Het Decreet Lokaal Bestuur verplicht alle gemeenten om een participatiereglement op te stellen. Daarin moeten zij duidelijk maken hoe burgerparticipatie in hun gemeente georganiseerd wordt.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 40, 41,1°, 285-288, 302-325, 330-334
Lokaal bestuur Pajottegem wil participatie structureel verankeren en organiseert dit via diverse kanalen en methodieken. Met dit participatiereglement brengen we een kader waarin verschillende participatievormen mogelijk zijn, met opties voor adviesraden, burgerplatformen en innovatieve participatiemethodieken zoals burgerbudgetten.
Daarnaast is er ook een algemeen kader uitgewerkt voor de adviesplatformen, zo uniformiseren we hun werking.
In onze participatiestructuur bouwen we verder op de klassieke adviesraden en hervormen we deze tot laagdrempelige en flexibele adviesplatformen. Deze adviesplatformen bieden burgers, verenigingen en belanghebbenden de mogelijkheid om actief mee te denken over beleidsdomeinen die hen aanbelangen. De platformen behouden een beleidsadviserende rol, maar kunnen ook initiatieven nemen en werkgroepen opstarten binnen hun domein.
Voor drie adviesplatformen: GECORO, Jeugdraad en Lokaal Overleg Kinderopvang gelden wettelijke of decretale verplichtingen die in een afzonderlijk reglement worden vastgelegd. De andere adviesplatformen vallen onder het algemeen kader en worden desgevallend erkend door de gemeenteraad van Pajottegem.
Participatie is maatwerk. Met een participatiereglement wilt het lokaal bestuur inspraak en betrokkenheid organiseren volgens volgende principes:
Artikel 1 -De gemeenteraad keurt het onderstaand participatiereglement goed:
PARTICIPATIEREGLEMENT
ARTIKEL 1. INLEIDING EN CONTEXT
Het Decreet Lokaal Bestuur verplicht alle gemeenten om een participatiereglement op te stellen. Daarin moeten zij duidelijk maken hoe burgerparticipatie in hun gemeente georganiseerd wordt.
Lokaal bestuur Pajottegem wil participatie structureel verankeren en organiseert dit via diverse kanalen en methodieken. Met dit participatiereglement brengen we een kader waarin verschillende participatievormen mogelijk zijn, met opties voor adviesraden, burgerplatformen, werkgroepen, innovatieve participatiemethodieken zoals burgerbudgetten,...
Participatie is maatwerk. Lokaal bestuur Pajottegem wil inspraak en betrokkenheid organiseren volgens onderstaande principes:
• Openheid en transparantie
• Duidelijke verwachtingen en grenzen
• Een brede, diverse groep burgers betrekken
• Kwalitatieve en methodisch onderbouwde participatie
ARTIKEL 2. ALGEMENE VISIE OP PARTICIPATIE
Het participatiereglement is in de eerste plaats een engagementsverklaring van het bestuur. Het gaat over ‘willen’, over een participatieve ingesteldheid. We zien het reglement als een kwalitatief kader waaraan elke vorm van participatie getoetst wordt en waarin het in al zijn vormen mogelijk gemaakt wordt.
§1 Het doel van participatie
§2 De voorwaarden van participatie
Participatie is een engagement en moet een weloverwogen keuze zijn van het bestuur.
ARTIKEL 3. TRANSPARANT LOKAAL BESTUUR
§1 Openbaarheid van bestuur
Actieve openbaarheid van bestuur
Overheidsdiensten moeten duidelijk en voldoende informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening. Ook een lokaal bestuur is verplicht om de bevolking correct, tijdig en op verstaanbare manier te informeren over haar beleid en diensten. Dat is het principe van actieve openbaarheid: de overheid neemt zelf het initiatief om je op de hoogte te brengen.
De gemeentelijke website www.pajottegem.be is de plaats bij uitstek waar deze informatie teruggevonden wordt. Uiteraard wordt deze informatie aangevuld met tal van communicatiekanalen die er voor moeten zorgen dat de burgers gespreid in de tijd en de ruimte op de meest aangewezen manier informeren.
We denken daarbij aan communicatiekanalen als:
Lokale besturen zijn decretaal verplicht om binnen vastgestelde termijnen een aantal besluiten, lijsten met besluiten, stukken en reglementen en verordeningen te publiceren op hun website.
