing van 27 juni 2021 van Galmaarden over de subsidiereglementen voor jeugdverenigingen van Galmaarden

Gemeenteraadsbeslissing van 29 oktober 2019 van Gooik over de subsidiereglementen voor jeugdverenigingen van Gooik

Gemeenteraadsbeslissing van 28 september 2016 van Herne over de subsidiereglementen voor jeugdverenigingen van Herne

Motivering

In het meerjarenplan 2026-2031 wensen we het inzetten op veilige en kwalitatieve jeugdinfrastructuur op te nemen als een beleidsdoelstelling. Om die reden hebben we in het huidige reglement geen subsidie voorzien voor infrastructurele werken.

Besluit

Artikel - De gemeenteraad keurt onderstaand subsidiereglement voor basis- en werkingssubsidies aan Pajottegemse jeugdverenigingen goed:

 

GEMEENTELIJK REGLEMENT VOOR DE SUBSIDIERING VAN DE PAJOTTEGEMSE JEUGDVERENIGINGEN

 

I. DEFINITIES

Erkende vereniging: een vereniging die na indiening van een erkenningsdossier erkend wordt door het gemeentebestuur van Pajottegem.

 

Meerjarenplan: het meerjarenplan van een gemeente bevat de beleidskeuzes van het nieuwe bestuur en de financiële vertaling ervan voor de volledige periode van het meerjarenplan en bestaat uit een strategische nota, een financiële nota en een toelichting.

 

Jeugdwerk:

Sociaal-cultureel werk met niet-commerciële doelstellingen, gericht op of uitgevoerd door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar. Dit vindt plaats in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding, en heeft als doel de algemene en integrale ontwikkeling van de deelnemende kinderen en jongeren te bevorderen. De deelname gebeurt op vrijwillige basis. Het jeugdwerk wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

 

Jeugdraad: adviesorgaan dat is opgericht om de betrokkenheid en de inspraak van kinderen en jongeren te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de gemeentelijke dienstverlening en bij de evaluatie ervan,  in het bijzonder de voorbereiding en uitvoering van het meerjarenplan van de gemeente.

 

II. ALGEMENE BEPALINGEN

 

Artikel 1. Aanleiding en doel

Dit reglement heeft tot doel de ondersteuning van erkende Pajottegemse jeugdverenigingen. Voor de subsidiëring van de erkende verenigingen voorziet het lokaal bestuur jaarlijks een vooraf vastgelegd bedrag op het gemeentelijk budget.

 

Artikel 2. Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op de toekenning van subsidies aan erkende Pajottegemse verenigingen die voldoen aan de algemene subsidievoorwaarden opgenomen onder artikel 6 van dit subsidiereglement.

 

Artikel 3. Uitsluitingscriteria

Verenigingen die in een ander beleidsdomein gesubsidieerd worden (sport, cultuur, …) of erkend zijn in een andere gemeente komen niet in aanmerking voor een subsidie. Een uitzondering wordt gemaakt voor verenigingen met een bovenlokale werking, m.a.w. verenigingen met een actieve werking in meerdere gemeenten. Zij worden, binnen dit reglement, enkel gesubsidieerd voor hun actieve werking in de gemeente Pajottegem.

 

Artikel 4. Budget en betaling

Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde bedragen, wordt een subsidie uitgekeerd door de gemeente aan erkende verenigingen vóór 31 december van het jaar van indiening.

 

Artikel 5. Werkingsjaar

Als werkingsjaar geldt de periode van 1 september tot en met 31 augustus.

 

Artikel 6. Voorwaarden

Om een subsidie te bekomen dient een vereniging erkend te zijn.

Daarnaast gelden ook de volgende voorwaarden:

• aangesloten zijn bij een erkende landelijke vereniging of koepelorganisatie;
• aanbieden van groepsgerichte, sociaal-culturele activiteiten zonder commercieel doel voor jeugd (3-30 jaar);
• de activiteiten vinden plaats op regelmatige basis, verspreid over minstens 15 weken per jaar;
• minstens 3/4 van de activiteiten vindt plaats op grondgebied Pajottegem;
• minstens 2/3 van de bestuursleden moet jonger zijn dan 30 jaar; Minimaal 1 bestuurslid is 18 jaar of ouder;
• de vereniging mag geen onderafdeling zijn van een andere, plaatselijke vereniging;
• aanvaarden om verantwoording af te leggen aan het gemeentebestuur voor de aanwending van de subsidies;
• tijdig indienen van het subsidiedossier.