De correcte publicatie van de reglementen en verordeningen van het lokaal bestuur moet blijken uit het ‘register der bekendmakingen’ van deze reglementen en verordeningen.
Het lokaal bestuur Pajottegem maakt gebruik van de gespecialiseerde en gevalideerde notuleringsoftware om de besluitvorming administratief te ondersteunen en te publiceren. Deze software is aangepast aan de laatste standaarden en technische specificaties (maturiteitsniveau 2 behaald in het validatieprogramma van het Agentschap Binnenlands Bestuur). In de raadpleegomgeving van de gemeentelijke website worden, in overeenstemming met de geldende publicatieverplichtingen, de nodige documenten (agenda, besluitenlijsten, notulen en uittreksels van besluiten) gepubliceerd. Dit systeem bevat de unieke identificatie en datum van publicatie van het bekendgemaakte document en is zo opgezet dat onmerkbare wijziging van de gepubliceerde en gelogde gegevens redelijkerwijs kan worden uitgesloten.
De raadpleegomgeving is terug te vinden op: https://pajottegem-raadpleegomgeving.csecho.be
Passieve openbaarheid van bestuur
Als burger heb je ook het recht om een bestuursinstantie te vragen naar de openbaarmaking van bestuursdocumenten, hetzij door inzage te verlenen, door uitleg te verschaffen of door een afschrift te geven. Dat is het principe van passieve openbaarheid: je vraagt toegang tot documenten aan de overheid.
Op de regel om bestuursdocumenten openbaar te maken, bestaan slechts enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld om het recht op privacy van burgers en het recht op bescherming van intellectuele eigendommen van bedrijven veilig te stellen.
Voor documenten in het bezit van het lokaal bestuur, volstaat het om een eenvoudige brief of mail te versturen:
Gemeente Pajottegem
Marktplein 17, 1570 Pajottegem
secretariaat@pajottegem.be
OCMW Pajottegem
Marktplein 17, 1570 Pajottegem
secretariaat@pajottegem.be
§2. Meldingen en suggesties
Een melding is een bepaalde tekortkoming in het functioneren van het lokaal bestuur. Bijvoorbeeld: een eerste melding van een defect aan het wegdek, foutieve informatie op de website, een bouwovertreding, overlast vanwege dieren, …
Een suggestie is een voorstel tot verbetering van de werking.
Iedereen kan meldingen en suggesties schriftelijk, mondeling of digitaal melden aan het bestuur:
Door deze kanalen te gebruiken, worden de meldingen doorgegeven aan de bevoegde diensten van het lokaal bestuur. Als de melding of suggestie betrekking heeft op zaken waarvoor het lokaal bestuur niet bevoegd is, wordt de melding of suggestie doorgegeven aan de juiste persoon, instantie of organisatie.
ARTIKEL 4. DECRETALE PARTICIPATIE-INITIATIEVEN
§1 Klachtenbehandeling
Elke klacht is een kans om de lokale dienstverlening te verbeteren.
Een klacht is een uiting van ontevredenheid van een gebruiker over een handeling of prestatie van het bestuur, zoals onjuiste of onvriendelijke dienstverlening, vertragingen of afwijkingen van de gebruikelijke werkwijze. Klachten kunnen ook betrekking hebben op medewerkers van het lokaal bestuur of politieke mandatarissen.
Elke gebruiker van de dienstverlening, zoals inwoners, bezoekers, bedrijven of medewerkers van het lokaal bestuur, kan een klacht indienen.
Klachten kunnen ingediend worden via:
§2 Verzoekschriften
Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet het verzoek duidelijk zijn.
Iedere burger heeft overeenkomstig artikel 28 van de Grondwet het recht een verzoekschrift, door één of meer personen ondertekend, schriftelijk of via e-mail bij de organen van de gemeente in te dienen.
De organen van de gemeente zijn (de voorzitter van) de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
De organen van het OCMW zijn (de voorzitter van) de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau, (de voorzitter van) het bijzonder comité voor de sociale dienst, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als het gaat om:
De voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Het verzoekschrift wordt ingediend met een formulier dat de gemeente ter beschikking stelt.
Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 20 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, wordt steeds gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door één persoon naar keuze. Zij lichten het verzoek ook mondeling toe tijdens de zitting van het orgaan gedurende maximaal 10 minuten.
Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
§3 Voorstellen en vragen op de agenda van de gemeenteraad plaatsen
De inwoners van de gemeente die ouder zijn dan 16 jaar hebben het recht te verzoeken om in een gemotiveerde nota omschreven voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de raad in te schrijven.
Het voorstel of de vraag wordt ingediend met een formulier dat de gemeente ter beschikking stelt. Het verzoek wordt gesteund door ten minste 250 inwoners van de gemeente ouder dan 16 jaar. De ondersteuningsverklaringen kunnen aan de hand van een papieren handtekeningenlijst of een elektronische applicatie worden toegevoegd. Het formulier bevat minimaal de naam, voornaam, geboortedatum en woonplaats van iedereen die het verzoek heeft ondertekend.
Het voorstel of de vraag moet minstens 20 dagen voor de dag van de raad bij het college van burgemeester en schepenen of vast bureau worden ingediend via e-mail aan de algemeen directeur om op de eerstvolgende raad te kunnen worden behandeld, zoniet wordt het verzoek op de daaropvolgende raad behandeld.
Elk voorstel of elke vraag aan de raad dient inhoudelijk te handelen over de bevoegdheid van de raad. Verzoeken waarvan de inhoud blijkt te handelen over de bevoegdheid van een ander gemeentelijk orgaan worden aan dat orgaan bezorgd voor verdere behandeling.
Voorstellen en vragen van burgers zijn niet ontvankelijk wanneer ze uitsluitend betrekking hebben op:
De voorzitter maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener verzoeken om een nieuw geformuleerd voorstel of vraag in te dienen dat wel aan de ontvankelijkheidseisen voldoet.
De indiener, of één van hen indien het meerdere initiatiefnemers betreft, licht dit agendapunt ook mondeling toe tijdens de openbare zitting van de raad gedurende maximaal 10 minuten. Deze persoon heeft het recht zich te laten bijstaan door één persoon naar keuze. De nota omvat alle nuttige stukken om de raad grondig in te lichten.
Er is na de mondelinge toelichting gelegenheid voor één raadslid per fractie om vragen te stellen aan de initiatiefnemer. De initiatiefnemer krijgt na het debat nog 2 minuten spreektijd voor een korte repliek. De voorzitter waakt over de goede orde en verloop van dit spreekrecht.
De raad neemt, niet later dan 3 maanden na de vergadering waarin het voorstel geagendeerd is, een gemotiveerd besluit omtrent het voorstel. De voorzitter informeert de initiatiefnemers hierover schriftelijk.
§4 Volksraadpleging op initiatief van de raad
De gemeenteraad kan beslissen om de inwoners te raadplegen over aangelegenheden van gemeentelijk belang. Hij organiseert een volksraadpleging als de inwoners van de gemeente daartoe een verzoek hebben ingediend dat voldoet aan de voorwaarden, vermeld in dit hoofdstuk.
Persoonlijke aangelegenheden en aangelegenheden betreffende de jaarrekeningen, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, de gemeentebelastingen en de retributies kunnen niet het voorwerp zijn van een volksraadpleging.
Artikelen 305 – 308 van het Decreet over het Lokaal Bestuur leggen de voorwaarden voor deze vorm van volksraadpleging vast.
§5 Volksraadpleging op initiatief van de burger
Het initiatief tot volksraadpleging dat uitgaat van de inwoners van de gemeente moet worden gesteund door ten minste 3.000 inwoners (in gemeenten met minstens 15.000 inwoners en minder dan 30.000 inwoners)
Elk verzoek om een volksraadpleging te houden, op initiatief van de inwoners van de gemeente, wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen. De Vlaamse Regering bepaalt de wijze van communicatie tussen de indieners van het verzoek en de gemeente.
Bij het verzoek worden een gemotiveerde nota gevoegd en de stukken die de gemeenteraad kunnen voorlichten.
Artikelen 309 – 325 van het Decreet over het Lokaal Bestuur leggen de voorwaarden voor deze vorm van volksraadpleging vast.
§6 Adviesraden
Om het bestuur te adviseren over het beleid, wordt er een beroep gedaan op diverse adviesplatformen. Een adviesplatform bestaat uit een vooraf afgebakende doelgroep en kent een eigen werking. Het lokaal bestuur vraagt hen regelmatig om een advies te formuleren.
Een overzicht van de platformen is terug te vinden op www.pajottegem.be. Alsook de samenstelling, de vergaderfrequentie en de verslagen van de platformen. Elk adviesplatform heeft een eigen huishoudelijk reglement, dat men steeds raadplegen op de gemeentelijke website.
In een adviesplatform wordt de inwoner vertegenwoordigd door leden van verenigingen en/of organisaties binnen een bepaald domein. In de meeste adviesplatformen zetelen ook onafhankelijke geïnteresseerde inwoners met stemrecht, die conform het reglement van het adviesplatform bij het begin van elke legislatuur door de gemeenteraad worden aangeduid nadat inwoners met interesse zich kandidaat stelden na een oproep via de gemeentelijke communicatiekanalen.
§7 Schoolraad
De schoolraad is een formeel participatieorgaan. De schoolraad bestaat uit vertegenwoordigers van de ouders, het personeel en de lokale gemeenschap. De vertegenwoordigers van de lokale gemeenschap worden aangeduid door de vertegenwoordigers van de ouders en het personeel.
In het gesubsidieerd onderwijs overlegt de schoolraad met het schoolbestuur. Het overleg gaat over geplande beslissingen die personeel, ouders of leerlingen aanbelangen. Bijvoorbeeld:
De schoolraad kan ook op eigen initiatief advies geven aan het schoolbestuur.
§8 Beheersorgaan culturele infrastructuur
Het beheersorgaan gemeenschapscentrum is een commissie die de lokale overheid bijstaat bij het beheer van de culturele instellingen. In het beheersorgaan zetelen, naast afgevaardigden van de politieke partijen uit de gemeenteraad, ook vertegenwoordigers van de gebruikers van het gemeenschapscentrum.
ARTIKEL 5: OVERIGE MOGELIJKE PARTICIPATIETRAJECTEN EN -METHODIEKEN
Participatie bestaat in verschillende vormen en maten. Bij elk project wordt er afgewogen welke methode het beste past. Voor het ene project is meer betrokkenheid wenselijk dan bij een ander. De participatietechniek die wordt ingezet, zal afhankelijk zijn van de invloed die de doelgroepen mogen uitoefenen op het proces.
De participatievormen worden onderscheiden op basis van de mate van betrokkenheid. De participatieladder van Pröpper en Steenbeek (1999) geeft een handig overzicht van de gelaagdheid van inspraak. Het biedt een houvast om het niveau van betrokkenheid te bepalen. Hoe hoger je op de participatieladder komt te staan, hoe meer de eindverantwoordelijkheid bij je doelpubliek ligt. Langs de andere kant staan methodes met een hogere mate van betrokkenheid ook minder aantal deelnemers toe.
§1. De zes niveaus van de participatieladder
§2 Introductie dorpsraden
In een veranderende samenleving merken we op dat burgers niet enkel advies willen geven, maar ook willen meedoen, organiseren en hun schouders zetten onder het lokale leven. Dorpsraden zijn geknipt om dicht bij de burgers te staan en inspraak lokaal te verankeren. Elk dorp krijgt de mogelijkheid om een dorpsraad op te richten. Deze worden benoemd tot "Dorpsmakers".
Dorpsraden hebben op dorpsniveau een groter beslissings- en initiatiefrecht dan de klassieke adviesplatformen. Via het oprichten van dorpsraden willen we meer directe betrokkenheid genereren van de burgers die zich inzetten voor hun dorp, zij maken hun dorp aantrekkelijk via het organiseren van activiteiten, verwezenlijken kleinere projecten, denken mee na en geven advies over grotere projecten (bv. herinrichting van het dorpscentrum, aanleg speelterrein, ...).
Net als de adviesplatformen krijgen de dorpsraden een nader door de gemeenteraad te bepalen werkingsbudget.
De oprichting van de dorpsraden vereist een afzonderlijke beslissing van de gemeenteraad.
§3 Focusgroepen
Naast adviesplatformen kunnen er ook focusgroepen worden opgestart rond beleidsdomeinen of specifieke doelgroepen waarvoor minder vaste vergaderstructuren nodig zijn. Dit zijn informele netwerken van geëngageerde burgers of experten die tijdelijk of thematisch samenkomen op vraag van het lokaal bestuur. Hiervoor gebeurt telkens een oproep.