 

III. PROCEDURE

Artikel 7. Aanvraag

De erkende vereniging ontvangt jaarlijks tijdig een oproep voor het indienen van een subsidiedossier.

Enkel de erkende verenigingen die voor de uiterste datum, vermeld in de oproep, hun subsidiedossier ingediend hebben op de dienst Opgroeien komen in aanmerking voor de verdere afhandeling ervan. De vereniging die na deze datum hun dossierindienen, kunnen geen aanspraak maken op de subsidie voor het betreffende werkingsjaar.

De aanvrager dient – indien opgevraagd door de dienst Opgroeien – bijkomende informatie in verband met het ingediende dossier binnen de 14 dagen na de vraagstelling aan de gemeentelijke diensten te verstrekken, tenzij schriftelijk anders werd afgesproken.

 

Artikel 8. Toekenning

De jaarlijkse subsidiedossiers worden ingediend bij en verwerkt door de gemeentelijke jeugddienst. De subsidieverdeling wordt bekrachtigd door het college van burgemeester en schepenen. De vereniging wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het toegekende subsidiebedrag.

 

Artikel 9. Uitbetaling

De uitbetaling van de subsidies zal gebeuren door een overschrijving op de rekening van de aanvragende vereniging vóór 31 december van het jaar van indiening.

 

Artikel 10. Betwisting

Bij betwisting over de toekenning van subsidies kan de vereniging binnen de 14 dagen na toekenning een schriftelijk bezwaar indienen bij het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen beslist bij betwisting.

 

Artikel 11. Controle en sancties

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht de gegeven informatie en bewijsstukken te verifiëren.

Indien blijkt dat:

• de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid of
• de aanvrager de gevraagde inlichtingen weigert te verschaffen of
• de aanvrager de inlichtingen niet tijdig verschaft

vervalt voor de desbetreffende vereniging het recht op subsidiëring voor het betrokken werkingsjaar.

 

Artikel 12. Verantwoordelijkheid

Dit reglement regelt alleen de financiële tussenkomst van het gemeentebestuur in de werking van de verenigingen. Het gemeentebestuur kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor afhandelingen van contracten, eventuele ongevallen, schade, wanbetaling en de daaruit voortvloeiende kosten. De betrokken vereniging blijft volledig zelf verantwoordelijk voor haar werking, activiteiten en manifestaties.

 

Artikel 13. Akkoordverklaring

Verenigingen die beroep doen op dit subsidiereglement verklaren zich hierdoor akkoord met alle bepalingen ervan.

 

IV. SUBSIDIES

Artikel 14. Basissubsidie

Elke erkende vereniging die tijdig een geldig subsidiedossier ingediend heeft, ontvangt 125 euro basissubsidie.

 

Artikel 15. Werkingssubsidie

Naast de basissubsidie wordt een werkingssubsidie toegekend aan de erkende verenigingen die een actieve jeugdwerking kunnen aantonen. Het totaalbedrag van de werkingssubsidie bestaat uit het resterende budget na aftrek van de uitbetaalde basissubsidie De werkingssubsidie wordt opgesplitst in twee delen: een gedeelte op basis van gemeentelijke prioriteiten en een gedeelte op basis van een puntensysteem.

 

De werkingssubsidie voor de gemeentelijke prioriteiten wordt uitbetaald op basis van de ingediende facturen of betalingsbewijzen:

• Kampen langer dan 5 nachten: een kampsubsidie van 0,75 euro per kind/begeleider per nacht (inclusief het voorkamp). Voor elke 10 kinderen wordt er 1 kookouder of volwassen begeleider meegeteld. Verenigingen met opgesplitste groepen op kamp, moeten duidelijk aangeven per groep met hoeveel ze per nacht aanwezig waren.
• Kwalitatief werkingsmateriaal (zoals spelmateriaal, creatief materiaal, kookmateriaal,…) maximum 200 euro op basis van ingediende facturen of betalingsbewijzen, inclusief btw.
• Inclusie van maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren:    
  • Vorming: maximum 200 euro per jeugdwerkinitiatief. Indien de werkelijke uitgaven lager zijn dan het subsidiebedrag, wordt dit begrensd tot de werkelijke uitgaven, inclusief btw.
  • Structurele aanpassingen aan de werking: maximum 500 euro per jeugdwerkinitiatief. Indien de werkelijke uitgaven lager zijn dan het subsidiebedrag, wordt dit begrensd tot de werkelijke uitgaven, inclusief btw. (Voorbeelden: rolstoelschans, pictogrammen,…)