§4 Meerdere methodieken per project
Elke trede op de ladder en elke participatiemethodiek heeft zijn verdiensten en beperkingen. De ene methode is geschikt om problemen en attitudes in kaart te brengen, de andere eerder om ideeën en suggesties te verzamelen. Sommige methodieken laten veel ruimte voor discussie en evolutie van meningen. Andere dan weer niet. Tot slot zal de techniek die je inzet ook afhankelijk zijn van de doelgroep die je voor je hebt.
Geen enkele methode maakt alle kwaliteiten tegelijk waar. Daarom is het aangewezen bij een participatieproces een combinatie van inspraakmethodieken in te zetten.
De keuze van je methodiek(en) is afhankelijk van:
Artikel 2 - De gemeenteraad keurt het onderstaand algemeen kader voor de werking van adviesplatformen goed:
Het lokaal bestuur Pajottegem kiest ervoor om in haar participatiestructuur verder te bouwen op klassieke adviesraden, maar deze te hervormen tot laagdrempelige en flexibele adviesplatformen. Deze adviesplatformen bieden burgers, verenigingen en belanghebbenden de mogelijkheid om actief mee te denken over beleidsdomeinen die hen aanbelangen.
ALGEMEEN KADER VOOR ADVIESPLATFORMEN
§1 Doel van de adviesplatformen
Adviesplatformen hebben als doel:
§2 Wettelijk kader
Voor drie adviesplatformen (GECORO, Jeugdraad, Lokaal Overleg Kinderopvang) gelden wettelijke of decretale bepalingen die in een afzonderlijk huishoudelijk reglement worden vastgelegd. De andere adviesplatformen vallen onder onderhavig algemeen kader en worden erkend door het lokaal bestuur van Pajottegem op basis van een gemeenteraadsbesluit.
§3 Algemene bepalingen
Er is geen aparte juridische structuur of vzw-statuut vereist of gewenst.
De ‘administratieve zetel’ van alle adviesplatformen is het Administratief Huis, Marktplein 17, 1570 Pajottegem. Dit houdt niet noodzakelijk in dat alle vergaderingen op dat adres moeten plaatsvinden.
Adviesplatformen vergaderen in principe openbaar. Bij stemming over bepaalde agendapunten kan er besloten vergaderd worden.
Elk adviesplatform is vrij regels voor de interne organisatie vast te leggen in een huishoudelijk reglement. Dat huishoudelijk reglement kan geen bepalingen bevatten die de regels uit dit algemeen kader tegenspreken. Het huishoudelijk reglement wordt bezorgd aan het lokaal bestuur, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad en zal gepubliceerd worden op de gemeentelijke website.
§4 Samenstelling
Adviesplatformen bestaan uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Voor elk platform streven we naar een samenstelling van minimaal 10 en maximaal 20 stemgerechtigde leden.
Er wordt gestreefd naar een verdeling waarbij ten hoogste 2/3de van de leden van hetzelfde geslacht is. Daarnaast wordt gestreefd naar een evenwichtige geografische verdeling over de 12 verschillende dorpen.
Bij de samenstelling van het platform wordt gestreefd naar pluralisme, representativiteit en diversiteit. De leden moeten open staan voor alle ideeën en betrekken alle ideologische of filosofische strekkingen. Elke vereniging, organisatie en inwoner verbindt zich er bij het toetreden tot het platform toe aan zoveel mogelijk vergaderingen deel te nemen.
Indien het aantal kandidaturen het maximum van 20 stemgerechtigde leden overschrijdt, zal er een selectie gemaakt worden op basis van de volgende criteria:
Leden van de lokale bestuursorganen en personeelsleden van het lokaal bestuur kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raad en nemen dus deel als waarnemer. Stemgerechtigde leden mogen geen politiek mandaat bekleden.
§5 Werkgroepen
Elk adviesplatform kan deskundigen raadplegen in het kader van de adviesverlening. Elk platform heeft de mogelijkheid om werkgroepen op te richten, die ook open staan voor personen die niet actief tot het adviesplatform behoren. Deze kunnen tijdelijk of permanent opgericht worden.
§6 Organisatie van activiteiten
Activiteiten kunnen georganiseerd worden als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
Goedgekeurde activiteiten worden gefinancierd via de gemeentelijke boekhouding.
Elke activiteit die met inbreng van een adviesplatform georganiseerd wordt, wordt aangekondigd als: "Een organisatie van [naam adviesplatform] in samenwerking met het lokaal bestuur Pajottegem".