 

Voor de werkingssubsidie op basis van het puntensysteem kunnen punten verdiend worden volgens onderstaande criteria:

• Aantal actieve verzekerde leden, leiding en volwassen begeleiding: per 10 leden = 5 punten (vanaf 6 leden wordt naar boven afgerond)

Toe te voegen bijlage : officiële ledenlijst van de koepelorganisatie of de landelijke vereniging waarbij aangesloten is of lijst van de verzekeringsmaatschappij.

• Aantal gebrevetteerde leiding en volwassenen (hoogste attest per persoon geldt):
  • Animator: 3 punten
  • Hoofdanimator: 5 punten
  • Instructeur: 7 punten

Toe te voegen bijlage: kopie van het attest van leiding die dit werkingsjaar effectief actief was als  leiding, ook als dit in het verleden werd behaald.

• Activiteiten:
  • Groepsactiviteiten: activiteiten op basis van de wekelijkse kalender, met uitsluiting van winstgevende activiteiten (bv. eetfestijn, ontbijtactie, fuif,…).

1 week = 1 activiteit.

• minder dan 20 activiteiten per jaar: 10 punten
• 20tot 39 activiteiten per jaar: 20 punten
• 40 of meer activiteiten per jaar: 30 punten
• Eigen activiteiten: activiteiten die buiten de groepsactiviteiten vallen en geen winstgevende activiteiten (eetfestijn, ontbijtactie, fuif,…) zijn.
  • Maximaal 2 activiteiten: 3 punten per activiteit

Toe te voegen bijlage: kopie van de activiteitenkalender en aankondiging.

• Communicatie: een actueel digitaal communicatiekanaal (website en/of sociale media) : 7 punten. 
  Indien het kanaal betalend is, kunnen er maximaal 3 extra punten toegekend worden (op basis van de factuur inclusief btw): minder dan €50 = 1 punt, €50 – €100 = 2 punten, meer dan €100 = 3 punten.

Toe te voegen bijlage: stavingstukken zoals printscreen, URL website, nieuwsbrief,…

• Medewerking bij gemeentelijke activiteiten waarvoor de dienst Opgroeien op voorhand een oproep doet: 1 punt per helper van een vereniging, met een maximum van 5 punten per activiteit. Er kunnen  maximaal 3 activiteiten per jaar ingediend worden.
• Vormingsweekends en kampen korter dan 5 nachten: 1 punt per overnachting.

Toe te voegen bijlage: kopie van factuur boeking, bewijs aankondiging,…

 

Artikel 16. Overgangsbepaling

De vereniging die bij de vaststelling van de totale subsidie met een verlaging van meer dan 20% ten opzichte van de subsidie ontvangen voor het werkingsjaar 2024-2025 wordt geconfronteerd, krijgt een subsidiegarantie van 80% van het ontvangen subsidiebedrag voor het werkingsjaar 2024-2025. Deze overgangsbepaling is voor 3 werkingsjaren (2025-2026, 2026-2027, 2027-2028) geldig. Dit geeft de vereniging ruim de tijd om haar werking desgewenst bij te sturen.

 

Artikel 2 - Dit reglement treedt in werking op 1 september 2025.

 

Artikel 3 - Volgende raadsbesluiten worden met ingang van 1 september 2025 opgeheven:

• Gemeenteraadsbeslissing van 27 juni 2021 van Galmaarden over de subsidiereglementen voor jeugdverenigingen van Galmaarden
• Gemeenteraadsbeslissing van 29 oktober 2019 van Gooik over de subsidiereglementen voor jeugdverenigingen van Gooik
• Gemeenteraadsbeslissing van 28 september 2016 van Herne over de subsidiereglementen voor jeugdverenigingen van Herne