Het lokaal bestuur sluit een verzekering af voor de leden van het adviesplatform (burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen).
§7. Adviesverlening
Platformen kunnen op eigen initiatief of op vraag van het bestuur adviezen formuleren.
Agendapunten kunnen aangebracht worden door het lokaal bestuur, de ambtelijk verantwoordelijke, leden van het platform of inwoners.
Wanneer het lokaal bestuur advies vraagt aan het adviesplatform krijgt het platform 30 dagen de tijd om een advies te formuleren. Bij voorkeur worden dossiers waarvoor een formeel advies zal worden gevraagd reeds ruim vooraf aangekondigd en toegelicht. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het lokaal bestuur deze termijn gemotiveerd inkorten tot minimaal 2 weken. In onderlinge afspraak tussen het adviesplatform en het lokaal bestuur kan de termijn ook verlengd worden.
Elk advies bevat een analyse, verantwoording en weergave van standpunten.
Adviezen worden schriftelijk (per post of via mail) bezorgd aan de ambtelijk verantwoordelijke.
Het orgaan waaraan het advies verleend wordt, formuleert een grondig gemotiveerd antwoord op elk advies binnen een termijn van 30 dagen waarin aangegeven wordt hoe en in welke mate met het advies rekening wordt gehouden. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt wordt een stand van zaken bezorgd.
Zowel bij adviezen op vraag van het lokaal bestuur, als bij adviezen op eigen initiatief, kunnen de adviesplatformen beschikken over alle informatie vereist voor de opmaak van het advies. Hiervoor wenden zij zich tot de ambtelijk verantwoordelijke, die het adviesplatform op de hoogte brengt van de randvoorwaarden.
Het adviesplatform en het lokaal bestuur streven naar een optimale informatiedeling en kennisuitwisseling waarin standpunten groeien, adviezen ontstaan en projecten vorm kunnen krijgen.
Bij domeinoverschrijdende thema’s kunnen afgevaardigden uit verschillende adviesplatformen en overlegstructuren worden samengeroepen om hierover advies te geven.
Adviesplatformen worden op de hoogte gebracht van de participatie-initiatieven die het lokaal bestuur neemt en minstens degene die betrekking hebben op de bevoegdheid van het platform.
§8 Interne organisatie
Platformen maken een huishoudelijk reglement op dat niet in tegenspraak is met dit algemene kader.
Er wordt een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aangeduid.
De voorzitter leidt de vergaderingen. De secretaris verzorgt de agenda en verslaggeving. De penningmeester behartigt de financiële afspraken met het lokaal bestuur.
Het lokaal bestuur moet te allen tijde over een actuele ledenlijst beschikken.
Verslagen worden binnen de maand na de vergadering aan het bestuur bezorgd om ze te delen via de gemeentelijke website.
§9 Ondersteuning door het lokaal bestuur
Een ambtelijk verantwoordelijke wordt toegewezen ter ondersteuning van elk platform.
Deze biedt hulp bij informatie-uitwisseling, communicatie, werkvormen en opvolging van adviezen.
Adviesplatformen kunnen kosteloos gebruik maken van gemeentelijke vergaderzalen die ze dienen te reserveren.
Communicatie en zichtbaarheid
§10 Financiën
Elk adviesplatform ontvangt jaarlijks een werkingsbudget van maximaal 750 euro. Dit budget wordt beheerd op rekening van het lokaal bestuur.
Dit budget dient voor de organisatie van de interne initiatieven, communicatie en engagementen binnen het adviesplatform.
De penningmeester beheert de financiële middelen van het adviesplatform en houdt een gedetailleerd overzicht bij van alle inkomsten ed. De penningmeester bereidt voor het begin van elk kalenderjaar een budget voor en maakt op het einde van elk kalenderjaar een rekening op en bezorgt die ter informatie aan het lokaal bestuur.
Bij de ontbinding van het adviesplatform vloeien alle goederen en middelen van het adviesplatform terug naar het lokaal bestuur.
§11 Slotbepaling
Dit algemeen kader geldt als basis voor de opmaak van een huishoudelijk reglement voor elk individueel adviesplatform. Aanpassingen aan dit kader kunnen enkel na goedkeuring door de gemeenteraad.
De gemeenteraad keurt het participatiereglement en algemeen kader voor adviesplatformen goed.